文书档案归档流程

• 2、装订的部位与对齐方式及注意事项：归档文件 的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用 左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左 上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金 属物，多使用缝纫机、线绳、方式扎边、三孔一 线法进行装订。
第八步：归档文件的装盒
• 装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，同时包括 填写盒封面、盒脊背、备考表等内容，各项目填写要规范、 准确。 • 1、装盒的具体要求包括: • （1）、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 • （2）、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 • （3）、分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归 档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的 文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其他档案盒, 而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。 • （4）、档案卷盒要使用无酸纸卷盒
• 把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模 大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来 考虑。
• 注：每个单位都要根据国家档案局8号令的规定编制自已单位的《文书 档案归档范围和保管期限表》并报经市档案局审批。
第三步：归档文件的分类
• 1、选择分类方法，编制分类方案：《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的 分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期 限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法）；保管期限——年度——机构（内部 科室）分类法；年度——机构——保管期限分类 法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法）。
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①文件正本与定稿为一件 ②正文与附件为一件 ③转发文与被转发文为一件 ④原件与复制件为一件 ⑤来文与复文可为一件（或2件） ⑥文件处理单与文件为一件 ⑦报表、名册、图册等每册（本）为一件 （3）归档文件整理的原则：《归档文件整理规则 》确定了归档文件的整理原则，即遵循文件的形 成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价 值，便于保管和利用。 • 4、保管期限期的划分
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2、归档判断应注意的几个问题： （1）、以文件材料为主，不是“有收必归”。 （2）、以文件材料价值为主，不是“有文必档”。 （3）、归与不归，不能只看有无红字版头和文号。 （4）、以本机关为主，不是“外机关都不要”。 （5）、要注意宏观文件，也要注意微观文件材料 注：本单位的发文—归档 外单位的收文—与本单位有关的归档 3、明确归档文件的概念和归档文件整理的原则。 （1）归档文件：“归档文件”指立档单位在其职能活动 中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文 件材料。 • （2） 件：“件”即归档文件的整理的计算单位。一般以 每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件” 的界定：
第二步：判断文件材料是否归档
• 1、立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管 期限规定》（国家档案局令第8号），制定本单位《文件材 料归档范围和保管期限表》，依照此范围，剔除不应归档 的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须 进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件： • ①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。 • ②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的 普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 • ③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文 件的稿本等。
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第七步：归档文件的装订
• 装订这步程序可以平时进行，也可集中装订，归 档文件应按“件”装订，根据前述界定好的 “件”，以及编制的件号进行“一件号”一装订。 • 1、装订时要注意件内顺序排列要求：正本在前， 定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件 在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字 在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在 前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在 前，正文在后。
• （3）、保管期限——年度——机构（内部科室） 分类法（三级分类法） • 即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下 按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类 方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立 档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区 大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、 排列方法为:
文书档案的实务操作
第一步：文件材料的收集
• 1、收集的要求： • （1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管 的质量要求。 • （2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位 的主要职能。 • （3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。 • （4）及时移交应归档的文件材料。
• 2．收集的范围和重点： • 收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关 自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机 关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。 • （1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完 整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依 据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 • （2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件” 材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度 工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业 会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会 议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或 发表论文、考察报告。②综合材料：
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行政管理类（1） 同 上 教学业务类（2） 同 上 外事工作类（3） 同 上 3、对归档文件进行实体分类 根据上述掌握的分类方法及确定的分类方案对归 档文件进行实体分类操作。选择两级分类法方案 的，先分好年度，再将每年的归档文件按已编制 好的《文书档案保管期限表》进行保管期限分类， 准确划分保管期限，分为永久、30年、10年即可。 若是选择三级分类法方案的，先分年度、分机构 （问题），在同一机构（问题）内再分保管期限。
• 永久： 2001年 办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号： 1～ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）- • 2002年 办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）2003 年 办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、 业务处 （件号：1～ｎ）- -------• 2004年同上--------• 30年：2001年办公室（同上）、法规处、业务处 • 2002年办公室、法规处、业务处„„„ • 2003年„„ • 10年 :2001年办公室、法规处、业务处„„ • 2002年办公室、法规处、业务处„„„ • 2003年„„
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会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会 议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党 员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登 记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各 种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织 关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同 等。医疗工作类，医疗技术的法令标准及各项 规章制度。医疗计划、总结。各类报表和统计 分析资料。医疗技术常规、操作规程、质量标 准等文件。突发事件、传染病暴发流行抢救工 作记事、照片、录象、总结等文件材料。教育 系统主要包括教学管理、教学实践和教学研究 等活动的文件以及学生档案等等。
• （4）、问题——年度——保管期限 分类法（三级分类 法） • 大的事业单位（高等学校）或者企业采用此分类法。要先 按党群工作、行政管理、教学业务、外事工作各类分开， 在每个类别里，把每一年度的按永久、3O 年、10 年 分 类。 （中学的分类方案也参照《安徽高等学校档案管理 办法实施办法》执行） • 党群工作类 2007年 永 久， 30 年， 10 年 （件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ n • • 2008年 永 久， 30 年， 10 年 （件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ • • 2009年 永 久， 30 年， 10 年 （件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
归档章
全宗号 机构（问 题）
年度 保管期限
件号（室编） 件号（馆编）
J020
2012
1
30年
J020 办公室
2012 30年
1
J020 党群工 作
2012 10年
15×3 mm
1
第六步：编制归档文件目录
• 按照分类、排列、编号的结果，逐类逐“件”编制目录， 各项目内容的填写（录入）要按《文书档案文件级目录著 录细则》规范、准确录入并进行归档文件的全文扫描。
• 2、介绍几种常用的分类方案 • （1）、年度——保管期限分类法（两级分类法） • 即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管 期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设 置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太 多的机关,以及小型的事业单位。如：阜阳市*** 律师事务所每年形成的文书档案就按此方案整理 （件号的编制方法就为：每年分有永久、30年、 10年三个保管期限，每一个保管期限1个流水号）
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第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）
• 1、编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识 为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明， 目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管 和实体查找利用提供条件。 • 2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和 排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页-上端--居中--空白处，可附纸，要用红色印泥， 填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、 铅笔等不规范用笔。
• （2）、保管期限——年度分类法（两级分类法） • 即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下 面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机 构设置简单的市、县（区）直、 • 乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。 此时分类方案为: • 永久: 2001年、 2002年、 2003年„„ • (件号1-n) (件号1-n) (件号1-n) • 30年: 2001年、2002年、2003年„„ • 10年: 2001年、2002年、2003年„„„„
• （1）、根据国家档案局8号令规定，归档文件的保管期限划分为永久、 定期两种，其中定期一般分为30年、10年。 • （2）、永久保管的文书档案主要包括：①本机关制定的法规政策性文 件材料； ②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； ③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； ④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； ⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料； • ⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性 文件材料； ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料。 • 确定原则是以“我”为主，以“人”为本
第四步：归档文件的排列
• 1、归档文件的排列是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时 间、重要程度、形成者等将归档文件排定先后次序的过程。 • 2、排列的原则： • 事由原则（文件材料的内容相同或相近的排列在一起）， 对归档文 件的排列,《规则》强调了"事由原则",即同一事由的相关文件应当排 列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体 的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定" 事由",使密切相关、参照性强的文件材料排列在一起 例如：按“年度—保管期限”分类，其最低一级类目为保管期限。 即在同一个年度，同一个保管期限，按同一事由、重要程度、形成者 等将归档文件进行排列编号。 • 注：将同一事由的文件排列一起（机构、会议材料、人事、统计等） • 不同事由文件按重要程度排列 “零”头文件的排列——排列在有关类别的最后
2008年:永久：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 30年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 10年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n）
2009年:永久：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 30年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 10年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） 2010年:永久：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 30年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n） • • 10年：(1、2、3、4、5、---件号从1编到n）