浅谈办公自动化在企业中的应用

浅谈办公自动化在企业中的应用

发表时间：2017-10-26T11:12:53.460Z 来源：《基层建设》2017年第17期作者：张艺祯

[导读] 摘要：随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，尤其是各大集团和大企业，他们不惜投入资金和人才，应用高效的自动化办公系统，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，使企业在市场竞争中居于有利地位。

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摘要：随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，尤其是各大集团和大企业，他们不惜投入资金和人才，应用高效的自动化办公系统，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，使企业在市场竞争中居于有利地位。

关键词：办公自动化；应用；企业管理；信息化

前言

随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的自动化办公系统不仅可以通过网络，组织机构内部的员工，跨越时间、地点协同工作，使信息的传递更加快捷和方便，实现了运营的高效；还整合了越来越多的应用，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策协同知识的平台。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而办公自动化所收集、处理、分析的对象正是“信息”。所以，现代企业迫切需要通过推行办公自动化来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。

1.办公自动化的概念

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将企业管理及基础办公需求作为核心，基于B/S模式的信息服务系统，它集先进的计算机技术与办公自动化理论于一身。1985年全国召开了第一次全国办公自动化规划会议，会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。

企业中的办公自动化，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

2.办公自动化在企业中的应用

随着办公自动化系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统，收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台，企业已经不可离开它了。

到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化，它以工作流为中心。国外的自动化办公系统，以及ERP系统、BPM系统等都可以进行工作流管理，但是在管理的适应性、灵活性、便利性、经济性上根本无法和国内的自动化办公系统相比，这就使得自动化办公系统成为用户进行工作流管理的最佳工具。当前，办公自动化系统的工作流管理能力相比早期已经完全不可同日而语。为了适应中国用户严格的层级管理和复杂的审批制度，适应中国用户快速提升和变化的管理需求，优秀的办公自动化系统在工作流管理技术上突飞猛进，以灵活而规范的流程自动跳转、便捷的系统内部和外部数据整合、即时数据报表统计分析、充分整合业务流程管理等高级应用，成为企业办公不可或缺的重要系统。在整个办公自动化系统行业，每一个厂商都将工作流管理作为系统研发的重中之重，绝大多数用户也都将工作流管理作为重点应用。

不同行业的用户对于自动化办公系统的应用呈现出普遍现象，主要包括以下方面。

2.1信息管理

企业自上而下的信息发布，自下而上的信息反馈，以及员工之间的信息沟通、文件传递等应用，这属于自动化办公系统比较简单和基础的应用。

此外办公自动化系统不仅能把企业的业务数据集成到工作流中，使业务间通过流程进行紧密集成，实现知识的共享、应用和创新，为高层管理提供决策支持和信息情报。还通过实时通信、在线感知建立协同工作平台，提供一个全方位的沟通、协作平台，提高工作效率和质量，使企业员工可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。甚至可以从企业文化建设着手，通过信息发布平台，为企业的新闻发布、交流提供一个有效的场所，为员工营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态，激发工作热情，形成一个共同的工作价值观，进而产生合力，实现共同目标。

2.2文件管理

包括文件的收发、流转、分类、共享、学习、归档等内容。通过自动化办公系统改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、报表传递等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。个别企业甚至上升到知识管理的高度。

2.3会议管理

企业在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。随着现代科技的发展，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用视频、电话、网络会议等新的会议方式。也就是在企业范围内建立电子邮件和网络通信系统，包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通，通过这个企业通信平台，实现会议自动化管理。其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制，更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。

2.4报表管理

对自动化办公系统中的各种办公数据和业务数据进行统计汇总，实时生成统计报表，提供给管理者作为决策支持，这属于自动化办公系统中比较高级的应用。