办公用品采购管理规定及办法

XXXX有限公司

办公用品采购与管理办法

（试行）第一章总则第一条目的为完善XXXX 有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法。

第二条适用对象

本制度适用于集团公司，集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。

第三条采购原则

办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。

第二章采购范围、方式、途径及管理职责

第四条集中采购范围

集团公司采购办公用品可分为：

（一）文具事务用品

1、文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、

名片盒（册）、文件篮等。

2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系

列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等

3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡

皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭证

（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。

4、电脑周边用品：光盘、U 盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插

线板、电池、路由器等。

（二）办公耗材硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。

（三）日杂百货日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

（四）办公设备票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。

（五）办公家具文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、铁皮柜等。

第五条采购方式

（一）集中采购：将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品（文具事务类、

办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。

二）分散采购：不在集中采购范围内，请购部门需填写《办公用

品请购审批单》并经审批后方可采购，招标采购除外。

（三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000 元的申请，行政部可视情况启动采购备用金先行购买。

第六条采购途径

（一）集中采购途径：以京东网的官方自营店及可开取正规发票的淘宝店家为主，正

规实体店为辅。

（二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于5000 元时采用网购的途径，单笔金额大5000 元时的采购以集团审批意见操作。

（三）应急采购途径：参照集中采购途径。

第七条职责权限

（一）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；

2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、集团领导逐层审批；

3、负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。

4、负责所需办公用品的领用。

二）行政部职责

1、负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；

2、负责编制办公用品询价对比表；

3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记

表；

4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；

5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认；

6、负责采购程序的审批；

7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同；

8、负责供应商评估和变更；

9、对办公用品盘盈盈亏做处理，并有权追究责任人的相关责任。（一）财务部负责

1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3、负责办理退货款项的收回；

4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理；

5、参与盘点工作的监督；

6、负责采购程序的审批。

第三章采购流程

第八条集中采购流程

（一）集中采购周期

行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5 号前集中采购一次。

（二）采购申请汇总及审核

1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求（申购汇总表详见附件1）和库存情况分类（盘存表详见附件 2 ）于每月25 日前上报集团

财务部审批。

（三）进行采购

办公用品采购最少有3 家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同。第九条分散及应急采购流程（一）采购申请

1、分散采购申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的（如不常备的五金、电

动工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等）申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》（见附件3）经审批后进行单

独购买。

2、应急采购申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门向行政部领取并填写《采购审批申请单》经审批后优先购买。金额少于2000 元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购买。

（二）审批单的填写行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写《采购审批申请单》，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。

三）采购审核

请购部门携填写完整的《采购审批申请单》进行报审流程。由行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采《采购审批申请单》交予采购人员复印存档。

（四）进行采购

行政部采购员按照审批通过后的《采购审批申请单》报财务部门请款，同时按《采购审批申请单》要求进行采购。

第十条进度跟催

（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物资能适时供应。

（二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申请部门。

第四章验收与结算领用