会务管理办法

一、目的

为了规范公司会务费用管理，统筹安排会议工作，提高会议质量和效率，统一会务费用开支标准，厉行勤俭节约，结合公司管理实际，特制定本办法。

二、范围

本办法适用于公司统一组织或参加指定会议所产生的费用，需提前提出经费预算报告审批表（含研发立项会务费）

三、定义

办法所指会务费，是指公司各部门因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、招待费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

三、职责

（一）建立健全公司会务费管理制度和标准；

（二）组织研究、完善、监督、执行会务费的审批和报销程序；

（三）严格执行本办法有关规定，结合实际细化会务费管控措施；

（四）编制、上报、执行会务费年度计划；

（五）定期汇总、分析会务费使用情况；

（六）对公司会务费管控提出合理化建议。

四、会议的分类

会议分为内部会议和外部会议

（一）内部会议是指公司召开的各种经营分析、招待、总结、培训讨论等会议。

（二）外部会议是指非我公司组织的各种会议，包括：监管部门、政府部门以及直属专业机构举办并要求我公司人员参加的会议，同业或其他机构举办并邀请我公司管理人员参加的专业交流会议。

五、会议准备

（一）会议由会务组通知，会议通知一般应提前一天以上，通知对象为与会人员、会务服务提供部门；会议通知形式一般为OA邮件通知或行政办公流程通知。

（二）会务组应提前做好会议资料（包括会议议程、提案、发言重点、总结提纲）的准备工作；与会人员应按会议要求提前做好会议材料和发言准备。

（三）会务组需做好每次会议的登记签到工作（附件一）。

（四）会务组应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、招待物品等。

（五）车辆方面：会务组可根据会议申请人提供的信息安排好车辆，以便接送参会人员；做好车辆清洁工作，车上配备矿泉水、雨伞、纸巾等。可提前熟悉相关往返路线。

六、费用管理与监督

（一）依据公司下达的会务费用指标，公司对会务费用实行总额控制。

（二）精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，可合并召开；充分利用现代化手段召开电话会议和视频网络会议减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。

（三）在公司内部会议场所召开的各类会议，由申请部门会务组在OA行政办公中申请会议室。

（四）因公外出参加会议，会议期间如主办方不统一安排食宿，参照《出差管理办法》报销。

（五）严格控制各类庆典活动，特殊原因需要举办的需事先申请审批程序，提交预算费用，报公司总经理审批。

（六）公司会务管理费用严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。

（七）会议所需纪念品、礼品应纳入招待费报账，凭正规发票走OA申请报销。

（八）部门涉及需用经费的会议，由承办部门会前提报经费预算，填写《会议经费预算报告审批表》（附件二），按照程序审批后实施。

（九）经批准召开的会议，经办部门凭批准的会议预算，到财务部预支会议经费，会议结束后，经办部门按实际情况填写《会议经费结算明细表》（附件三），后续交给财务信息部核实后结账。

（十）公司会务组负责收集会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等资料，并存档。

七、报销规定

会务相关费用会议结束及时报销，会务费报销时应当提供会议通知及实际参会人员签到表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

八、附则

本办法由人事行政部负责解释并修订。

附《会议签到表》

《会议经费预算报告审批表》

《会议经费结算明细表》

附件一：

会议签到表

附件二：

会议经费预算报告审批表

附件三：

会议经费结算明细表