浙江省人才市场流动人员人事档案管理服务标准化手册

浙江省人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册（讨论稿）

一、范围

本手册规定了流动人员人事档案的接收、信息录入、材料归档、查阅、整理、数字化加工、库房管理、出具各类人事证明、转出等业务的内容、流程及要求。

本手册适用于浙江省省、市、县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。

二、政策依据

中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991] 13号）中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996] 118号）

中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）中组部《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）

中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知（浙人社发[2013]3号）中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发[2013]204号）

三、工作内容及要求

1、档案接收工作应由省、市、县人才服务机构（以下简称各服务窗口）进行，由专人负责接收工作。

2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公示《告知单》（见附录A），提供业务咨询服务，根据需要提供《服务指南》（见附录B）等。

3、接收人员应按照档案接收工作流程（见附录C.1）及档案接收制度（见附录D.1），进行人事档案的接收审核及登记。

（二）档案信息录入

1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专人负责信息录入工作。

2、信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。

3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。录入完成后应进行核对，确保档案信息的完整准确。

（三）材料归档

1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专人负责材料归档工作。

2、材料接收人员应按照档案材料归档工作流程（见附录C. 2）及材料收集归档制度（见附录D.2）、鉴别归档制度（见附录D.3），对归档材料进行审核登记。

3、接收人员应认真鉴别、严格审核，对不属于归档范围或不符合归档要求的材料不予接收。

4、库房管理人员归档时应认真核对姓名、出生年月、档案号等信息，确保材料准确归档。

1、档案整理工作由各服务窗口或后台整理部门进行，由专人负责档案整理工作。

2、整理人员应按照档案整理工作流程（见附录C.3），进行分类、鉴别、排序、编目、技术加工、装订等工作。

3、整理应按照档案整理制度（见附录D.4）进行，做到认真鉴别、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

（五）数字化加工

1、数字化加工工作由数字化加工部门进行，由专人负责数字化加工工作。

2、数字化加工人员应按照数字化加工工作流程（见附录C. 4），进行材料扫描、图像处理、图像检测、数据挂接、验收审核等工作。

3、数字化加工应根据数字化加工制度（见附录D．5）进行，做到档案图像数据与纸质档案完全对应，确保档案实物和档案信息的安全保密。

（六）库房管理

1、库房管理工作由各服务窗口或后台库房管理部门进行，由专人负责档案库房管理工作。

2、库房管理人员应接照档案库房管理工作流程（见附录C. 5）及档案保管保密制度（见附录D.6），进行库房管理工作。

3、应保持档案库房的清洁，配备必要的设施（见附录F），采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求。

4、应根据档案检查核对制度（见附录D.7）每年将档案实物与档案名册、档案数据库进行核对，发现问题及时解决。

（七）档案查阅服务

1、档案查阅服务由各服务窗口进行，由专人负责档案查阅服务工作。

2、查阅服务人员应按照档案查阅工作流程（见附录C.6）及档案查阅制度（见附录D.8），提供人事档案查阅服务。

3、应确保档案材料不被涂改、圈划、抽取、撤换，档案内容不被泄漏或擅自向外公布。

4、应确保档案内容不应被擅自复制、拍摄。查阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后复制或拍摄。

5、档案一般不外借。如必须外借的，应由借阅单位说明理由，经人才市场（人才服务中心）负责人批准后办理登记手续，并限期归还。

（八）出具各类人事证明

1、出具各类人事证明工作业务由各服务窗口进行，由专人负责出具证明工作。

2、出具证明人员应按照出具各类人事证明工作流程（见附录C.7），根据档案实际记载内容出具证明。档案中无记载的，补齐相关材料后出具。确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。

3、出具的证明通过邮寄或本人转交的，应严密包封并加盖密封章。

（九）档案转出

1、档案转出工作由各服务窗口进行，由专人负责转出工作。

2、转出人员应按照人事档案转出工作流程（见附录C.8）及档案转递制度（见附录D.9），进行人事档案转出审核，确保转出档案准确无误。

3、转出审核档案时应仔细核对姓名、出生年月、身份证号等相关信息，避免因同名同姓转错档案。

4、户口或党组织关系挂靠人才服务机构的，须先行转出。

四、工作流程

流动人员人事档案管理服务工作流程见附录C。

五、工作表格

流动人员人事档案管理服务工作常用表格见附录G。

附录A（规范性附录）

流动人员人事档案管理服务告知单

一、服务依据

1、《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996] 118号）

2、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知（浙人社发[2013]3号）

3、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发[2013]204号）

二、流动人员人事档案范围