明清档案的流传变迁和管理

引言

《陋室铭》中有“无丝竹之乱耳，无案牍之劳形”之句。“案牍”就是今天我们所说的档案。档案一词源于清代，它是人类社会活动的原始记录，是一个国家和民族缅怀既往、探索未来的重要依据。明清档案是明清王朝从公元十五世纪初到二十世纪初五百多年间的统治活动中形成的文书，这些浩如烟海的档案详细记载着明、清王朝的政治、经济、军事、文化、科技、外交、民族、宗教、宫廷、社会等方面的历史状况。明清档案虽然是中国现存历史档案中保存数量最大的，但在经过多次政权更替，战争劫掠，主管单位交接转售之后，流散遗失十分严重。所以妥善的保存及管理明清档案，不仅有利于我们对明清历史的研究，也是我们今天进行经济、文化建设和社会发展的借鉴和参考的重要历史资料之一。

本文旨在通过查阅相关资料及参考文献了解明清档案的历史流传变迁和当代明清档案的管理情况，对明清档案管理工作发展趋势进行进一步分析研究，从而更好的在全球日益一体化的今天，发展中国特色的档案事业。

正文

一、明清档案的流传变迁

明清时期由于具有完备的文书制度，形成了大量的档案。当时为了保存这些档案，设有内阁大库、皇史宬及各部院的档房等，专贮中央衙门的档案。各地则设有架阁库专藏地方机关的档案。但这些丰富的档案资源并没有完全地被保存下来。长期以来，政权的更替，战争的焚劫以及霉烂虫蛀使其损失相当严重。

明朝档案大部分毁于明清战火之中，留存下来的一小部分，多是清初修《明史》时从各处收集来的。而清代存于内阁大库的档案在鸦片战争以后曾多次被外国侵略者焚劫，当时抢救移出的二百万件档案虽被分别存放于国子监南学和学部大堂后堂之中，但在民国建立初期，北洋政府对这部分档案却任意糟蹋和盗窃。之后这些档案又经历了“八千麻袋事件”，虽然后来被罗振玉以重金收回但终因人力和财力不支辗转买卖于私人之间，时达六、七年之久，损失了约七分之一。而存于宫内的档案保存情况也相当糟糕，经历了辛亥革命和溥仪被逐出宫等事件之后，1925年10月故宫博物院正式成立，下设古物馆、图书馆和总务处等机构。图书馆下设的文献部负责明清档案和历史物品的管理，同时它也是我国近代最早成立的一个档案馆。1931年“九一八”事变后，日本侵华战争脚步逐步加紧，故宫博物馆为谋求文物的安全，将文物（其中档案文物3773箱）南迁至上海法租界。1937年又将全部档案迁至南京，但日寇攻陷上海之后这批档案又被分3批移到巴县、重庆和峨眉大福寺。明清档案颠沛流离的命运到此并未结束，1949年1月北平和平解放之后，国民党政府撤离大陆时，将内阁、军机处、宫中、清史馆等机构档案，装入204箱中，携往台湾。

1949年新中国成立后，党和政府十分重视明清历史档案，视其为国家财富，决定实行集中统一管理的原则，陆续将失散在社会上的近四百万件（册）明清档案收集起来。1951年5月，故宫博物院将文献馆改为档案馆，将原来收藏的图像、冠服、乐器、仪仗、钱币等项历史文物移交给故宫博物馆保管部。从此，故宫博物院档案馆成为保管明清历史档案的专门机构。4年后，为加强对明清档案的管理故宫博物院将档案馆交由国家档案局直接领导，更名为第一历史档案馆，随后以明清档案部的名义并入中央档案馆成为中央档案馆的一个组成部分。随后在经历了30多年的一系列变更之后，1993年国家档案局和中央档案馆合并，中国第一历史馆仍为其管理下的一个文化事业单位。从1925年故宫文献部设立到现在的80多年里尽管馆名屡屡更改，但其实质都是管理明清档案的机构。

二、明清档案管理工作的原则

明清档案工作就是对明清档案的管理和利用工作，它的任务是用科学的原则和方法管理好明清档案。维护中华文化遗产的安全与完整，积极向社会提供档案资料，为我国的经济、文化建设服务。明清档案工作的基本内容包括档案的征集、整理、鉴定、保管、统计、修复、编目、提供利用、展览、编译十项业务。

管理明清档案必须遵循以下原则：

（一）集中统一管理明清档案，以便保护档案的安全和方便利用；

（二）要保持档案的历史联系，维护历史档案的原貌；

（三）要充分利用原管理基础，保持明清档案工作的延续性。

三、明清档案的管理工作

（一）收集：

明清档案的收集工作，就是把流散国内外的明清历史档案收集起来，集中到档案馆进行统一的管理。中国第一历史档案馆现有明朝档案一千万件，其中明朝档案三千多件，其余都是清朝的档案。该馆收集档案的范围以明清档案为主，兼收明清以前各个朝代的档案；以收集档案为主，兼收有关的古籍文献资料。

要做好明清档案的收集工作，首先要熟悉明清档案的变迁历史，调查明清档案散存在国内外的状况，然后有计划地向收藏明清档案的机关、团体、学校、图书馆、博物馆、书店以及个人进行征集收购。或收回原物；或复制副本；或拍摄成缩微胶片。对流散在国外的档案要通过外交途径，或民间往来的方式，采取适当的办法进行征集工作。

对要征集的档案，要经过鉴定、辨别真伪、评定价值、经有关领导批准后，方可接收。对捐赠和移交档案资料的单位和个人，可给以适当的奖励和酬谢。对收购的档案和资料要按质议价。中国第一历史档案馆拟设立征集档案基金，要专款专用，任何开支不得挪用。

档案征集到馆后，要登记档案的来源、种类、数量、价值、征集费用等，然后进行消毒处理，再按全宗统一保管，如需要整理，通知整理组纳入工作计划进行整理。（二）保管：

明清档案的保管工作，是防止与限制毁坏档案的各种因素，尽量延长文件的寿命，确保档案的安全。损坏档案的因素不外乎有两个方面：一是自然的因素，如虫蛀、潮湿、光照、尘土等；二是人为的因素，如盗窃、剪裁、涂改、磨损等。

为了改善档案的保管条件，1975年在紫禁城的西华门内新建了8000平方米的古建筑形式库房大楼。随后又将库房的窗户一律用石岩绵封闭，变成了防风、防尘、放

光、防虫的密闭库房。为了提高库房使用率，又安装了安全密闭、防光防尘、美观协调的密集排架，安装了新型空调设备，加添了防火的烟雾报警器。建立了对档案资料库的遥控和电脑中心控制系统。设有温湿度自动记录仪并安装了闭路电视，以便于监督管理。

现在，库房管理实行安全责任制，按库定人。保管员每天都要检查库房的温湿度，温度一般保持在20°C±2°C，相对温湿度保持在50°C±2°C,。经常清扫地面、框架，以保持库房的清洁。

为了便于管理，对所有库房进行了统一编号。档案按全宗排列，一个全宗的档案尽量排放在一起。每个库房的架框也都统一排列编号，加签标明。每个库房内都有绘制档案存放的排架表，进库提挡，一目了然。凡档案出库，必须办理提调手续，填写调档三联单。我国现阶段历史档案保管工作正一步步迈向全部使用“计算机网络梯调系统”时代。

（三）修复：

明清档案的修复工作，就是档案的修裱与复制工作。明清档案因年代久远，虫蛀、霉烂、破损比较严重，如不进行修裱则无法被研究利用。

明清档案的修裱工作包括托裱、修补以及装订。

复制档案则有三种方法：一是临摹复制；二是静电复印和照像；三是缩微复制。中国档案馆自1980年至1995年，已经修裱霉烂虫蛀档案512447张、舆图2915平方公尺。摄制缩微胶卷132535791拍，复印还原档案2384895张。这不但有效地保护了明清档案，而且方便了查阅利用档案。

（四）统计：

明清档案的统计工作，是用表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项档案业务工作。它是制定档案工作方针、任务的重要依据之一，也是对档案业务管理实行监督的有效手段。

我国的统计工作主要有：一是档案状况的各项统计（如档案数量、长度统计表、馆藏档案全宗一览表、档案整理状况统计表、档案残破情况统计表等）；二是档案工作情况的各项统计（如征集档案统计表、档案利用情况统计表）；三是档案工作人员各种档案统计表册；四是档案装备、各种机器、办公用具等统计表；五是档案事业费用统计表，等等。

（五）整理：

明清档案的整理工作，就是把散乱的档案系统化。根据管理明清档案的指导思想