会计档案管理办法

1.目的z

财务档案是公司财务管理的重要资料，必须严格按照管理制度的规定进行管理，以保证财务资料的安全、完整、齐全，同时便于检索资料，便于工作交接。为加强集团会计档案的管理，制订本管理制度。

2.适用范围：本办法适用于集团公司及各成员企业。

3.财务档案管理的主要内容z

3. 1 财务档案的建立。

3. 2 财务档案的保管。

3. 3 财务档案的查询和借阅。

4. 定义2

4. 1 财务档案：财务档案是指与财务管理和会计核算相关的财务资料。

5. 工作程序：

5.1建立财务档案，财务档案由财务档案专管人员保管，应包括如l下内容：

5. l. 1 公司资料，包括公司股本验资、变更的有关文件、开户许可证、审计年检资料、公司规定／文

件等；

5. l.2税务资料，包括税务登记证、IC卡、专剧发票印戳、发票购领梅、专用（普通）发祟、发票登

记梅、税务检查资料、专阐发祟抵扣联（装订成册）、纳税申报资料等；

5.l.3则务资料，包括记账凭证（装订成册〉、账梅、报表、交接记录等：

5.1.4文件资料，包插当也丁｜副、税务、财政、统计、外管局各部门各种文件；

5. l. 5 银行资料，包括支祟普记得、银行对账单、现金和银行存款明细账等；

5.l.6备份磁盘，采J+I计算机进行会计核算的信息。

5. 2 财务档案的保管

财

务

档

案

的

放

置

在

财

务

档

于查找。具体要求如下：

5. 2. 1 每月业务处理结束后，应将所有记账凭证编号，连同当月的税务资料，如：发票、纳税申报表等存入

档案室，并贴上标记。

5. 2. 2每月对涉及预付款对山的合同按合同编号、合同金额等信息进行责记管理，以使后期付款作业

循环快速查询审批。

5. 2. 3 每月对核算系统的数据进行光盘备份，每年年底汇总备份，由IT 部门定期执行。属于财务部

门的口常核算信息，年度中存放于公司文件服务器上，年度终了进行光盘备份。

5. 2. 4 4号半年将财务账簿打印并编号，其中与存货有关的系统会计凭证不需打印。

5. 2. 5 每年底整理当年财务报表资料、税务资料以及各种文件、规章制度等，编号后与记账凭证一起

存档。

5. 2. 6 编制当年财务档案表，报财务总监备案。

5. 3 财务档案的查询和借阅

财务档案是公司严格保密资料，财务部所有人员必须严格执行有关保密制度，未经公司财务总

监及部门主管领导批准，不许任何人查询和借阅。除外单位如：财政局、税务局、会＋1·师事务

所、公司领导查阅外，其它外部人员和内部如审计室、采购部、销售部等有关人员查阅财务档

案，需按下列制度规定办理：

5. 3. 1 建立财务档案查询借阅营记表登记制度

管记表j豆包括口期、查阅人、查阅内容、财务档案编号、是否复印、财务经理审批、财务总

监核准、借阅后归还口期等内容。劳记表由专管员保管劳记，任何需要查阅财务档案的都必

须先填表，得到批准后方·i:is查阅。凡是需要复印财务档案的，必须经财务总监批准，财务人

员监督复印。

5. 3. 2 外单位需查询或借阅的

5. 3. 2. 1 查询：查询人登记财务档案查询借阅表，经部门经理等字并报经公司财务总监同意后，确定则

务部有关人员办理，把需要查看的资料找出，交由查询人。除此外，其他资料严禁查找。

5. 3. 2. 2 借阅：借阅所需财务资料，首先须征得公司财务总监同意，由借阅单位人员登记财务档案查询借阅

表，经财务经理及财务总监签字，财务部有关人员将借登记表及资料查对无误后办理资料交接。借阅单位阳光后，按借阅清单核实收回全部资料，并在劳l,[i表上填写归证时间及归jf 人。处理完毕后，再办理借阅归还手续。

5. 3. 3 木公司职员需查询或借阅的

5. 3. 3. 1 本公司职员只能核对与自己工作有关的经济业务或有关数据。查询首先需经财务经理同意并由

查询人静记财务档案查询借阅表，然后委托财务有关人员办理。不允许翻阅其他资料，更不允

许抄写、复制或告示他人。查看财务资料必须在财务部查看，不允许拿出私阅。

5. 3. 3. 2 木公司职员一般不允许借阅财务部有关财务档案。网工作需要必须借阅者，必须首先填写财务

档案查询借阅登记表，经公司财务总监同意后按3. 2. 2 款办理。在借阅人借阅期间，不得自己私自修改原来的事项、数据，不准私自调换有关票据。不准遗失或有意撕掉某张单据。如｜有以

上不法行为者，必须承担相应的法律责任。

5. 4 财务档案的保管期限要求，到期销毁的处理要求

5. 4. 1 财务档案的保管期限，分为永久、定期两大类。定期保管期限为3 年、5 年、10 年、15 年、25

年 5 类，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

5. 4. 2 财务档案的保管期限见附件。

5. 5 财务档案的销毁

5. 5. 1保管期限届满，由本单位档案管理机构同会计机构提出销毁意见，编fllU会计档案销毁洁朋，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、保管期限、销毁时间等内容。

5. 5. 2 财务总监在会计档案销毁洁册上每署意见。

5. 5. 3 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

5. 5. 4 保管期满但未结洁的债权债务和涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立