文书立卷

文书立卷

教学目的及要求：

理解文书立卷的基本原则和工作组织，熟练掌握文书立卷的方法和步骤。

教学重点：文书立卷的方法和步骤

教学课时：6课时

教学内容：

文书立卷，是指文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。立卷就是组卷或编立案卷。所谓案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。

第一节文书立卷的基本原则和工作组织

一、文书立卷的基本原则

（一）保持文件之间的内在联系和完整性

（二）要正确反映机关工作的历史面貌

（三）要便于管理、查找和利用

二、文书立卷的组织工作

文书立卷的组织工作，主要解决以下三个问题：

（一）正确选择立卷环节

所谓选择立卷环节，是指选择立卷的地点，也就是选择确定本机关的立卷工作在哪一级机构进行。选择立卷环节应与文书工作的组织形式相适应，把立卷地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。

（二）明确立卷人员

推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。

（三）文书立卷的分工

一个机关内部组织机构的文件，应分别立卷。就是说，以什么名义发的文，就以什么名义立卷；是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。

第二节文书立卷的方法和步骤

一、文书立卷的方法

（一）根据文件的特征组卷

根据文件的特征组卷，包括两层含义：一是将具有共同特征和密切联系的文件组合在一起立卷；二是将具有不同特征的文件分别组卷。

1、按作者特征组卷。这是指将同一作者（制发文件的机关、部门及其领导人）制发的文件材料组合成案卷。

2、按问题特征组卷。这是将内容反映同一问题的文件集中在一起组卷。“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作或业务活动的开展等。

3、按时间特征组卷。时间特征，也叫年度特征，是指文件内容所针对的时间或文件形成的时间。按时间特征组卷，就是将内容针对时间相同或形成时间相同的文件放在一起组卷，不同时间的文件则要单独组卷。

4、按名称特征组卷。就是将相同名称的文件（文种相同）放在一起组卷。

5、按通讯者特征组卷。通讯者特征又称收、发文机关特征，是指每一份文件的收文和发文机关双方。按通讯者特征组卷，就是将一对通讯者双方相互往来的问复文件放在一起组卷。

6、按地区特征组卷。地区特征是指文件的来源或内容所涉及的地区，一般指行政管辖地区，也可指自然地域。按地区特征组卷，也

就是将文件内容针对同一地区或来源于同一地区的文件集中组卷。

（二）结合运用“六个特征”灵活地组卷

在实际工作中，许多案卷往往是结合两个以上特征来进行组卷的。

1、根据问题特征结合作者特征组卷法。

2、根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。

3、根据通讯者特征结合问题特征组卷法。

（三）适当照顾文件的不同保存价值分别组卷

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日）：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。不同保管期限的文件应分别保存。

二、文书立卷的步骤

（一）编制立卷类目

立卷类目，包括立卷类别和立卷条目。

一般来说，编制立卷类目的方法有两种：

1、按组织机构设置分类编目，即直接以机构名称作为立卷类目的名称。

2、按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。

（二）平时归卷

平时归卷，是指将办理完毕的文件，按照编定的立卷类目条款随时归入案卷内。平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。

（三）年终调整定卷

年终调整定卷，就是指在平时归卷的基础上，年终时再按立卷的原则和方法，经过必要的调整，把有关的文件组合在一起，形成一个符合要求的案卷。

第三节卷内文件的整理与装订归档

一、卷内文件整理

（一）卷内文件的系统化排列与编号

（二）填写“卷内文件目录”和卷末“备考表”

（三）填写案卷封皮

（四）拟写案卷标题的要求

1、政治观点正确，符合有关方针政策。

2、文字简明确切。

3、结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。

（五）拟写案卷标题的方法

1、标明文件的作者。

2、标明文件的问题。

3、标明文件的文种名称。

4、标明文件的针对的时间。

5、标明文件通讯者。

6、标明文件涉及的地区。

二、案卷的装订要求

总的要求是：整齐、牢固、便于翻阅。

（一）确定装订的位置

（二）剔除金属物

（三）加边裱糊

（四）折叠要整齐

三、归档

归档，就是文书部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。

中共中央办公厅、国务院办公厅1983年4月28日印发的《机关档案工作条例》第十一条至第十三条，对归档范围、归档时间和归档要求作出了明确规定。