浅谈工程采购项目管理
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浅谈工程采购项目管理
摘要:项目管理是以项目及其资源为对象,运用系统的理论和方法对项目进行
高效率的计划、组织、实施和控制,以实现项目目标的管理方法体系。项目管理
经过多年的发展,已逐步形成了科学的管理体系。由于项目管理能够全面地整合
各方资源、提高企业的运营效率,在很多企业的项目运作中得到了广泛的运用并
取得了巨大的成功。笔者在本文中,将对工程采购项目管理进行探讨。
关键词:工程采购,项目,管理
政府工程采购的对象包括人工、材料以及机械三个方面;采购的类型分为购买、租赁、委托、雇佣。政府的采购经过了几十年的实践,形成的一种财政支出
的制度。但是,从目前采购运行的实践来看,我国目前许多相关的管理的体制不
完善,从实践效果来看还没有达到预期的效果。
1政府工程采购的具体流程
政府工程采购流程如下:明确采购内容→填报专业的工程采购信息表→编写
招标文件、成立招标工作组→报批招标文件(招标前考察→发放招标文件→开标、
评标→报批招标结果)→采购信息平台公布招标结果→发放中标通知书→合同起草、谈判→合同评审→合同签订→评标(审)报告、合同报集中采购中心备案。此外
还需要注意的是,政府工程采购依据、规格型号、技术参数、数量、预算价格、
采购方式等必须经过严格审批后才能执行。然后依据批复意见,填写相关报表,
在平台上发布政府工程采购信息。成立政府工程采购小组,编制招标文件、评标
细则和供应商资格文件,报批准后实施。采用公开开标方式,经招标采购小组审核,确定中标候选人后应将评标结果报相关部门批准。中标结果在政府工程采购
平台上公示后,才能开始谈判签订合同。
2政府采购工程的发包管理
2.1权衡利弊,合理界定发包模式
项目发包前,首先要界定发包模式,即采取施工总承包还是专业承包。施工
总承包就是将项目整体发包,由一个承包商签订总的施工承包合同;专业承包是
将项目按专业工程分开发包,分别与各个专业承包商签订合同。一般来说,采取
专业承包能适度节约工程总投资,但实际二者各有利弊,应视项目具体情况而定。如果项目较大,其中有许多复杂的专业项目,应力求采用总包模式。因为采取总
包负责制,可以避免各专业承包商之间因协调、配合不当或相互扯皮推委而造成
的返工浪费、工期延误等现象。而若采取专业承包模式,表面上看来虽然工程投
资有所节约,但实际上由于工作界面划分过多,项目实施过程中协调、配合的工
作量和难度非常大。反之,若专业项目不多,且多为常规项目,则应采用专业承
包模式。这样有利于充分节约财政资金。在这种平行分包情况下,为了减少协调、配合的工作量和矛盾,还可以选择一个主要承包商,以补偿其一笔管理费的形式,将协调、配合的总包管理责任转移给该主要承包商。
2.2周密考虑,科学编制招标文件
招标文件是整个招投标过程乃至项目实施全过程的纲领性文件,它既是承包
商投标的依据,又是评标的依据,同时也是工程合同的重要组成部分。招标文件
的缺陷,不仅影响招标结果的公正性和合理性,而且会给日后的施工管理与造价
控制带来隐患,给承包商将来的索赔留下伏笔,其结果很可能是工程最终造价突
破项目预算。因此,编制招标文件是工程采购一项非常重要和基础性的工作,它
直接影响到整个工程采购的成败。
2.3尽职尽责,客观进行汇标分析
汇标分析的第一步是对所有投标文件进行符合性检查,看投标文件是否具有
废标情形,如有的话应当在汇标报告中特别申明,报评标委员会确认后按废标处理。第二步是对通过符合性检查的投标文件进行商务标汇总分析。首先对报价进
行汇总分析,按总报价、单位工程报价、分部分项工程报价、主要综合单价以及
措施项目报价、其他项目报价等一一进行列表汇总比较。其次要对材料、设备明
细表的内容进行列表汇总比较。另外,还应对投标人拟负责本工程的项目经理及
主要管理人员、工程保修期、维修服务措施及有关投标承诺等内容进行汇总比较。第三步是进行技术标汇总分析,汇总比较各投标人自报的工期、质量等级,以及
施工组织设计的主要内容。
2.4公平公正,精心组织评标
完成汇标分析后,对于评标环节,集中采购机构要做的就是搞好评标的组织
和辅助工作。包括依法组建评标委员会、安排评标会议、准备评审资料、负责会
议记录、组织澄清补正等等。但是,除了上述事务性工作外,集中采购机构在评
标过程还有一项重要的职责,那就是保障评标的公平和公正性。无论评标规则如
何科学、严密,评标过程总是难以完全避免人为因素的影响,在采用综合评估法
时尤其如此。采购实践中比较常见的有:采购人或专家带有倾向性,从而滥用评
分自由裁量权,评分畸高或畸低;采购人欲向专家施加影响,在评审前借项目介
绍为名进行暗示或明示;专家为取悦采购人,在评审前以讨论为名探采购人口风;评委刻意取舍,对某些投标书的优势或缺陷进行无限放大;专家先入为主,不仔
细研究投标书,而仅仅凭个人印象对投标进行评价(工程设备招标中较常见),
等等。对此,集中采购机构除了通过不断优化评标规则,如减少评委自由裁量空间;增加专家评委数量,计算平均分时去掉畸高和畸低分;评分与投票相结合,
在票数分散情况下以总平均分高者中标,票数集中情况下以得绝对多票者中标等,对评标过程中的不公现象加以限制外,更关键的是应起到“守夜人”的作用,及时
制止评标过程中有违公平、公正性的苗头和现象,必要时还可借助监督管理部门
的力量。充分发挥集中采购执行机构的作用,切实履行自己的法定职责,维护政
府采购“阳光下的采购”的形象。
3施工过程管理
3.1现场协调管理
由于采购人都是机关、事业单位,对工程建设一般并不专业,所以,集中采
购机构要为采购人分担更多的现场协调、管理事务。虽然工程采购项目一般都委
托专业监理公司进行现场管理,但这并不意味着集中采购机构就不需要对施工现
场进行管理。集中采购机构现场跟踪管理的内容和侧重点与监理公司有所不同。
集中采购机构人员深入现场,参加工程例会,主要是为了及时了解、掌握项目实
施过程中的各种情况,协调采购人、设计、监理、施工单位等之间的关系;帮助
采购人协调解决工程实施过程中遇到的一些问题;核实安全文明施工措施落实情况;了解项目实施进度;对工程质量尤其是隐蔽工程质量进行抽查;对大宗原材
料的采购和使用是否符合合同规定进行把关;对项目实施范围是否超出合同范围
进行检查等。
3.2合同管理
合同管理处于工程建设管理的核心地位,项目的施工过程,实际上就是合同
的执行过程。合同管理是指对合同的订立、履行、变更、终止、违约、索赔、争
议处理等进行的管理。