公司担保业务档案管理

广弘内字（2013）第001号

关于下发《广东弘晖泰融资租赁有限公司担保业务档案管理

细则》的通知

各经营单位：

为进一步加强信贷档案的管理，控制风险，促进业务，现将《广东弘晖泰融资租赁有限公司担保业务档案管理细则》下发给你们，请认真学习并遵照执行。

特此通知。

二0一三年九月四日

主题词：担保业务、档案管理、细则、通知

公司内送：公司领导、风险管理部、行政人事部

主办部门：行政人事部联系人：联系电话：

校队：打字：

广东弘晖泰融资租赁有限公司行政人事部2013年9月4日共印11份

广东弘晖泰融资租赁有限公司担保业务档案管理细则第一条为维护公司开展担保业务的利益，加强公司业务档案的科学管理，维护业务档案的完整与安全，实现业务档案管理各个环节的标准化和规范化，根据公司实际，制订本实施细则。

第二条本实施细则所指的档案是公司在对客户开展担保业务活动中形成的具有保存价值的各种文书、图表、声像等不同形式的业务资料，是维护公司业务发展，展现公司业务发展历史、维护公司合法权益的重要文件，是公司基础管理工作的组成部分。

第三条公司业务档案工作要坚持分类管理、集中保管、专人负责、定期交接的基础原则，确保其完整、准确、系统、安全，建立健全规章制度，加强档案收集、整理、保管和有效利用。

第四条根据公司的实际情况将业务档案进行一下分类：

1、一级档案：主要是指抵押（质押）契证和有价证券；

2、二级档案：主要指合同、授权性法律文件、我公司内部审批文件、客户资料等。

第五条立卷的方法和要求：

1、编制简明索引、登记簿、台账，建立电子索引便于档案查找；

2、档案卷册内应附档案目录，便于与收录的档案内容核对；

3、编制规范的档案编码逐户逐册按序排列于档案柜。

第六条档案保管的编码方法如下：

（注：类别码采用拼音拼写第一个大写字母；流水码采用3-5位数编码）

第七条档案交接须由移交人填制档案移交清单（附表），接收人依照移交清单逐一清点，并由监交人签字确认。移交人为负责该项目的业务部门的项目经理，接收人为办公室的档案管理专员，监交人为负责该项目的风险控制部项目经理。

第八条档案保管实行一户一档

1、一级档案：在业务部门签收之日起1个工作日内移交给行政管理部文秘处保管。

2、二级档案：在出具担保合同后，主管项目经理应在5个工作日内整理好担保业务原始资料，登记担保管理台账，编制档案移交清单后将全部资料原件移交行政人事部文秘处保管，同时移交一套合同原件和其他资料复印件交风险管理部档案管理人员保管。

3、业务部门移交档案原件时应留存全套档案的复印件。担保期间新发生的档案资料应在5个工作日内按上述规定移交。

第九条一级档案的交接管理

1、业务部门负责抵押（质押）物的合法性和有效性予以审核，对需要办理抵押（质押）登记、公示的，需在出具保证合同之前，办妥登记、公示手续。

2、业务部门在档案交接前要进行登记、造册、填制清单、复印备查等工作，然后交行政人事部文秘处档案管理专员保管，档案管理专员在接到档案后根据本管理细则第七条规定进行核对、验收、登记、存档备案等工作。

第十条档案的借阅

1、一级档案由行政人事部文秘处统一专责保管，并实行双人出入库管理，一级档案原则上不允许借阅、复印，更不能交给借款人，如确因需要交借款人（或其他人），必须经总经理批准，并派专人追踪。

2、二级档案内保存的法律文件、内部审批资料，除业务、风险部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，不办理借阅手续。借阅人需填写《借阅申请表》并经业务部负责人、风险管理部负责人、行政人事部负责人共同批准后方可借阅（复印件）。

3、严格履行借阅手续，并将借阅记录妥善保存。

4、借阅人必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，保证与档案目录核对无误。否则，追究当事人责任。

5、借出的档案归还时，档案管理人员要清点核对，归档时参照档案移交手续执行，同样需履行监交手续，发现遗漏或损坏应及时向有关领导汇报。

第十一条档案保管期限

1、一级档案的保管至担保物处置或返还之日止。返还或处置时应留存复印件与二级档案共同归档。归档时参照档案移交手续执行，同样需履行监交手续。

2、二级档案的保管期限：自我公司责任解除之日起保管期限为5年。

第十二条一级档案的处理、结清和退还

由于借款人未能按期偿还借款本息，我公司已进行代偿，必须对抵押（质押）物进行处置时，由风险管理部提出申请，部门经理签批，并报主管副总、总经理审批同意后，通知行政人事部文秘处办理一级档案处理手续登记，交由追收人员跟进抵押物的处置和执行。

在借款人全部结清贷款本息后，由业务部门填制“借款结清证明”，通知风险管理部门，同时将相关结清手续的档案按本规定移交行政人事部，风险管理部门核查后通知行政人事部解除押品保管，行政人事部注销押品登记，将相关押品移交业务部门办理退还手续，业务部门在办理退还手续后应将相关资料按本规定移交行政人事部文秘处纳入二级档案的保管。

第十三条二级档案的销毁

档案管理员负责把保管盗取的二级档案文件、资料造册登记，列出销毁文件清单，交部门经理进行核对，报风险部负责人核准后，由业务部门和风险管理部门共同指定人员会同行政人事部人员一同销毁，并在销毁后的清单上签字。

第十四条任何人不得销毁在保期间的客户档案，否则将依照本公司的管理规定和国家法律规定追究相应责任。

第十五条档案管理人员需严守档案机密，不得将档案内容透漏或传递给他人。

第十六条行政人事部定期对档案的保管与存档情况进行检查。

第十七条公司业务档案不得转借他人，不得随意复印、摘录，未经许可不得将档案带出公司。

第十八条非档案管理人员，未经允许不准进入档案库房。

第十九条本实施细则由风险管理部和行政人事部负责解释。

第二十条本实施细则自发布之日起施行。

广东弘晖泰融资租赁有限公司

二0一三年十月