记录管理程序

文件撰写及修订履历

1.目的：

制定与维持各项记录之设计、鉴定、搜集，使用、分类，归档、储存以及销毁方式。

2.范围：

使用于品质系统之各项记录与报告均适用之。

3.权责：

3.1记录使用部门：负责记录的收集、设计、审批、使用、修订、归档、储存及销毁。

3.2文控中心：负责记录表单的受控管制。

4.参考文件：

4.1《文件与资料管理程序》

5.定义：

5.1.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，一般由规定格式的表格根据运作结果由相关人员填制而成，如合约审查、内部稽核、文件管制、管理审查、检验报表、管制图、测试结果,仪校记录、厂商评鉴、采购记录、异常通知单、教育训练记录、客户抱怨记录、物料鉴审记录、环保法令、偶发事件报告、紧急事件准备与应变之信息、重大环境冲击记录，适切的合约与供货商信息，环保联络单，工具记录，订单及修订通知单，生产个人日报表，点检表等。

注：检验报表包括品质IPQC、IQC、FQA、QAE、终检日报表等。

6.作业流程：

7.

7.1.记录表单的设计、审批与编号

7.1.1设计：表格之设计由使用单位负责，内容以精简原则，在能达到表格的功用之下，表格愈精

简愈好。

7.1.2.判定及核准：设计好之表格由部门主管或经理审查其内容，如有问题则退回原设计者修改，

无问题则核准认可。原则上表格一律以 A4纸大小为标准，但特殊用途之表格不在此限。

7.1.3.表格之编号建档：各部门之表格于主管/经理核准后，交由文控中心编号并建立《记录表单目

录及保存期限一览表》，并保存一份空白表格后下发使用部门使用。编号方法参见《文件资料管理程序》。

7.2.记录的填写及使用要求:

7.2.1.所有质量管理体系文件要求的记录，由相关人员按即定格式填写，不可用铅笔填写，不可涂

改或用涂改液进行涂改，若需涂改时须由涂改人员用双划线进行，并签名作实。

7.2.2.喷墨传真件作为记录保存时，须复印后保留。

7.2.3.鉴定：记录之有效性须主管以上或相关标准书规定之主管签署方生效。

7.2.4.分类及归档：相关记录由各部门负责人按月进行汇总整理，依记录性质分类，由原各单位

依日期先后归档，备查询。

7.3.储存：

7.3.1.记录应尽可能妥善储放，避免外在环境影响，资料过多时得以纸箱打包，并于箱外注明内容及

期间，以方便寻找。

7.3.2.资料储存地点由各单位自行决定，也可由文控中心统一保存。保存时注意环境，以避免损坏，

变质，及遗失。

7.4.保存期限：

7.4.1.合约审查、内部稽核、文件管制、管理审查、检验报表、管制图、测试结果,仪校记录、厂商

评鉴、采购记录、异常通知单、客户抱怨记录、物料鉴审记录、环保法令、偶发事件报告、紧急事件准备与应变之信息、重大环境冲击记录，环保联络单，记录内容依照其相关标准书之要求项目记录。保存期限为记录产生后，再多加日历年三年；客户过程的资料如合同与供应商信息，保存至客户或供应商停止业务往来或某个型号停止生产后，再多加日历年三年；公司所有的财产资料如设备资料卡需保存至该设备报废或处理后再再多加日历年三年；如果行业或标准、法律要求、客户的要求、产品的寿命周期、冶工具的追溯要求保存期限需加长者，则依其规定。

7.4.2.属于汽车用零组件产品之各生产性零组件核淮书，及工具记录，品质记录及采购合约,订单内

容与修订通知书之保存时间，按汽车产品寿命的要求保存，除非是顾客另有规定外，都应比该产品停止生产活动后，再多加日历年三年。

7.4.3.生产个人日报表及点检表，保存期限为记录产生后，再多加日历年一年。

7.4.4.与环境保护相关的各项申报记录保存期限为记录产生后，再多加日历年三年。

7.4.5.人员教育训练记录保存至人员离职后一个月，但人员入厂的履历表需保存至人员离职后，

再多加日历年一年。

7.4.6.若客户/相关法律法规有特殊之记录保存期限，则依客户之要求执行。

7.4.7.所有的记录表表单需要登记在《记录表单目录及保存期限一览表》内，按到《记录表单目录及

保存期限一览表》的保存期限要求，保存所有产生的记录。

7.5.电子档质量记录管理

7.5.1.各部门电子档质量记录，必要时应用书面/邮件的方式请品质部进行保留备份。

7.5.2.对电子档记录，由负责人员对这些记录建立专门的记录档案，必要时指明记录路径，

以方便查询。

7.5.3.负责电子档记录人员应对相关记录设置密码保护。

7.5.4.负责电子档记录人员应对其电脑定期杀毒、文件备份，以防记录的非预期丢失。

7.7.5.所有公司内部从事/接收/参与ISO/TS16949质量体系的人员，如果在电脑中保存相关质量体

系文件都必须用“TS”开头的字母建立质量文件/记录的文件夹。

7.5.6.电子档质量文件、记录都需要建立清单，在工作转移/离职等异动时，需要给文控中心/上级

主管进行确定电子档质量文件、记录的完整性。

7.6.过期记录销毁

各部门按规定对保存在本部门的过期记录提出处置，销毁申请；对过期但未批准销毁的记录进行隔离保存和标识；销毁经批准的过期记录时，需于《文件/记录销毁处理记录表》中记录销毁文件实情。

8.附件:

8.1.记录表单目录及保存期限一览表 ***WK002-001