秘书事务工作案例

秘书事务工作案例

案例1

小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办公，突然电话铃声响了。此时陈秘书正在整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。

问题讨论：陈秘书受理电话时错在哪里呢?

案例2

某制衣有限公司值班室接到公司仓库的电话，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制。

问题讨论：作为公司值班室的秘书此时应抓住哪几个环节的工作？

案例3

某机械厂职工小曹在施工作业时不慎绞断了手臂，厂办公室值班秘书接到报告后，

问题讨论：该怎样处理？

案例4

某县工商局办公室徐秘书星期天值班，下午5点，接了一个紧急电话。电话的内容是；局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内3人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。徐秘书做好了电话记录后，思考出了4种处理方法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按照领导指示去办。二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理。三是自己立即到现场去做紧急处理。四是先用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。

问题讨论：试问以上案例中徐秘书的哪种做法妥当?具体应当怎样做?

案例5

天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。

问题讨论：

此次事件给秘书人员什么启示？

案例6

与好朋友的谈话

刘丽是唐都贸易公司总经理办公室的秘书，她工作能力强，在公司深受重用。她经常与自己的好友清新贸易公司的总经理办公室的秘书张珍在一块聚会。两个人性格完全不一样，刘丽热情开朗、活泼大方，而张珍则沉静而冷漠，性格内向。有一天，她们又在一起聚会，当张珍埋怨自己工作太平淡了，自己在公司也没有干出多少成绩时，刘丽为了证明她自己的工作一直很出色，便说：“单在今天上午，我代表公司签订的意向书，就可以替公司赚进一百多万元，我没法告诉你详细情况——但确实可以赚进一百万，你去想好了。”刘丽非常得意，好像还沉醉在上午谈判成功的喜悦之中。

过了两天，刘丽代表唐都公司去人民宾馆与某国贸易代表团签订正式协议时，左等右等，不见踪影，最后贸易公司常驻中国的代表打来电话说：“代表团已于昨日回国，就在昨天上午以低于贵公司百分之十的价格与贵市清新公司签订了购货合同。”刘丽听后，再也得意不起来。自己的万般努力，就在三天之内化为乌有，公司也将损失一百多万元。清新公司是怎样抢走唐都公司的生意的，他们是如何知道某国贸易代表团的情况的?

问题讨论：问题出在哪里?刘秘书想了半天也未能找到答案。

案例7

某塑料制品有限公司新近研制开发了一种新材料，拟请国内一些专家来公司就该新材料举办一个鉴定会。办公室主任安排杨秘书筹备并列席会议，同时要求杨秘书做好会议保密工作。杨秘书从事办公室工作已有5年，对于如何做好会议保密工作经验丰富。根据多年实践，他总结出了一套做好会议保密的方法：

(1)会前布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作。

(2)在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄露。

(3)对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散。

(4)会后，秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件。

(5)回收会上发放的文件。

问题讨论：

杨秘书的做法对秘书人员有什么启示？

案例8

2001年7月中旬，某公司副总经理在青岛疗养时，用移动电话与本单位办公室主任姚洪刚通电话，问及公司情况。姚洪刚主任在通话中汇报了企业的情况，同时还谈到中央一位领导同志在云南考察某企业时的讲话要点(机密级)中的部

分内容。

问题讨论：请问姚洪刚主任的做法是否妥当？为什么？