物资管理操作手册

圣元环保股份有限公司ERP系统

物资管理操作手册

一、物资管理业务流程

1.1采购管理业务流程

采购管理是对产生需求、需求申请、采购申请、采购订货、到货接收、发票核对的一系列采购活动的监督和管理。

采购是由于对物资的需求而产生的，发电企业对物资的需求主要来自以下几个方面：机组大小修、机组日常维护及消缺、常用备品备件及材料的补库、日常办公用品及劳保用品的需求。

需求产生以后，需求部门向采购部门提交需求申请反馈需求信息，采购部门结合实际情况进行采购申请的编制，再经过多家供应商的询价、比价过程，最终确定中标供应商后生成采购订单。待供应商交货时，进行采购收货。收到供应商开具的发票后，进行发票核对。采购管理就是对以上一系列活动的管理、跟踪及控制。

1.2库存管理

库存管理是指物流过程中对物资入出库的管理。它是发电企业物资管理的重要组成部分，是企业各个业务活动的交汇点。

在发电企业生产经营活动中，库存管理既必须保证生产、检修对备品备件、材料以及劳保办公用品的需求，又直接影响采购业务的发生。盘活发电企业流动资金，加快资金周转，在保障供给的前提下，最大限度地降低库存资金占有率，这就是库存管理的目的。

库存管理主要包括采购入库管理、领料出库管理、调拨入出库管理、其它入出库管理、退货管理、退料管理、报废管理、盘点管理、领用成本管理等业务。

传统库存管理存在以下问题：○1不能及时获取库存信息。在发电企业生产经营活动中，由于对库存信息不了解，生产部门为了应对

生产检修任务，进行需求申请时，通常都会在实际需求的基础上多申请一些，从而造成库存金额的不断膨胀。○2库存信息不够准确。由于没有严格的管控，领料或者入库时，对业务数据记录不够准确，很容易造成库房账面信息与实物账不一致。○3欠缺库存分析手段。没有良好的库存分析手段，无法给管理决策提供有效的信息支持。

二、业务操作

2.1需求申请

需求申请是各个分公司或业务部门专工申报物资需求计划的模块。需要领用物料，不管仓库有没有该物料，都需要填写需求申请单。

需求申请业务主要包括物料需求申请、需求申请处理、需求申请关闭、需求申请查询和新物料申请。

2.1.1物料需求申请

2.1.1.1业务流程

计划＆技改申请流程：

专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员

●紧急＆零星申请流程：

①专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→分厂采购员【单价小于500，总金额小于3000

②专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员【单价大于500，总金额大于3000

●建设类申请流程：

专工申请（金额和数量）→分厂总经理→采购（分厂或者总部采购）→总部专工审核→总部基建部经理→财务部→总部副总→采购员

●行政申请流程：

申请→分厂总经理\总部部门负责人→总部办公室（主任）→分厂采购员。

2.1.1.2业务操作

在物资管理-需求申请-物料需求申请模块，点击“新建”按钮，新建一张需求申请单，并填写工厂、申请部门、申请日期、需求日期等信息。

在下面列表栏目填写需要申报的物料。可以在物料编码栏填写物料名称，鼠标左键双击进行模糊查询，如果查询不到可以减少查询的文字。

点击“选中”按钮或者双击，可以选择物料。填写需求数量、单价等信息。如需填写多条记录，可以点击“新增”按钮进行增加。

填写完毕之后，点击“保存”按钮，并在“提交”的下拉按钮点击“提交”进行提交。

提交下拉按钮中，正常情况下使用的按钮包括“提交”、“退回”、“转交”、“撤回”、“流程跟踪”。

提交：将流程提交到下一步处理。

退回：在处理时将单据退回到上一步或者前面的处理人。

转交：可以将单据转交给他们代为处理。

撤回：提交后下步处理人未处理之前，可以进行撤回。

流程跟踪：可以跟踪当前的处理流程。可以点击图形跟踪，进行流程图跟踪，可以追踪目前单据的处理进度。

最后一步处理人提交后，流程结束。

2.1.2需求申请处理（采购员使用）

需求申请流程结束后，需要采购员对需求申请进行处理，以确定采购或者使用库存。

专业名词解释：

自动分配：系统自动按照仓库现有可用库存进行分配。库存充足时，使用库存进行分配；库存不足时，优先使用库存，剩余部分分配到采购；没有库存时，自动分配到采购。

手工分配：手工进行需求的分配。可以在库存充足时将物料分配到采购。

利库：字面意思：利用库存，是指库存提前占用。系统秉着“先申报先领用”的理念，将库存提前占用，以免发生申报时有库存，领用时没库存，或者我申报形成的采购，采购回来的东西被他人领用。只有

点击“利库”后，物料才能被采购或领用。

选中需要处理的物料，点击“自动分配”或者“手工分配”进行分配。

点击“利库”按钮下拉“确认”按钮进行利库确认。

2.1.3需求申请关闭（采购员使用）

已申报的物料后续不需要进行采购或者领用，可以在需求申请关闭模块进行关闭。

点击“查询”按钮，查询出需要关闭的需求申请。

点击“关闭”按钮，填写关闭原因，进行关闭。

2.1.4需求申请查询

可以查询所申报的物料，目前的处理进度。

执行状态：

已完成：代表该物料已完成领用。

采购申请：代表该该物料的采购流程已走到采购申请。

采购订单：代表该该物料的采购流程已走到采购订单。

收获入库：代表该该物料的采购流程已走到收货入库。

领料申请：代表该该物料正在走领料申请。

需求申请申报的物料，在分配数量有数值时，可以开领料单进行物料领用。分配数量为空时，代表该物料已经完成领料或者正在进行采购，无法领用。

2.1.5新物料申请

在物料需求申请时，查询不到所需要的物料，则代表系统物料库中没有该物料，需要使用新物料申请，将此物料添加到物料库中，之后才可以进行物料需求申请。