单位公司企业分公司合同管理

文档序号：XXGS-YXFA-001

版本编号：YXFA -20XX-001

XXX（单位）公司

分公司合同管理

编制部门：知丁

日期：年月日

分公司合同管理

一、总则

1、为了加强分公司的合同管理工作，规范合同的立项、审批、签订、审查、监督、履行程序，减少和避免合同纠纷，保护公司利益不受侵害，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及其他法律法规，制定本暂行办法。

2、本办法适用于广东xx股份有限公司各省分公司对外签订的各种销售、广告、仓储、运输、租赁等经济合同。

3、各省分公司严禁对外签订担保、抵押、质押合同。

二、合同管理机构及职责

1、营销财务管理部是分公司合同管理的主管部门，其主要职责如下：

•负责分公司合同管理制度制定及解释；

•负责各种经济合同标准格式的起草及修订；

•负责分公司各种合同纠纷案件的咨询及起应诉工作；

•负责分公司合同管理制度执行的监督，对违反合同管理的责任人员视情节予以处罚或报请处罚。

2、营销系统其他各业务部门根据自身的工作职能，对分公司的合同工作与其职能相关的部分负有管理职责，应明确分公司合同审批权限，加强对分公司合同审查工作，并协助财务管理部做好合同管理工作。

3、分公司销售行政科是分公司各类合同的日常管理科室，由分公司财务主管兼任专职合同管理员，具体负责合同管理工作，协助营销财务管理部及其他业务部门对分公司合同进行管理，其主要职责有：

•保管分公司公章（不设分公司合同专用章），并对合同条款和审批权限进行原则性审查；

•分公司各类合同的整理、建档和保存；

•对合同履行情况进行跟踪，发现问题及时向分公司经理及财务管理部汇报；

•与财务管理部及其他业务部门的日常联络工作；

三、合同的审批与签订

1、各分公司对外进行销售、采购、广告等商业往来，从事经济活动的，除涉及金额小，可以即时清结的情况外，都必须以书面形式签订合同；

•即时清结是指合同的协商、订立、履行、终止都在同一时间完成。

•书面形式是指合同书、信件或数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

2、分公司对外签订的书面合同必须加盖分公司公章方为有效，未加盖分公司公章的合同均属无效合同；为防止分公司人员违规对外签订合同，避免法律纠纷，分公司销售行

政科必须给分公司所有往来业务单位发出分公司合同签订申明函（附件），并要求往来单位盖章确认，合同管理员必须妥善保管好该确认函。

3、直接对外协商、签订合同的分公司人员为合同经办人，合同经办人在与对方签订合同之前，必须确认对方有权签署合同，如取得对方单位的营业执照、《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》，合同经办人代表公司对外签订合同时必须遵循以下原则：

•务必遵守自己的工作职权，不得越权越职对外签订合同；

•在对外签订合同时，务必持谨慎态度，不得随意对外签订合同；

•合同签订后，应积极跟进合同履行情况，出现问题及时反馈或咨询相关人员。

4、合同承办人在订立合同之前，必须先按如下程序进行合同立项审批：

•合同承办人填写合同审批表――有权审批人逐级审批（如权限在分公司一级，由分公司经理审批即可；如需总部主管领导审批的，需报主管领导审批，传真件有效）―――合同经办人将合同审批表及合同草案报合同管理员审查盖章―――合同管理员审查审批情况和合同条款无误后加盖分公司公章（注：各类合同的审批权限以各部门规定的审批

权限为准）。

5、分公司合同管理员必须严格审查合同条款，不明之处应询问合同承办人或咨询营销财务部法律事务主管。

6、合同草案经审批后，合同经办人员应严格按照已审批的合同草案条款签订正式合同，不得擅自修改，否则视为未经审批擅自签订合同。如合同草案确实需要修改的，须按本办法的规定重新进行申报审批。

7、合同的条款应使用公司统一的标准格式，没有标准格式的可参照对方提供的合同格式或双方协商，但必须具备以下条款：

•对方当事人的全称，地址，法定代表人，开户银行及帐号；

•合同标的；

•合同标的物的价格、酬金或费用；

•合同履行的时间、地点及方式；

•合同的违约责任；如我司为付款方，违约金最高不得超过每日万分之四。

•列有“本合同须经双方加盖公章或合同专用章后方可生效”之条款。

8、除在合同最后一页签章处加盖合同专用章外，和本合同有关的全部文件包括附件等都还应加盖合同骑缝章。

9、合同签订后，应将合同正本交分公司销售行政科合

同管理员保存，合同副本或复印件由经办人员保存。

四、合同的履行

1、合同签订后，经办人员是跟踪合同履行情况的第一责任人，应及时检查履行情况和对方履约能力。如出现影响合同继续履行的情况，经办人员应及时向分公司经理汇报。

2、合同管理员权对合同的履行情况向经办人员进行了解，经办人员应予积极配合，发现问题的，应迅速向分公司经理汇报解决。

3、如合同履行中对方违约或产生其他法律纠纷，分公司应当在纠纷发生的初期及时通报财务管理部法律事务人员，以便于尽快争取法律救济手段解决争端。

4、合同签订后，应当严格依合同履行，如需要变更、终止或解除合同的，按照本办法规定的程序重新申报审批。

五、合同的编号、建档及统计

1、合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案，凡与合同有关的文书都要附在合同卷内归档。已履行完毕的合同按会计档案保管期妥善保管。

2、生效的合同编号形式为：A-XXXX（Y）Z号，其中：A为分公司所在省份的简称；XXXX为合同签订时的年份（合同审批和签订跨年度的，以盖章时的时间为准）；Y为合同类型的简称，销售合同为“销”，广告合同为“广”，租赁合同为“租”，其他合同为“另”；Z为顺序号（如：粤-2000（销）