公文处理之发文办理

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公文处理之发文办理

公文处理之发文办理

为了贯彻实施好《公文处理办法》，提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。草拟公文

《公文处理办法》第二十五条关于草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容，不再一一赘述。在省政府办公厅办理上行文和平行文的过程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。一是使用文种不当；二是行文目的、原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。

针对上述几个方面的问题。在草拟公文过程中，应该注意以下几点：

（一）要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。

机关文秘人员在接受一项具体的写作任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质

和政策界限。并根据本地区、本系统、本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。《公文处理办法》还特别强调“如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明”。这就要求在草拟公文时，要充分阐述提出“新政策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做到有理有据，又符合实际。

（二）要认真领会机关领导的意图。

公文是为解决具体问题而制发的。机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。领会领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：1.机关领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？

2.机关领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？

3.机关领导对文稿的内容提出了什么要求？

4.机关领导对文稿的文种有什么要求？

5.受文对象是谁？

6.受文对象曾提出过什么问题？发文机关的态度和意见是什么？

如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图。

对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地

提出自己的不同看法，努力做到即是秘书，又是参谋。但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。

（三）要正确使用文种。

《公文处理办法》第二十五条三款规定：“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”，各级政府办公部门，特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行。关于公文文种的适用范围、特点、要求已在第二讲“公文种类”中作了介绍，不再重述。

（四）引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。

《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。比如：公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题，只要认真学习《公文处理办法》法》和《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则（试行）》（以下简称《细则》）都可以解决。公文涉及内容的协调

《公文处理办法》第二十六条对拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项提出了协商要求。提出“取得一致意见后方可行文”。这在发文办理中是一个非常重要的问题，必须高度重视。

从我们办理公文中发现，有的涉及其他部门职权范围事项的公文虽然进行了协商，也经过会签，但还不成熟，或会签部门本身就没有达成统一认识，或会签人不是主要负责人，会签意见不能代表部门的意见，致使在讨论决定地区或部门报送省政府的有些事项时，部门间出现新的分歧、新的意见，各唱各的调，难以决断，或发出的公文不能够顺利地执行。为了解决这一问题，在拟制公文中应该注意以下几点：

（一）凡涉及其他部门的事项，拟文部门要主动与有关部门协商，待取得一致意见后再行文，决不能擅自行文。

（二）如有分歧意见，拟文主办部门的主要负责人要出面协调，确保协调结果能代表部门的意见。

（三）经过协调仍无法取得一致时，主办部门要实事求是地列明各方理据，并经各方的主要负责人会签后，报请上级机关协调或裁决。

（四)主管部门及有关部门要以大局为重，不能只顾部门利益。如上级机关一旦裁定，就要坚决服从，认真执行，自觉维护公文的权威性，保证公文的执行效用。

公文审核

公文送负责人签发前，需经办公厅（室）进行审核。负责核稿的人员，必须依据《公文处理办法》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。审核的重点是：

（一）行文。是否确需行文，行文方式是否恰当。

（二）政策。是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。

（三）格式。是否符合《公文处理办法》和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。

（四）文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。

公文审核一般有初核、校核、审核、复审、审签五个程序。草拟公文单位的负责人进行初核；办公厅（室）秘书部门进行校核，办公厅（室）负责公文处理的领导进行审核；与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长（副主任）进行复审。同时，办公厅（室）的行文应经办公厅（室）主任复审，政府的行文，应经政府秘书长复审，最后，送有签发权限的负责人审签公文签发

关于公文的签发权限，《公文处理办法》第二十八条和《细则》第三十一条、第三十二条作了以下规定：“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。“签发公文，签批人应当明确签暑意见，并签暑姓名和时间”。“部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批。未经发文机关文秘