[公司合同管理工作调研报告]合同管理调研报告

[公司合同管理工作调研报告]合同管理调研
报告
**公司合同管理工作调研报告根据**公司的要求，我公司就合同管理工作的基本情况、管理上的经验及存在的一些问题等进行总结，汇报如下。

1、本单位合同管理工作基本情况1、合同管理职责落实情况：**公司按照《经济合同管理标准》的要求，开展合同管理工作。

公司领导和部门职责分工明确、具体、到位。

公司总经理负责主持或委托分管领导主持重要合同谈判、对合同文本进行审批、签署合同或授权委托签署合同；
分管领导主要负责主持或参与重要合同谈判、审核合同文本、根据授权签署合同；
纪委书记听取合同管理中出现的违法、违规、违纪情况汇报，提出处理意见或决定。

公司分管领导督导各分管部门按照合同管理标准的要求，开展合同管理各项工作。

按照职责分工，各部门在合同管理工作中的职责明确。

工程部负责基建施工类、基建技术服务类、移民、监理等合同的技术条款的拟定、审查及组织实施；
运检部（生产技术部）负责机电设备安装、机电设备采
购、信息化等合同技术条款拟定、审查及组织实施；
办公室负责综合服务类合同的拟定、审查及组织实施；
计划合同部负责审查合同费用概算列支、负责合同商务条款拟定、审查，工程结算审核和合同履约过程商务文件的处理。

财务部负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度及经济合同的可行性，按合同规定办理资金收付事宜，并监督合同的履行。

2、合同管理岗位设置及人员配备情况：**公司合同管理人员主要包括合同归口管理人(计划合同部)、合同承办人（各职能部门）、合同审核人（各部门中层及分管领导）、合同签约人（总经理或被授权副总经理）以及承担相关合同管理职责的其他人员。

根据我公司各部门岗位人员配置，我公司合同管理人员职责明确。

计划合同部配置合同（招标）管理专责及合同管理员岗位，负责招标、非招标管理，草拟合同文件、组织合同谈判、办理合同会签及签订、进行合同备案及归档工作、组织合同变更处理等工作；
各职能部门根据职责分工指定合同承办人，负责履行承办部门的相关职责；
合同审核人为各部门中层及分管领导，参加或主持合同谈判、审查会签合同文件、参加或主持合同变更处理等工作；
合同签约人为总经理或被授权副总经理，负责审批合同文
件、签订合同等工作。

3、合同起草、审核、签署的流程：**公司根据自身的实际情况，计划合同部为公司合同归口管理部。

根据职责分工，合同管理实施合同承办部门制度，承办部门负责合同立项，审核合同当事人主体资格，招标阶段负责技术规范书编制及四级审核，负责起草合同技术文件，参加合同谈判，组织合同履行，提交合同变更立项申请等工作；
计划合同部负责组织草拟合同商务部分文件，并组织合同谈判，办理合同会签，负责合同文件归档，组织合同变更文件处理，牵头组织合同争议、违约、解除等工作；
财务部参加合同会签，负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度、负责审查付款方式、保函等内容；
公司法律管理人员、纪检监察人员参加合同会签，按照职责分工，分别对合同是否符合法律规定、是否存在违法违纪、是否符合公司相关管理标准及流程进行监督及指导。

合同文件会签由计划合同部发起，负责在经法系统中会签流转，根据部门职责分工，合同文件经计划合同部负责人、合同承办部门负责人、财务部负责人、纪检、总会计师、分管领导、总经理顺序审查会签，经法系统会签流程完成后，自动导出合同流转单。

审核会签意见保留完整、具体。

公司严格按要求执行合同签约授权委托管理制度，公司按
公司授权管理标准办理授权书，公司法定代表人授权代理人按照授权的权限签署合同。

4、合同履行、结算及支付的审核流程：公司严格按照合同文件的规定的权利和义务，全面履行各类合同，严格合同变更与索赔处理，严格按照合同规定要求对方履行合同义务，严格按照合同规定进行付款。

结合合同条款设置条件，当合同项目实施进度达到结算条件时，合同承办部门提出下个月月度资金预算计划，经公司资金预算管理委员会会议通过后，及时在财务管控系统上报月度现金流量预算；
并牵头组织签署纸质付款单，纸质付款单经经办部门承办人、经办部门负责人、相关部门负责人、财务部、分管领导、总会计师、总经理签字同意后，在财务管控系统办理电子支付流程，随后连同合同要求的纸质资料（发票、收据等材料）交给财务部，由财务部门办理支付。

5、合同审核流程图：
承办部门负责合同立项，起草合同技术文件。

计划合同部负责草拟合同商务部分文件财务部负责审查合同是否符合国家财经法规、公司财务管理制度、负责审查付款方式、保函等内容。

公司法律管理人员、纪检监察人员按照职责分工，分别对合同是否符合法律规定、是否存在违法违纪、是否符合公司相
关管理标准及流程进行监督及指导。

计合部组织会签，并在经法系统中会签流转。

计合部合同流程发起人计划合同部负责人合同承办部门负责人财务部负责人纪检总会计师分管领导总经理（流程结束，自动导出合同流转单。

）审核会签意见保留完整、具体。

）2、合同管理方面好的经验和做法1、根据年度下达的物资采购计划，及早开展招标项目招标设计工作及技术规范书编制，积极做好技术和商务的沟通，确保商务条款与技术条款的完整性、一致性，确保技术规范书或采购文件的四级审核质量。

2、根据中标结果，积极开展合同谈判准备工作，根据评标过程资料草拟合同文件，重点对照招标补遗、澄清材料，在保证合同实质性内容不改变的情况下，草拟合同谈判纪要，做到技术与商务充分沟通，把招标遗漏、有争议的内容、**公司在管理标准的要求在谈判纪要中明确，减少合同执行过程中的争议；
确定合同谈判主谈人员，确保合同谈判有序、高效开展。

3、在工程建设过程中，计合部积极参加施工组织设计审查及工程例会，及时了解工程施工动态，积极参加工程变更方案讨论，从工程变更可行性、必要性、经济性方面进行复核，从源头强化工程变更的管理。

4、以合同为基础，以事实为依据，公平、公正、及时对工程变更单价及索赔进行处理，确保施工单位进度结算款的及时支付。

若个别变更单价未能及时达成一意见或未能及时审批的，为确保施工单位的进度款不受影响，在确保进度款支付安全的前提下采取协商确定暂定变更单价方式进行结算。

5、严格合同变更管理。

严格按照合同变更管理标准规定的流程办理合同变更手续，积极组织合同变更或合同争议谈判，坚持原则、充分沟通，及时处理合同争议问题，及时办理合同补充协议，确保流程规范、手续完整。

6、工程竣工结算是核定工程造价的依据，也是竣工决算编制和核定固定资产价值的基础。

**公司十分重视工程竣工结算的管理工作，提出了“提前规范，过程管理，最终把关”十二个字工作方针。

由于各参建单位工程管理水平良莠不齐，对结算工作的认识不同，采用的方式、方法也不同。

但往往存在一个认识上的误区，即竣工结算是工程完工后要办的事，而这样经常造成结算时项目不清，资料不齐，给结算工作带来很多麻烦。

为了避免这类情况的出现，**公司专门组织审计、设计、监理、各承包单位召开专题会议，就竣工结算管理工作的方式、方法进行互相交流、沟通，吸取好的经验，借鉴好的作法。

具体作法如下：
（1）单位及领导的重视是竣工结算工作顺利开展的前提，因此成立了竣工结算领导小组，由公司总经理担任组长，各有关参建单位负责人担任成员。

充分表示了各单位对这项工作的重视，也体出了这项工作的重要性。

（2）由于承包单位工作员变换较为频繁，而具体结算工作人员的稳定、连续性是非常重要的，因此成立了竣工结算工作小组，成员分别由业主、监理、各承包单位相关具体工作人员组成。

（3）结算资料的搜集整理是竣工结算工作的核心内容，根据结算资料的功能性质，把其划分成四个部分，第一部分是基础资料，即合同文件、招、投标文件及有关验收文件等；
第二部分是立项依据（即项目成立与否的依据），即设计图纸及修改通知、工程联系单、监理指示单及有关会议纪要等；
第三部分是工程量计算资料，即工程图纸、工程签证单及计算书等；
第四部分是价格及费用资料，即单价分析表、单价审核批复文件及竣工结算书等。

文件明确了资料整理的要求，提交的数量、表格的格式及其他需要注意的事项，这样保证了结算资料的规范、完整、统一。

三、存在的问题和困难及其产生的原因1、部分限下非招标项目（如电站税务咨询服务、验资服务等）因项目预算金额
过低，而满足条件的潜在投标人较少，且考虑到人工、财务成本等原因，潜在投标人往往不愿去外地投标，最终导致项目无人投标，建议公司将预算金额较低及潜在投标人较为单一的项目列为特殊单一来源项目直接采购或者由项目公司直接与潜在投标人采用竞争性谈判方式进行采购。

2、合同谈判、合同经法系统流转、合同签定及存档等均由计划合同部组织实施，合同承办人制度未能完全按照管理标准执行到位。

主要原因是合同管理的习惯性认识，当然也存在部门推脱的原因。

3、在施工阶段工程设计变更偏多，造成工程管理强度增加，难度增大，变更单价处理的商务问题增多。

如：砂石料加工及混凝土系统工程标招标阶段与施工阶图阶段混凝土标号变化较大，合同执行增加较多困难。

在工程施工过程中，由于设计单位在各标段实际使用的混凝土标号时未充分考虑在招标阶段编制的工程量清单，致使在实际使用的混凝土标号较原招标阶段清单中混凝土标号超出较多，造成在合同执行过程中变更工程量较大，变更单价处理困难，不利于合同执行。

4、监理单位管理水平企盼加强，由于监理人员业务水平良莠不齐，部分人员存在道德品质的问题，建议建立**公司层面监理人员的诚信档案。

**系统工程建设的任务较为繁重，因此选择一家责任心
强、业务能力高、协调能力强的监理队伍对工程的进度、质量、投资、安全、文明施工（包括环保）控制具有重要意义，目前**系统基建工程监理队伍基本上都在西北院、中南院、北京院及华东院等几家监理单位之间选择，上述几个单位在国内作为较大水电设计单位，承担的水电工程设计人员也较为繁重，因此大部分业务能力强、自身素质高的正式职工都留着本单位从事设计工作，在外承担监理业务的仅少部分为正式职工，大部分现场监理人员采取社会化用工解决监理人员缺口等问题，因此就造成了现场从事监理工作的人员水平参差不齐，个别职业素质较低的监理人员混于其中，个别监理人员在一家电站项目由于其玩忽职守或者职业素养不到位被项目业主清退离场后，又返聘到另外一家项目单位作为现场监理工程师，因此，在**公司层面，由于项目较多，作为行业领先的专业化抽水蓄能公司，可以进一步加强监理单位的规范管理，建议：一是结合工程建设实际，对管理标准和技术标准进行优化和完善；
在合同中明确监理、业绩考核评价标准，考评结果为后续评标工作提供依据；
二是参照国内信用卡制度，建立**公司层面监理人员从业诚信档案，对于在**系统内基建单位由于自身问题导致清理退场监理人员，在**公司其他单位也不能录用，同时可与国内其
他水电单位进行诚信档案共享，杜绝监理人员东家吃完吃西家，或者做一天和尚撞一天钟的想法，加强其自律管理。

5、在物资类合同的执行过程中，供货商未严格按照供货期及时供货的现象时有发生。

如**公司的《火灾报警及消防控制系统采购合同》，要求交货期为2012年8月15日，但直至2013年8月底合同范围内货物才基本到齐，对**电站消防系统的安装调试造成较大影响。

以上情况产生的原因主要为供货商对合同执行不够严谨，零部件漏供、错供等现象比较普遍。

4、有关审计及依法治企检查过程中发现的合同管理问题整改情况1、35KV施工电源输变电工程勘察设计合同与主设计合同重复的问题。

已经与中水华东院进行了沟通，双方协商同意从主设计合同中扣减已经支付的42.5万元设计费，**公司计划2014年６月底前与中水华东院签订补充协议。

2、**电站接入系统二次部分设计合同与主设计合同重复的问题。

经与中水华东院进行多次沟通及协商，暂未确定处理意见。

**公司将继续与中水华东院沟通，根据接入系统二次部分设计合同规定的内容，厘清应包含在主设计合同的费用，争取于2014年6月底前与中水华东院形成共识，并将结果上报审计部。

3、移民征地包干合同重复支出实施规划设计费用的问题。

**公司与**市**县人民政府签订的包干协议中的包干费用是按
照2006年审定的福建**抽水蓄能电站可研设计报告第九篇《建设征地和移民安置》的工作内容（2006年7月），按总投资10,477万元签订的包干协议，其中实施规划设计费用151万元。

由于2007年7月《水电工程建设征地移民安置规划设计规范》（DL/T5064-2007）发布实施，根据新的的设计规范，**电站移民安置大纲和规划报告进行修订和完善，并于2007年10月通过水规总院的审查，并出具《福建**抽水蓄能电站移民安置规划报告审查意见》，经审定的建设征地和移民安置补偿费用为10926.9万元，其中实施规划设计费为101.91万元（按审定的建设征地和移民安置补偿费用6793.67万元的1.5%计算），移民征地实施按重新审定的费用进行实施补偿。

**公司与中水华东院进行多次沟通及协商，暂未确定处理意见，**公司将继续与中水华东院沟通，争取于2014年6月底前与中水华东院形成共识，并将结果上报审计部。

4、监理合同管理界面不清且存在重复计费移民监理合同涉及重复计取移民监理费用121.29万元。

2007年10月，**公司与福建省诚远库区移民工程建设监理中心签订了水库淹没处理及移民安置综合监理合同，合同金额为121.29万元。

实际该项工作和费用已包含在2007年10月前**公司与**市**县人民政府签订的征地移民包干协议中。

整改情况：根据**公司与**市**县人民政府签订的征地移
民包干协议中的第三条第五点规定“监理单位由甲方聘用，费用由甲方负责支付。

121.29万元费用包含在乙方包干费用中”，按照协议规定，移民安置综合监理费由甲方支付，并从移民包干费用中扣减，实际费用支付未重复。

**公司将加强合同管理，厘清合同管理界面，明确合同条款内容，杜绝此类事情再次发生。

5、《电力电缆采购合同》总价为1189.06138万元，经**公司统计，涉及到补充采购的电力电缆共有14种规格、总价为207.0986万元。

合同变更的原因主要有：（1）设计漏项造成采购量不足；
（2）设计深度不足，设计修改较多，部分设计修改通知单中无工程量变化估算，造成后续补充采购的电缆数量统计不足；
（3）设计余量不足，实际敷设量大于设计量。

控制电缆也存在同样问题。

**公司后续将会统计因设计原因造成的合同变更信息，根据设计合同中规定的考核办法，加大对设计方面的考核力度。

6、审计发现因物资供应不及时或不足引起索赔主要有8项，涉及金额应为584.6万元。

一部份：其中5项索赔，金额约430万元，是由于2010年10月-12月期间**省政府对高能耗企业的生产用电进行调控，
影响**水泥股份有限公司水泥的正常生产，造成海螺水泥供应紧张，供货方未能按照合同供应水泥，造成各标段甲供水泥断供，致使发生窝工索赔。

政府对高耗能企业生产用电进行调控造成水泥生产不正常属于不可抗力因素，造成损失应由双方各自承担，故无法向水泥供货方反索赔。

水泥断供发生后**公司及时采取应急采购措施，另行签订水泥供应合同，保证工程顺利实施，防止损失进一步扩大，并于2010年12月底与原水泥供货方签订合同终止协议。

另一部分：其中3项索赔，金额约154万元，分别是由于肘管到货延误、#1机球阀到货延误、#1机转子到货延误造成机电安装标的窝工索赔。

**公司将根据《福建**抽水蓄能电站机组及其附属设备采购合同》（合同编号：XY04ZJ/C5）有关合同违约条款的规定，与厂家就供货延误违约索赔事宜进行协商，计划于5月底前向设备供应厂家东方电气集团东方电机有限公司提出索赔，要求其承担设备延迟交货造成的损失，以维护公司的合理权益。

7、工程基础管理有待加强一是重要合同资料归档不全。

如2006年4月与中水华东院签订了可行性研究设计、招标设计及施工图设计阶段勘察设计科研合同招投标、评定标资料未归档。

二是合同要素信息不全，无合同签订时间或签订时间未填
写等。

如2012年8月1日，**公司与中水华东院签订了可行性研究、招标及施工图设计阶段勘察设计合同补充协议，协议无签订日期。

整改情况：**公司将与原招标代理公司联系，收集可行性研究设计、招标设计及施工图设计阶段勘察设计科研合同招投标、评定标相关资料，并进行归档。

**公司将加强资料归档管理，对所有签订的合同进行梳理，完善及整改合同签订手续，并将加强合同管理，提高精益化管理水平。

5、对公司合同管理工作的意见和建议1、合同管理岗位人员设置偏少，建议增加人员配置。

在基建期应增加计划合同部合同管理人员配置，考虑到合同管理的专业性，可考虑合同归口管理改为计划合同部；
在生产期由于合同合同部撤销，应确保合同归口管理部门法律事务管理人员到岗、到位，真正做到履职尽责。

2、进一步强化合同承办人制度执行落实。

根据部门职责分工，采取“谁立项、谁承办”的方法，明确合同承办人，强化合同承办人履行职责，规范合同审核流程，加强监督检查。

3、建议加强对专兼职法律人员取证培养，使法律工作人员尽快取得相关的工作岗位证书，做到持证上岗，合理、有效规避招投标及合同管理工作过程中涉及的法律风险。

4、对于处于基建转生产的项目公司，建议公司结合运维一
体化管理工作的推广，进一步优化明确生产期合同管理岗位设置，指导基建转生产过程中基建尾工项目和生产项目合同采购管理合理对接，为电站向生产过渡奠定良好地基础。

5、建议在经法系统中增加**公司最新使用的各类合同范本，并及时进行更新及完善，便于项目公司草拟合同文件，规范合同管理。

—1—本文来自xxxx。