商务人士必备的商务沟通技巧

商务人士必备的商务沟通技巧 摘要：商务沟通是商业人士日常工作的基本行为。在商务活动中只有善于沟通的人，才能广交朋友，发展客户，获得客户的信赖、支持与合作，建立良好人际关系，创造商机，打开局面。 关键词：倾听技巧 语言表达技巧 书面沟通技巧 商务沟通是商业人士日常工作的基本行为。无论是组织内部的团队合作，还是组织与外部客户的商务洽谈、产品推销或是与合作伙伴的业务协商等，都离不开沟通。戴尔·卡耐基曾说：绝大多数职业人士在工作和事业上的成功，25%靠天才和能力，而75%靠沟通。现代社会是个开放的社会，人际交往与合作越来越频繁。作为商务工作人员，广泛与社会各种各样的人打交道，更需要掌握一定的沟通技巧，提高沟通能力。一个善于沟通的商务人士，才能创造和谐，控制局面，把握机会，在理智、公平的氛围中获得对方的合作与支持。 一、倾听的技巧 不论是在社交场合还是工作场合，善于倾听是一个人应有的素质。倾听是表现个人魅力的大好时机，倾听是给予讲话者最好的礼物，倾听表示对说话者谈话充满了信心，能使对方产生一种被尊重的感觉，从而赢得其好感。 商务交往，是一个平等、双向的交流沟通过程。在这个过程中，不可能总是处于”说“的位置，而是需要学会很好地倾听。有位专家的研究表明：人们每天花在与人沟通的时间中，9%用于写东西，16%阅读，30%说话，45%倾听。“听”是“说”的基础。“听”是有效沟通的前提。一些专家认为：沟通并没有什么特别的秘诀，最重要的就是倾听对方的说话，这比任何阿谀奉承都更为有效。学会倾听，才能集思广益，明辨是非。倾听的技巧主要有： （一）全神贯注地倾听 当对方讲话时，要把注意力集中在讲话人的身上，表现出对其讲话内容的兴趣，这一来体现了对交谈对象的尊重，表明愿意倾听对方的讲话；二来可以听出对方的弦外之音，获得重要的信息，掌握关键所在，为说服对方寻找突破口。 （二）不可轻易打断对方的讲话 当对方说话时，特别是说到兴致很高时，不可轻易地打断对方的谈话，当有分歧或需要补充说明时，也最好等到对方讲完再提问或发表自己的见解。如果有必要插话时，也要先向对方打招呼，说声对不起，再插话。简短插话完毕后请对方接着讲。否则，可使对方不快。 （三）准确的理解对方的谈话 倾听是一个能动性的过程，是一个对感知的信息经过加工处理后能动地反映自己思想的过程。在倾听中，一个重要的技巧就是要学会在倾听中正确理解对方的谈话内容，及时捕捉对方传递出的信息，观察对方的言谈举止，动作表情，继而分析、判断对方的意图，为进一步的商谈做充分的准备。 （四）适时适度的提问、反馈 在商务交往中，人们更倾向于彼此进行语言交流，而不是一味的倾听。如果一方一言不发，只是一味的听，另一方就会没有交谈的兴趣，不讲或少讲了。不利于交流沟通。所以，在倾听中，应专心地听，并适时、适度、有针对性地提出问题或不时地向对方发出应和，表现出对谈话内容的重视。 实现商务交往。 （五）把握成交机会 商务谈判中，主要的目的是促成交易。所以，在倾听中，要细心领会，分析对方交谈意向，把握成交机会。该成交时主动提出，不可在一些小的细节上争执不休，失去商机。 二、语言表达的技巧 语言是人们交流思想感情，表达情意、增进了解的主要手段，是重要的沟通方式。在商务职场上，拥有高超的说话技巧，往往就能达到事半功倍的效果；拥有良好的语言交际能力，就能得心应手地进入职场；就能轻松自如地进行有效的沟通；就能在商务谈判中掌握主动；就能获得客户的信赖并发展客户；就能在会议或演讲中彰显个人魅力，使事业无往而不胜。作为一个商务工作者，必须掌握好以下语言表达的技巧： （一）尊重对方 作为商务工作者，面对的人很多，可能是上级领导或下级同事；也可能是供货商、经销商；可能是政府职能代表；可能是消费者或其他商业企业人士。与他们交谈，谈话的场合不同，谈话的内容不同，因此交谈沟通的方式也不同。但无论是与谁谈，一个重要的技巧就是要拥有良好的态度和语气，尊重对方，以礼待人，让对方感到平等、真诚。良好的态度是与人交谈的基础，和气的交谈是生财之道。 （二）谈吐文雅 谈吐文雅是增强个人魅力，提升个人形象的主要要素。在交谈中，要多使用礼貌用语，言辞得当，表述有条理，语言简洁、生动、鲜明，即干练又温文尔雅，方能显现出一个人的能力。谈话中，可以适当地使用俗谚俚语，巧妙地使用富有时代特征的专业术语，来增强语言的感染力。 （三）话题适宜 谈话前，首先要了解对方的喜好、个性特征和心理状态，选择好话题。多谈对方愿意听的，能让对方感到愉快的话题。要根据不同人的心理需求说不同的话，对一些不太愉快的话题，又必须面对时，要讲求策略。比如，商谈索赔、讨价还价、讨债等容易引起矛盾或出现僵局的谈话，就需要慎重思考。既要坚持原则，据理力争，维护自己一方的利益，还要理解对方，避免冲突。只有突破僵局，双方相互理解，相互让步，才能获得商机。 （四）赞扬对方 赞扬别人，是一种促进友好关系的催化剂。每一个人都希望得到对方的肯定，看到其优点和长处，肯定其价值。所以，在商务活动中，无论你面对的是谁，都要发现对方的长处，从中找到可以让你称赞的优点，并及时的予以夸赞。特别是当对方表明自己的观点后，先要对其肯定，需要反驳时，也要婉转，且不可指责或斥责对方。 （五）平等相处 买卖是公平的交易。买卖自由，不能强买强卖。所以，在与客户交易中，要平等相待，公平交易。不可出言不逊，咄咄逼人。当不能与对方达成一致意见或出现分歧时，也要尊重对方。 （六）真诚友善 每个人都喜欢与真诚友善、和蔼可亲的人打交道。据心理学家测验：一个友善诚恳、和蔼可亲的形象，或一张笑容可掬的脸颊给人的心理作用是愉悦，促使大脑各部位的中枢神经细胞高度活跃——尤其是语言区神经细胞高度活跃，处兴奋状态，给人留下美好的印象，相反，是一个凶巴巴的形象，或是一张表情冷漠的脸孔，给人的心理作用是：憎恶加恐惧，促使大脑各部位的中枢神经细胞严重抑制，处沉抑状态，给人留下难以消遁的持久性恶感。由此可以推断：一个商务工作者，在商务活动和社交场合，面带微笑，表现出发自内心的真诚友善，才会赢得客户的信赖，为获得商机打下基础。 三、书面沟通技巧 在商务交往中，除了口头语言沟通之外，还有一项重要的语言沟通方式就是书面沟通。 现如今，随着通讯设备的先进、便利，很多人便不再重视书写了。事实上，在商务活动中，书面沟通使用频率虽然不高，但他传递的信息量则更大，规范性更强，有一定的精准性、权威型、说理性，适合存档，必要时还可作为法律证据。所以，书面沟通方式是不可替代的。书面沟通的技巧是： （一）要符合商务文书的基本格式 常用的商务书面沟通形式主要有：商务信函、电报、字条、合作意向书、协议、商务合同、计划书、调研报告、活动策划、商品说明、广告、通知、海报等。无论是何形式的书面沟通，在攥写时首先要符合基本格式要求，如文头、称谓、标题、正文、结尾语、落款人或单位、时间等。这是书面沟通的规矩。也代表了书写者的能力水平。 （二）书写文字要清楚工整 无论是打印还是手写，一定要注意字迹清楚工整，标点符号正确，语句通顺，段落分明，不写错别字。这样，才会给对方留下良好的第一印象。当人们阅读一篇文书时，看到的是字迹拥挤，段落不清，马上就没有了阅读的兴趣，不利于文书信息的传递。所以，要注意封面的设计、文字编排、段落清晰、页边距合理、字体大小适中、插图或表格规范。这些细节都在反映着一个人的工作能力、工作水平、工作态度。 （三）标题明确 当人们收到一封信函或电子邮件，首先是看题目或事由的，然后才确定是否要看其具体内容。如果题目没能引起兴趣，可能就会放弃阅读，这就会失去文字传递信息的机会。比如，商务工作中，经常看到一些发送的电子邮件在题目栏中没有说明何事由，便被当做垃圾文件删除了。所以，题目或事由一定要引起阅读者的关注。 （四）表述清楚准确 写商务文书，目的是要让对方能够看明白，理解意图，并接受传递的信息，所以，对表达的思想、观点、意见、建议、安排的事宜、事件等的描述要简洁、完整、清楚，对各种数据的提供要准确可靠。特别是商务信函，经常要对商品的价格、款项的收付进行磋商，如果表述不准确，模棱两可，就会发生歧义，甚至引起经济纠纷。 （五）内容完整有逻辑 商务文书的书写内容必须完整，该写的事由要全部写进去，不能有遗漏。比如报价函要求必须将商品名称、规格、型号、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明白无误的告知对方。其他文书也类似。这就要求既要保证内容的完整性，还要注意叙述的逻辑性，层次分明，清晰易把握。 （六）语言适当得体 商务文书的书写，既是为了实现某一特定的目标，同时，还可以通过文书促成双方的相互了解，增进友谊，树立良好的形象。因此，在行文时，注意采用恰当地称呼，使用礼貌用语，语气使用要讲究策略。要根据对象、场合、具体事宜选择相应的措辞。比如，在常用的推销信函中，不能过分的吹嘘，夸大产品的性能，采取强买强卖。写索赔函、拒赔函、催款函、催装函等要把事情讲清楚，说明理由，表明自己的态度。对长期合作的有信誉的老客户，更要言辞委婉，维护关系。对不熟悉的新客户，要表明愿意相互支持，密切合作。对不讲信誉的可视情况表明态度，直截了当，不卑不亢。 总之，商务沟通在商务活动中十分重要，作为商务工作者，应该