办公文秘-秘书实务第四章1会前 精品
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三、实训内容
根据以上内容，拟写会议计划书。
会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会 议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会 议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
示例：
北京×公司会议计划书
一、会议日程安排
1.会议时间：2011年6月15日—6月18日（三晚）。
4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间， 作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、 饮料等）。
5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游 戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。
会议筹备组
×年×月×日
实训项目二：制作并发送会议通知Hale Waihona Puke Baidu
一、实训目标
掌握会议通知的一般写作方法。
企业秘书工作实务
主讲：文晓玲
第四章 会议管理（办会）
一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾
教学目的
1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力
引言
“办会”是秘书工作的重要组成部分。优 秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相 关技能，学习组织会议的方法和注意事项， 熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自 身的从业素质和技能。
三、实训内容
根据以上内容，编写会议通知。
四、相关知识
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组 织者同与会者沟通的重要渠道。
（一）会议通知的类型
1.口头通知
优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话（传真）通知
大多数会议都采取这种方式通知。优点是快捷、准确、到位，一般情 况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。
3.书面通知
是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要 提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。
4.电子邮件通知
是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一 目了然。目前采用得越来越多。
（二）会议通知的写法和格式
会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会 议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联 络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点、 交通工具路线。
2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18日 返程（17日会有一些代表提前返程）。
二、会议人数
共计约120~150人。 三、会议各项收费标准
1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C） 三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。
二、实训背景
大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司 会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。 此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加， 要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话 61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人 员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行 南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟 通问题进行发言。
点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会
后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细 致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单， 实则有着很高要求的工作。
小知识
会议工作流程：
会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议
议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与 会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议 通知，制定会议须知、申请会议经费。
3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐
全。地点：海天大酒店三楼308。
收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会 议服务等。
4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配
会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。
5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美
摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。
6.用车安排：55座金龙客车三辆。
7.参观计划：17日参观××（全天）。
四、接待工作
1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务
用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责
安排合房工作，避免出现空余床位。
2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。
3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点 等提示。
制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： 1.标题
一般有两种：
（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行
会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议
值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。
会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要
，结算会议经费，评估会议效果。
实训项目一：拟写会议计划书
一、实训目标
掌握会议计划书的写作内容。
二、实训背景
吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日 （星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业 生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体 会，并征求毕业生的意见、建议。
一、会前准备
案例导入
张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特 别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会 ，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她 及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议
企业文化的中间层次，是……
的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会 议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出
企业文化的核心，反应……。
了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先 没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排 也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时
收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员 费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别 担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作 的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯 定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就 是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看 我们工作做得是不是够细致、扎实。”
根据以上内容，拟写会议计划书。
会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会 议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会 议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
示例：
北京×公司会议计划书
一、会议日程安排
1.会议时间：2011年6月15日—6月18日（三晚）。
4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间， 作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、 饮料等）。
5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游 戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。
会议筹备组
×年×月×日
实训项目二：制作并发送会议通知Hale Waihona Puke Baidu
一、实训目标
掌握会议通知的一般写作方法。
企业秘书工作实务
主讲：文晓玲
第四章 会议管理（办会）
一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾
教学目的
1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力
引言
“办会”是秘书工作的重要组成部分。优 秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相 关技能，学习组织会议的方法和注意事项， 熟悉和了解会议活动的基本常识，提高自 身的从业素质和技能。
三、实训内容
根据以上内容，编写会议通知。
四、相关知识
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组 织者同与会者沟通的重要渠道。
（一）会议通知的类型
1.口头通知
优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话（传真）通知
大多数会议都采取这种方式通知。优点是快捷、准确、到位，一般情 况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。
3.书面通知
是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要 提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。
4.电子邮件通知
是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一 目了然。目前采用得越来越多。
（二）会议通知的写法和格式
会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会 议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联 络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点、 交通工具路线。
2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18日 返程（17日会有一些代表提前返程）。
二、会议人数
共计约120~150人。 三、会议各项收费标准
1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C） 三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。
二、实训背景
大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司 会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。 此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参加， 要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽，电话 61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以及人 员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将进行 南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内部沟 通问题进行发言。
点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会
后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细 致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单， 实则有着很高要求的工作。
小知识
会议工作流程：
会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议
议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与 会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议 通知，制定会议须知、申请会议经费。
3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐
全。地点：海天大酒店三楼308。
收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会 议服务等。
4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配
会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。
5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美
摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。
6.用车安排：55座金龙客车三辆。
7.参观计划：17日参观××（全天）。
四、接待工作
1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务
用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责
安排合房工作，避免出现空余床位。
2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。
3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点 等提示。
制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： 1.标题
一般有两种：
（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行
会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议
值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。
会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要
，结算会议经费，评估会议效果。
实训项目一：拟写会议计划书
一、实训目标
掌握会议计划书的写作内容。
二、实训背景
吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日 （星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业 生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体 会，并征求毕业生的意见、建议。
一、会前准备
案例导入
张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特 别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会 ，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她 及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议
企业文化的中间层次，是……
的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编发会 议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出
企业文化的核心，反应……。
了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先 没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排 也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时
收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员 费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别 担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作 的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯 定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就 是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看 我们工作做得是不是够细致、扎实。”