行政接待管理规定

成都名人居门窗有限公司

行

政

接

待

管

理

规

定

人力行政中心

目录

一、总则

1.目的及意义

2.适用范围

二、行政接待要点

1、常用礼仪：介绍/握手/名片/电话/引领/乘车/宴请

2、接待规格：

（1）接待等级划分

（2）接待物料及人员划分

3、接待计划制定

三、接待流程

四、相关标准

1、接待人员着装要求

2、接待人员职责要求

五、费用预算

1.《单次接待费用审批权限表》

2.《费用预算审批流程表》

六、附则

小贴士：泡茶基本知识：茶叶/温度/器具

第一章总则

一、目的及意义

为进一步加强和提高公司行政接待工作水平，规范各类行政接待活动，充分展现公司良好企业形象，特制定本制度。本制度中所称的行政接待，是指公司在日常工作中为开展各类经营业务需要而发生的接待、会务、应酬等活动。

行政接待是行政办公中最基本、最重要的工作之一。是作为行政办公人员的一项重要工作，是企业对内沟通、对外联系的纽带，行政接待直接影响着企业的形象。

二、适用范围

本制度适用于成都名人居门窗有限公司各职能部及事业部（以下简称“各部”）。

第二章行政接待要点

一、常用礼仪

企业行政办公人员应具备一定的接待基础知识，其中，最重要、最常用的的便是接待礼仪方面的知识，包括介绍礼仪、电话礼仪、引领礼仪、乘车礼仪、宴请礼仪等知识。

（一）介绍礼仪

比较常见的介绍形式是指行政人员的自我介绍，或者以第三方身份介绍宾主双方。介绍礼仪涉及介绍、握手、递名片等方面。

1、介绍

无论是自我介绍还是介绍他人，均应遵循一定的先后顺序，如下表：

2、握手

介绍之后，通常会行握手礼。握手时的顺序、手势、力度等都有一定讲究，阐述见下表：

3、递接名片

递接名片也是介绍礼仪中很重要的一部分，具体包括名片递送、接收及收存三部分。

递送名片时，应双手持名片，将名片上的文字正向对着对方，由尊而卑、由近及远递送。

接收名片时，应双手接过，并认真默读一遍，以示尊重。

收存名片时，应将名片收入名片夹，或上衣口袋里，或暂放桌上。（二）电话礼仪

各部在对内、对外业务中每天都会接听或拨打电话，电话语言使用得当与否，对企业形象有直接的影响。下图为接听、拨打电话的标准程序和注意事项：

接听电话

见附件1《接听角本》

拨打电话

见附件1《拨打角本》

（三）引领礼仪

引领，

是指在接待客人时，为其亲自带路，或陪同前往目的地的过程。在引领的过程中要注意正确的引领方法和手势。（人与人的安全间距是1.2米。）

楼梯引领：引领客人上楼是，应让客人走在前面，引领人员走在后面；引领客人下楼时，应由引领人员走在前面，来宾在后面。

电梯引领：乘坐无人控制的电梯时，引领人员应先入后出，以操作电梯；乘坐有人控制的电梯时，引领人应后入先出，以便控制电梯外侧的按钮。

走廊引领：引领人员在客人两三步之前，配合步调，让客人走在走廊中央，自己走在走廊一侧。 （四）乘车礼仪

乘车礼仪一般涉及座次安排、上下车顺序两方面。（如图所示）

如上图所示，座位标注的1、2、3、4顺序，按照乘车人的重要程度依次排列，下车顺序一般遵循“客人、尊长、女士先上车，后下车”的原则。

（五）宴请礼仪

行政接待避免不了要宴请客人，行政办公人员要熟悉和掌握一些宴会礼仪，如桌次安排、席位安排及相关的用餐礼仪。

1.桌次安排

以右为上，餐桌分为左右时，以面门为据，居右之桌为上；以远为上，餐桌距离正门有远近之分时，以距门远者为上；居中为上，多张餐桌并列时，以居于中央者为上。（如下图）

2.席位安排

面门为上，对着门口的席位为主位，背对着门口的位置为次位；

主宾居右，即主宾在主位（第一主人）右侧，主宾较尊贵的也可以入主位；好事成双，即每张餐桌人数为双数。

二、接待规格 （一）接待等级划分

行政接待人员根据来访客人的身份，确定接待登记。接待等级主要分为A 、B 、C 、D 四个等级，见下表：

行政接待人员应根据来访客人身份，来访目的等确定接待规格。接待规格确定以后，还应将企业主要陪同人员姓名、身份及接待安排事先告知来访客人。 （二）接待物料划分

根据接待规格的不同，使用的接待物料（车辆、住宿、就餐地、餐标、茶水、礼品、宣传物）都不同，详细明细见附件2《接待物品明细表》。 三、接待计划制定

接待计划是对接待工作所进行的具体规划和安排。

制定完善的接待计划。可使接待工作有条不紊、按部就班地开展、接待计划一般包含四个内容，见下表：

制定接待计划的步骤：

1.掌握背景资料：明确客人来访目的，了解来访客人的基本情况，掌握来人数、客人姓名、性别、身份、民族、性格、爱好、饮食习惯等信息。确保接待计划和准备工作更具有针对性。

2.拟定接待计划：拟定详细的接待计划，可根据实际情况根据上表内容进行草拟。

3.沟通接待计划：与企业内部相关部门沟通草拟的接待计划，敲定接待时间、内容、人员分工等具体事项，与来访客人沟通接待日常安排，征求对方意见。

4.接待计划报批：接待计划报企业领导审批通过后方可执行。（职能部门报副总裁审批；事业部报事业部第一负责人审批）

第三章接待流程

流程说明：

1.由相关部门提出接待申请，并填写《接待申请表》及《贵宾信息表》。

2.流程2及流程4中的审批：AB级的接待由事业部第一负责人进行审批；CD级由部门第一负责人进行审批。

3.编制方案、提交预算：AB级接待由人力行政中心/人力行政进行方案编制，相关部门进行贵宾信息提供；CD级接待由相关部门编制接