仪器设备的管理和控制程序

1目的

为了保证检测/校准结果的正确、可靠，对仪器设备进行的有效管理控制，特制定本程序。

2适用范围

本程序适用于检测工作用仪器设备的购置、验收、建档、使用、维护、标识修理及报废等过程。

3职责

3.1中心主任负责组织相关人员进行仪器设备的申购、日常管理及报废的批准。

3.2技术负责人负责填写仪器设备的购置计划，并负责组织人员进行设备的验收、调试、维护、维修、停用、降级的审批使用。根据设备的检测工作的需求，组织人员编制设备的作业指导书、仪器设备维护保养计划。

3.3设备管理员负责仪器设备的验收，建立设备管理档案和仪器设备的定期送检和标识，维修，提出停用、降级建议。

3.4采制化人员负责仪器设备的使用、维护、保养等工作。

3.5资料管理员负责仪器设备档案管理。

4工作程序

4.1所购买设备的配置

本中心配备了正确进行检测所要求的所有检测设备，包括数据处理与分析设备，保证对检测结果的准确性有影响的关键检测设备均为自有设备。详见LHMJ/CX01-05-2014《服务和供应品的采购控制程序》。

4.2设备验收

4.2.1开箱验收

设备到货后，设备管理员协同采制化人员，根据《仪器设备购置申报表》和购买合同的技术要求，对新购买设备进行开箱验收，检查设备说明书的技术指标是否满足

购买合同的技术指标要求，并填写《购入仪器设备验收单》。根据合同规定的技术要求和相应的标准、规程、使用说明书等对仪器设备的性能及技术指标进行质量验收。验收内容包括：

a检查外观是否完整无缺；

b仪器设备的合格证和标志的符合性；

c核对厂名、厂址、规格型号、数量是否与合同符合；

d对照装箱单检查应配带的专用工具、附件、和技术资料是否齐全。

4.2.2新购买设备的检定/校准

开箱验收合格后，设备管理员根据设备在检测中所使用方法的技术指标要求，以及设备说明书中的技术指标要求，协助技术负责人共同制定出该仪器设备的检定/校准计划，然后由设备管理员进行外委检定/校准。

4.2.3新购买设备的校准验收

新购买的设备经检定/校准后，设备管理员根据校准证书中的校准结果对仪器设备进行计量确认，检查校准结果是否达到合同规定的技术要求和相应的标准、规程、使用说明书等对仪器设备的性能及技术指标的要求。并填写《购入仪器设备验收单》。

4.2.4设备台帐录入

设备经验收合格后，设备管理员在《仪器设备台帐》中进行设备登记。设备管理员在设备上加贴绿色“合格标签”后，设备方可投入使用。

4.3设备档案

4.3.1设备管理员填写设备档案，进行设备档案建立工作，设备的档案主要包括：

a基本情况登记，其中包含设备编号、名称、型号、出厂编号、制造商、存放地点等；

b说明书及软件光盘清单；

c检定/校准证书；

d服务和供应品验收单；

e仪器设备使用记录；

f仪器设备定期维护记录；

g仪器设备维修记录等。

4.4设备标识

4.4.1设备档案编号由三部分组成：MJ (煤检中心拼音缩写) -CY(采样设备)/ZY(制样

设备）/HY(化验设备）-**（数字表示设备的顺序号），设备按照采样、制样、化验依次排列。

4.4.2状态标识

仪器设备实行“三色”标志管理，即合格证（绿色）、控制使用（黄色）、停用（红色）标志管理，检测标志由设备管理员根据检定结果实施。

4.4.2.1发生以下情况应使用合格证（绿色）

a计量检定/校准（包括自校）/测试合格者；

b设备无法检定，经对比或核查符合技术要求可以使用者。

4.4.2.2发生以下情况应使用控制使用证（黄色）

a多功能检测设备，某些功能已丧失，但部分检测工作所用功能正常,且经校准合格者；

b测试设备某一量程精度不合格，但检测工作所用量程合格者；

c降级使用者。

4.4.2.3发生以下情况应使用停用证（红色）

a检测仪器设备损坏者；

b检测仪器设备经计量检定不合格者；

c检测仪器设备性能无法确定者；

d检测仪器设备超过检定周期者；

e过载或处置不当；

f给出可疑结果、或已显示有缺陷或超出规定限度时。

4.4.3实验室配制的所有试剂（包括纯水）应加贴标签，并根据适用情况标识成份、浓度、溶剂（除水外）、制备日期和有效期等必要信息。

4.4.4标识的使用及注意事项

4.4.4.1设备状态标识由设备管理员委托厂家进行统一订购、印制和使用，设备使用人员不得私自修改或更换设备状态标识。

4.4.4.2设备使用人员使用设备前应检查设备状态标识是否完好，若设备状态标识模糊或丢失，应及时通知设备管理员进行处理。

4.4.4.3设备使用人员使用设备时应根据不同的设备状态标识来使用设备，尤其应注意限用标识中的有效范围。

4.4.4.4严禁使用带有红色停用标识的设备进行检测工作。

4.5仪器设备的使用及注意事项

4.5.1技术负责人根据设备的检测工作的需求，组织人员编制设备的作业指导书。

4.5.2设备使用人员必须了解设备说明书和掌握作业指导书，并且经过培训、获得授权之后，方可操作设备。

4.5.3使用设备的采制化人员在操作设备时，应严格按照作业指导书进行，并且注意说明书中规定的设备参数及适用范围，严禁超负荷、超范围、过载等违规操作，如果设备有过载或处置不当、给出可疑结果、或已显示有缺陷或超出规定限度时，应立即停止使用，并按照4.4.2.3要求挂红色标识, 直至修复且经过校准或测试表明能正常工作。设备使用和维护的最新版说明书（包括设备制造商提供的有关手册）应统一存放在设备档案中以方便实验室有关人员取用。

4.5.4设备使用人员操作设备前应对设备状态进行检查，检查内容包括：

a检查设备是否有绿色合格标识或黄色控制标识；

b检查设备是否在校准有效期内；

c检查设备通电后是否工作正常；

d必要时，须对设备进行自校准。