我国古代秘书工作制度

我国古代秘书工作制度

为了学习和继承丰富历史遗产,做到“古为今用”,更好的开展对秘书学理论的学习、研究和实践活动,下面,对我国古代一些主要秘书工作简要介绍。

1,文书用印制度。印章是信用与权力的标记,印章的使用始于商周,时称“玺”。秦律还规定,对盗用官印者依伪造罪惩办,严防未加印玺的或假印玺的文书出现。说明我国古代对印玺的管理是很严格的。文书加盖印章说明发文机关对该文确认无误,增强了文书的权威性和有效性,直到现在,文书用印仍然是秘书工作的一项重要的制度。

2,副本制度。著作、书籍或文件的正本以外的复制本称副本。文书的副本制度是从西周建立起来的。西周时期,凡重要文书大多有副本多份,分存各处。副本制度的建立,对于保存真实可靠的历史资料具有重要意义。

3,文书译传制度。我国春秋战国时期即有邮驿通信,邮驿即古代传递文书所设的馆舍。唐代译传制度已相当完备,每隔三十里设一驿站,用于传送文书。到了清代译传发展的更加完备,每十五里设急递铺一所,公文到铺,立即登记,随到随递,不能延误。历代译传制度的建立和逐步完善,保障了公务文书的畅达和政令的推行,同时也为后代的邮驿事业提供了可贵的经验。

4,一文一事制度。一文一事就是在一份公文中只能叙述一件

事情,不同的事由不得混于一文。这一撰拟公文的原则在唐代就已形成了。一文一事作为文书撰制的一项制度规定下来,加快了文书的处理速度,既利于保密,又提高了办事效率,因而这一行之有效的制度一直沿用至今。

5,秘书工作的保密制度。秘书工作的保密制度是从秘书工作产生的时候就开始形成的。秘书官员作为历代统治者的近臣,必然要接触到许多国家机密,这些直接关系到统治者的利益。因此历代统治者都十分重视秘书工作的保密工作,对秘书官吏

有很高的保密要求并制定了严格的保密制度。如西周时,用金属封缄的夹子收藏一些最机密最重要的文书。秘书工作的保密工作始终时秘书工作的一个重要环节,现代文秘工作仍不例外。

6,贴黄、引黄制度。贴黄、引黄是古代文书撰写与处理所形成的一项制度。在唐代,敕书是用黄纸写的,如有需要改正的地方,就用黄纸贴上,然后改正,称为“贴黄”。对一些篇幅较长的文书将其内容要点引出,书写于文书封面或文首称为“引黄”。这些制度的形成便于分清文书的轻重缓急,从而提高文书的处理效率。明清时代的奏章贴黄制度对于解决公文的繁冗以及加快文书的处理速度起了一定的促进作用。现代公文处理中的来文摘要以及补充说明均可溯源于此。

我国古代秘书除以上工作制度外,在其他方面,如公文的用纸、文书的批复或批办、文稿的处理以及所用字体都有一系列的规定,这些秘书工作制度的不断发展和完善,奠定了现代秘书工

作制度的基础。