文书档案文件级目录数据库结构和著录细则

一、著录项目


包括题名、文件编号、责任者、秘级与保管 期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代 码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文 档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主 题词和关键词、人名、附件、提要与附注项 等。 对照列表可以看出，这些项目有必著不可为 空、必著可为空和选著项目三种。
二、著录格式
K、脱机载体编号:格式为 组织机构代码——存储载体代码——排列 顺序号 存储载体代码：CD表示光盘，MT表示磁带， MD表示磁盘。 例如：434010-CD-001， 即档案局-光盘第一盘。
8、稿本 指档案文件的文稿、文本。依实际情况 可著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、 蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印 本、各种文字本等。 9、载体形态 以纸质为载体的档案一般不著录。其他 载体类型据实著录。 例：5盘3/4英寸的磁带。是指数量为5、 单位为盘、规格为3/4英寸的载体为磁带的 档案。
本标准适用于建国后文书档案文件级目 录的关系型数据库属性定义与数据采集， 故采用了表格条目格式的表达方法。
让我们先来看一下案卷级的著录页面：
再来看一下文件级的著录页面
三、著录细则
1、题名：是档案馆、档案室的必著项目。通 俗地说就是文件的标题。 2、责任者：是指对文件内容进行创造、负有 责任的团体或个人。 3、文件编号：指文件执法过程中由执法机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。 4、密级与保管期限：密级根据文件首页的标 记（秘密、机密、绝密等）；保管期限根 据档案的价值划分为永久、长期、短期， 都据实著录。
文书档案文件级目录 数据库结构与著录细则
为规范做好市直单位到期应进馆档 案接收移交工作，确保馆藏国家档案资 源的质量、完整与安全， 从2007年起市 直各单位所有移交进馆的档案必须在移 交档案实体的同时，移交符合安徽省地 方标准《文书档案文件级目录数据库与 著录细则》的计算机档案条目。
为此，我们特举办本期档案业务培训班，为大家讲解 有关的计算机档案著录要求。
2）、年度——保管期限——卷号——件号 3）、保管期限——年度——卷号——件号 建议采用第一种。
以《归档文件整理规则》整理的档案，著录形式 可以“全宗号——年度——保管期限——件号” 著录： 例如：XXX局（档案馆赋予全宗号为008）2002年 度形成的第18件永久保存的档案，可著录为： 008-2002-永久-0018
C-1、全宗号：由档案馆给定每个全宗的代码， 据实著录。 C-2、目录号：全宗内案卷所属目录的代码，据 实著录。 C-3、卷号：同一目录内的全部案卷只应编一个 流水顺序号。 C-4、件号：同一案卷内的文件流水号。
D、页号：文件所在案卷内的首页号，最后一件 文件著录起止页号。
E、年度：据实著录案卷所属的年度，标著公元 纪年，例如：1997。 F、机构（问题）：应按照类目名称准确著录。 可适用机关内部规范的简称，如“标准化处”， 不可使用“一处”等模糊的简称。该项可以不 著录。 G、盒号：指按照《归档文件整理规则》整理的 档案的档案盒排列顺序号，一般按档案进馆时 要求编制。据实著录。
2、文件的著录
谢 谢
10、主题词和关键词： 该项为选著项目，现在正式的文件一般在文 件最后都标注有主题词或关键词，照录即可。 例：
11、人名： 这一项的设立主要是用于干部任免、 人员调配、录用、聘任、奖惩（劳模、人 员处分）及专业职务评聘中的人名录入。 许多专题档案如婚姻档案、知青档案、 林业三定档案、人员精简档案、土地改革 档案、土地承包档案、房地产档案等与人 名直接有关的档案著录时，应著录该项。
5、控制标志：根据档案归档时确定为开放的 著录开放，确定为控制利用的著录为控制。 6、时间： A、成文时间，著录文件的形成时间； B、考证时间，时间是考证得出的，应在 附注中加以说明。 C、时间表示方法：例——19800721 若时间不详，表示为00000721
7、编号 A、分类号：依据《中国档案分类法》著录。 但目前档案无法利用分类号组成有效的检索 工具，因此该号的实际意义不大，可以为空。 B、档案馆代码：是档案馆必著项目，依据国 家档案局统一编排的代码著录。例如合肥市 档案馆代码为:434010 C、档号： 以立卷方式整理的档案，档号结构主要 有三种形式： 1）、全宗号——目录号——卷号——件号
12、附件： 当正文题名不能揭示附件主题，或附 件具有独立检索意义时，在附件项中著录附 件题名，多个附件之间以“+”号分隔。 例：《关于档案接收移交工作的通知》 可著录为
13、提要与附注： 提要是对文件内容的简介，附注是对 档案中需要补充说明的事项的著录，这两 项都为可选著录项。
四、采用《归档文件整理规则》整理的档案 的著录界面及著录项 1、盒的著录
H、缩微号：著录文件首页所在画幅的缩微号，可 以为空值。 I、组织机构代码：移交前著录立档单位组织机构 代码，进馆后著录档案馆代码。该项可以为空值名三部分组成，格式为：档号（电子文件数 位号）.扩展名
省档案局在对该号作出规定的时候是2004年， 现在的档案管理软件对电子文件的著录可直接挂 接到该文件所在条目信息中，如下图：