某某某公司声像档案管理制度

某某某公司声像档案管理制度

1目的

加强和规范某某某公司声像档案管理。

2适用范围

适用于某某某公司。

3定义与述语

某某某公司声像档案是指在日常工作以及社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司具有保存价值的录像、照片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录像（音）带、光盘和照片组成。

4职责

4.1某某某公司办公室负责声像档案的归档和保存管理。

4.2声像档案形成单位负责对需要归档的声像资料进行收集、整理、编辑，定期向档案部门移交归档。

5内容

5.1归档范围

5.1.1记录某某某公司重要工作进程、反映厂重大工作成果的声像资料；

5.1.2领导视察、检查、调研、会见、工程典礼等重要活动的声像材料；

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5.1.3党代会、职代会、团代会，以及重要工作会议，专业会议的声像材料；

5.1.4重要的宣传、展览、以及表彰劳动模范、先进生产（工作）者和优秀党员等声像材料；

5.1.5荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书照片等有纪念意义和凭证性的实物的照片；

5.1.6反映厂精神文明建设，职工文化生活的获奖的声像材料；

5.1.7历届主要领导人的照片；

5.1.8其它具有保存价值的声像材料。

5.2归档要求

5.2.1各项工作活动中形成的声像材料一般归档一份；比较重要的和利用频繁的声像材料适当增加归档份数。5.2.2与纸质文件配套的电子文件，与纸质文件一并归档。

5.2.3其它各项工作中形成的声像材料，翌年6月由各部门兼职档案员和摄录员对应归档的声像材料进行整理，并经部门负责人审定后向本单位档案部门移交归档。

5.2.4 归档的光盘、照片载体文件，由文件形成部门编写文字说明，文字说明与载体记录的信息相符。

5.2.5 利用数码相机拍摄的,要形成纸质照片,电子照片要与纸质照片编号一一对应。同时电子照片应做备份。

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5.2.6照片要求800万象素以上，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

5.2.7归档的光盘必须是可读文件。必须在有关设备上演示和检测，（检测的内容包括：硬件和软件环境的有效性和信息记录格式、有无病毒感染等）运转正常，清洁，无划痕，确保文件的完整性和内容的准确性。

5.2.8归档的声像材料必须是原版、原件。

6档案的整理

6.1整理原则:声像档案的整理应从有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管、便于提供利用为原则，照片、底片和说明一同整理和存放。录音带、录像带单独整理和存放。

6.2整理方法

6.2.1照片的整理方法

6.2.1.1照片档案的分类按年度-问题（机构）-保管期限进行分类;

6.2.1.2照片的排列按问题结合时间、重要程度等进行排列；

6.2.1.3照片的编号采用：

全宗号-年度-保管期限代码-册号-张号；

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全宗号：集团公司给立档案单位编制的代号；

年度：照片形成的年度；

保管期限代码：分别用“1、2、3对应代表永久、长期、短期；

册号：某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号；

张号：照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。

注：如本照片与其它载体有密切联系的，应将其它载体档案编号标注卷内目录的备注栏内。

6.2.1.4大张照片应单张组卷，单独存放，并在卷内目录的备注栏内注明“大张”。

6.2.2录像、录音带整理方法

6.2.2.1录像、录音带在盒套外贴上标签，注明题目、日期、盘数、带长、时间、声道、机器型号等。

6.2.2.2录像、录音带采用年度-大流水编号。

6.2.3 光盘整理方法

6.2.3.1光盘的分类：按时间-问题（机构）-保管期限分类排序；

6.2.3.2光盘的编号：年度-盘号；盘号为年度内光盘从“1”开始的顺序编号。

6.2.3.3光盘应附有标签，标签内应填写编号、名称、保

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管期限、日期和识别或运行电子文件的软、硬件环境。

6.2.3.4 电子文件的存储格式：

1.光盘的文件格式：XLS、DOC、JPEG。

2.用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接结技术制作的文件，通用格式为：MPEG、AVI；

3.用音频设备获得的声音文件，通用格式为：WAV、MP3。

6.3 文字说明编写方法

6.3.1文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，文字简洁、语言通顺，准确揭示和概括照片的内容和全部信息，主要人物要标明位置。时间用阿拉伯数字表示。

6.3.2大照片的说明可另用纸书写，一同保存。

6.3.3 光盘（会议录音类）的文字说明应包括讲话内容、讲话人姓名、职务、讲话排序、讲话计时、录制日期、录制人、密级等；

6.3.4 光盘（大型活动摄影类）的文字说明应包括主要内容、制式、语别、密级、规格、放映时间、录制时间、录制人等。

6.4 声像档案保管期限：应视其内容的重要程度、时间、可靠程度、有效性等因素划定保管期限。（可参照纸质文

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件保管期限）

6.5案卷质量要求

6.5.1照片、录像带、录音带、光盘以册、盘组成保管单位。

6.5.2立卷要规范、准确、清晰，不得出现重编，漏编及空号现象。案卷整齐美观，有卷内目录和备考表。

6.5.3说明格式正确、项目齐全、能正确提示声像内容和整理情况。

6.5.4档案人员应按照要求及检验项目逐一验收。对检验不合格的，应退回形成单位重新制作，并再次进行检验7声像档案利用与保管

7.1档案利用

7.1.1 声像档案一般不得借出。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借(只能用拷贝提供利用) 。未经主管领导批准任何部门人员不允许擅自复制电子文件。

7.1.2档案部门应及时对电子档案进行登记、建帐，帐目要注明相应纸质档案的档号，同时建立机读目录

7.2档案保管

7.2.1 声像档案的保管分为日常保管和入库保管。其中日常保管由拍摄人完成，按照一年为期限，待整理后交档案室入库保管。

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