论档案数字化建设中的质量控制

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系列技术问题。除此之外，档案数字化后的知识产权保 护、安全管理、资源利用方式、开发水平、档案公开的方 式方法等都与纸质缩微、音像等档案资料不同，只有对 其进行详加规范，才能最终保证档案数字化水平和档案 综百度文库利用的完美统一。
（三） 档案管理人员素质有待提高 目前的档案从业人员很多，但真正经过系统培训的 专业人员则较少，这些人员要么是从其他部门临时抽 调，要么是兼职管理人员。对于国家、省部级档案馆的工 作人员，尽管专业知识较为丰富，但由于随着计算机网 络及其他新技术设备的更新换代，原有知识也不能适应 档案数字化建设的需要，从而影响了档案数字化的效率 和质量。 通过对档案从业人员的客观分析，目前档案从业人 员主要存在下列问题：第一，自身素养不高。如前所述， 部分档案从业人员特别是一些县区档案馆、企业档案室 从业人员，有些是从其他部门临时抽调，有些是兼职从 业。在自身学习、资历等方面，很难保证具有较高的素 养，其对档案管理概念模糊、认识不够，不可避免地影响 到其从业的效率。第二，业务水平较低。部分档案从业人 员之前从未接触过档案管理，没有受到档案专业培训， 对档案卷宗分类，不同档案类别的保存方式、保存要求 等模糊不清，对档案著录更是不甚了解，所有这些势必 影响到档案管理的科学化、系统化。第三，新技术应用水 平不高。部分单位虽然配备了专业的设备，但从业人员 对该设备一窍不通，或知之甚少，再加上新技术新速度 过快，从业人员不能适应新技术更新的要求，影响了新 技术、新设备的应用。第四，档案从业人员的自身认识存 在问题。他们认识不到档案数字化对档案资源综合开发 的重要性，认识不到档案资源共享对社会的促进作用， 认为只要保存好自己所管档案不丢失、能找到即是完成 了本职工作，这种认识上的误区严重制约了档案数字化 建设的发展。 （四）档案安全与档案数字化建设的冲突 目前，在图书馆管理上，图书加工外包是各图书馆 普遍采用的方法，并且已形成了较成熟的操作方法，在 图书馆资源利用上，大型图书馆的 ＯＰＡＣ 数据库上网发 布也已成为趋势。虽然业界普遍认为图书和档案是一 家，但在档案管理方面，图书管理的这些优势就不复存 在了。曾有学者就档案外包做了有益尝试和操作，但因 缺乏相关条件而不得不放弃，其中最主要的问题就是档 案安全问题。因为档案数字化外包对外包公司的选择， 工作人员的管理等稍不留意，就会导致泄密问题。众所 周知，档案设置有秘密、机密、绝秘等秘级限制，还有档 案保管年限与保密期限的限制，而随着计算机与网络技 术的发展，数字化后的档案保密是需要业界重新认定和 规范的重要方面。 档案数字化的另一个目的是档案的利用，它不但包 括档案在内部机构之间的流通和利用，而且牵涉到已公 开档案的利用方法与利用效果问题。因此，正确处理好 档案安全与档案数字化之间的关系问题，是档案数字化 质量管理体系建立的重要内容。
一系列问题，加强对数字化建设的质量控制对促进档案管理、档案利用和档案开发具有重要意
义，是档案数字化进程顺利发展的必然要求。论文试从当前档案管理与数字化建设中存在的问
题入手，分析建立档案管理数字化质量控制的具体措施，为档案管理科学化、标准化、系统化以
及资源共享打下基础。
[关键词]档案管理；数字化建设；质量控制
（二）档案数字化的标准和规范不健全 目前，有关档案数字化的法律规范主要有 １９８７ 年 由全国人大常委会发布的 《中华人民共和国档案法》、 １９９０ 年由国务院发布的 《中华人民共和国档案法实施 办法》，但这些法规都没有涉及到档案数字化的具体规 范。２００５ 年 ４ 月国家档案局发布了《纸质档案数字化技 术规范》，虽然涉及到档案数字化的内容，但只是对档 案数字化做了一些原则性的规定。如在《纸质档案数字 化技术规范》中，只是建议“对档案进行扫描时，其分辨 率一般均建议选择大于或等于 １００ｄｐｉ。特殊情况下，如 文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。” “需要进行 ＯＣＲ 汉字识别的档案，扫描分辨率建议选 择大于或等于 ２００ｄｐｉ。”而随着技术发展，这种分辨率 远远不能满足社会需求，不能满足档案原状保存和 ＯＣＲ 识别精度的需要，对现有计算机资源也是一种浪 费。另外，档案数字化是一项复杂的系统工程，不仅仅是 将现有档案进行数字化和计算机管理，还包括档案的开 发利用与资源共享等长远规划。即使在数字化方面，还 包括对不同类型档案的数字化水平，所采用的技术方 法、数字化后的档案技术特征，各类型档案数据化格式， 系统参数设置、元数据描述、电子文档的标引方法等一
一、当前档案数字化建设中存在的问题分析 （一）不同档案部门开展数字化的基础不同 虽然档案数字化建设已进行了一段时间，各单位对 档案数字化都相当重视，但由于地区不同、行业不同、单 位性质不同，能够提供给档案管理部门的经费、设备也 各不相同。而档案数字化是一项复杂的系统工程，需要 稳定安全的工作场所，需要开展数字化所必需的计算 机、扫描设备、转换设备等高新技术装备。但由于各单位 基础不同、经费各异，能够提供的技术设备水平也不相
但档案管理不同于图书、产品、人事等其他方面的 管理。档案管理不仅牵涉到保密、安全等方面，在档案卷 宗的分类、著录、档案数字化的技术手段、参数设置、数 字化格式、传递手段等方面都有自己的特点。在档案数 字化建设初期，如果不加强质量控制，势必会影响档案 数据库建设的整体水平，影响档案的有效利用，最终违 反了档案数字化建设的初衷。论文试从当前档案管理与 数字化建设中存在的问题入手，分析建立档案管理数字 化质量控制的具体措施，为档案管理科学化、标准化、系 统化以及资源共享打下基础。
第 ２０１２ ９
年 ·期
太原城市职业技术学院学报 Journal of TaiYuan Urban Vocational college
期 总第 134 期
Ｓｅｐ ２０１２
论档案数字化建设中的质量控制
刘金梅
(漯河职业技术学院, 河南 漯河 462000)
［摘要］档案数字化现已取得重要进展，但在档案数字化建设中存在建设水平不一、建设标准不规范等
［中图分类号］ G27
［文献标识码］Ａ
［文章编号］１６７３－００４６（２０１２）９－０１６１－０３
随着计算机和网络技术的发展，社会已进入信息化 时代，与之相适应，在档案管理与应用上，全国各地档案 馆普遍采用计算机与网络技术对档案进行数字化管理。 目前，档案管理已从最初的目录、卷、宗等的数字化向全 文数字化管理方向发展，一些大型档案馆普遍建立了自 己的档案数据库和信息资源管理系统，部分单位实现了 档案计算机网络传递与资源共享，档案数字化建设已取 得了初步成就。 ２００５ 年 ４ 月国家出台了《纸质档案数 字化技术规范》，对纸质档案数字化过程中的卷字设 置、目录分配、系统管理、资源利用等做了原则性规定， 指导了档案数字化建设的方向。在此基础上，全国档案 数字化建设从硬件、软件、人才到资源利用都得到了迅 猛发展。
同，从而导致各单位各系统档案数字化水平参差不齐。 当前现状是一些部门、一些单位已经完全实现了档案数 字化，建立了自己的数据库，开发了自己的信息管理系 统，另一些单位只是进行了卷宗的手工计算机录入。总 体来说，国家行政事业单位与国家省部级档案馆经费较 有保障，硬件设施较好，档案数字化水平较高，而一些企 业和县区档案馆、档案室在设备配置、领导重视方面都 不如前者，档案数字化水平较低，部分部门和地区甚至 尚未开展此项工作，仍由兼职档案管理人员进行手工录 入与记档，这势必会影响到档案的利用效果。从长远说， 是对社会资源的浪费，对整体经济发展水平不利。