建设工程项目收集整理档案管理制度

建设工程项目收集整理档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责 (1)

二、档案分类及归档范围、要求 (2)

三、档案移交、整理、编号 (8)

四、档案的利用 (8)

五、档案的保管 (10)

六、档案的销毁 (11)

七、档案保密制度 (12)

建设档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行

政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损

毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批

单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复

制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门

的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案

1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文

1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档

（2）专题会会议讲义

1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；

（2）诉讼材料

1.1.6、物资采购合同

1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料

1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外

来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

2.1.3职称评定材料；

2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；

2.1.6员工培训计划、总结、方案

2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；

2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室；

2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部：3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。

3.1.2预算、结算文件：

3.1.3项目核准（立项）阶段

3.1.4方案审查阶段

3.1.5初设审查阶段

3.1.6施工许可证阶段

3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段

3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；

（2）现金日记账，

（3）银行存款账、银行明细账；

（4）辅助账簿；

4.1.3财务报告类：

（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；

（2）月度、季度财务报表；

（3）不定期重要一次性报表；

（4）审计报告；

（5）验资报告；

（6）资产评估报告。

4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；

（2）银行存款余额调节表、银行对账单；

4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会