第二章 秘书工作的起源和发展

第二章秘书工作的起源和发展

本章的教学目的和要求：

了解秘书与秘书工作的起源和早期发展，最早产生的一些秘书工作制度，各朝代有代表性的秘书与秘书工作及机构。了解中国共产党和新中国的秘书工作，以及外国秘书工作的特点、趋势。

第一节我国秘书工作的起源和早期发展

一、秘书与秘书工作的起源

若从“辅助管理，处理文书”角度出发，秘书的起源追溯到黄帝时期。上古时代的“史官”和“纳言”可看作是最早的秘书官。（仓颉jie）

《汉书〃古今人表》载，传说中创造文字的仓颉是黄帝的史官，帮助黄帝记载国家大事。（最早的记言记行活动）

《尚书〃尧典》载，“帝曰：龙，朕疾谗说殄行，震惊朕师。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允！”虞舜曾说他憎恨说假话和阳奉阴违（会扰乱、震惊百姓），任命一个叫“龙”的人做“纳言”官，公正、忠实地上传下达。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。（纳言活动）

夏朝，公务文书——典志。管理典志的官职——太史令。

《吕氏春秋〃先识篇》载，夏朝的末代君主桀荒淫无道，太史令终古捧着国家的典志（公务文书）去哭谏，桀置之不理。终古绝望之下，带着这些典志投奔了商汤。可见夏代史官有制作、收藏和保管国家典志与档案（图法）的职责，并有利用这些典志劝谏的职责。（谏言活动）

现存我国最早的政治文件汇编——《尚书》，帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。

二、奴隶社会时期的秘书工作

商末周初，政事日繁，出现秘书机构——太史寮。相当于目前的中央秘书处。

✧由太史/大史掌管，下有左、右、内、外四史为副手，各有分工

✧左史：专记国君政事活动

✧右史：专记国君政事言论有“左史记事，右史记言”之说

✧内史：职掌拟制简册，宣示国君诰命（gao）

✧外史：专管四方之志及诸侯世系家谱相当于人事档案

西周至春秋时期，逐渐形成一些秘书工作制度：

✧保密制度

✧文书制度

✧用印制度

春秋战国时期有了参谋类秘书----士之奔走游说，出谋划策，也有臣相、宰相等等的类似秘书的人物和相应的官署，但秘书官员多以刻、记事、记言、主政等到各种杂合的身份出现。

✧战国时代所兴“养士”之风，著名的“四公子”（齐孟尝、赵平原、魏信陵、

楚春申）都供养着一大批“门客”食客。其中虽有被后人王安石等讥为“鸡鸣狗盗之徒”的，但也有不少人出谋划策，不愧智囊人物，或承办事务或成为得力助手的。向平原君自荐的毛遂即其中之一。弹铗三唱的冯谖就曾为孟尝君收债市义，出使魏国，建齐宗庙于薛城，筑成“狡兔三窟”，使孟尝君

为相二十多年而无纤芥之祸（使孟尝君高枕无忧），自己却始终不入仕途。

这些食客可以说是最早的私人秘书。

三、封建社会时期的秘书工作

1、秘书机构、人员和职责

秘书工作体制：中央（皇帝、丞相）到地方（郡、县）：

御史大夫：主管文书起草、送阅。

尚书：皇帝身边的文字秘书，文书收发

博士——掌管史书典籍，备供咨询。皇帝顾问和专业秘书。

谒者令：为皇帝引见百官、传达命令的秘书

主玺令史：专管玉玺的秘书。

长史zhang

主簿bu

记室令史

2、秘书工作制度

保密制度：西周、春秋时代唐朝对书舍人有四禁：一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰误忘

行文制度：秦朝规定，地方官的上行文书一律先送交丞相府，由丞相府送尚书再呈皇帝；皇帝批示后，由尚书拟办，再由丞相府分发各部各地执行。人事察举行诏书由尚书先交御史大夫阅办，再交丞相府颁布下达。

三省制：魏晋开始形成，唐代确定。中书、门下、尚书“中书出令，门下审议，尚书执行”

一文一事制：宋朝：非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。文书立卷制：元朝：

文书制度：秦汉时，公文的名称、用途即有严格规定。唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则。元朝规定公文的署押ya、照刷、磨勘kan、注销等制度。清朝进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则。

3、官府文书和应用文

典：《尚书》中有“尧典”、“舜典”。上古帝王颁布的政令、法典的文书

命、诰gao（谕）、诏、旨：下行文

章、表、奏、议、疏：上行文书

令、教：诸侯下行的军政文书

移：官吏间来往平行文书称“移书”或“移文”

檄（露布）——用以征召、晓喻或声讨性的文书

咨：宋代学士院用的平行文书。

咨呈：明清两代下级官府送上级官府的请示性文书

告示：明代晓告百姓的文书

铭：两种内容：一是表示誓戒；二是记载功德。

书、简、牍du、笺jian、素：竹简或木片————白绢

序、引、跋：序：序言，写在书籍和诗文前的文字，用以说明写作的缘起、背景以及作品的要旨、体例或写作过程等。序置于书或诗文之前，则称“引”；置于书后，称“后序”——

跋《指南录后序》（序前，跋后）

四、近代中国的秘书工作

1、晚清时期的秘书工作

1861年，设立“总理各国事务衙门”，内设“司务厅”、“清档房”，分理文书、档案工作。

1901年，“总理各国事务衙门”改为外务部，内设日常办公的秘书机构有司务厅、翻译房、清档房、秘书股、机要股、电报处、文报局。

1907年，各省设“咨议局”

1911年，清廷成立责任内阁。责任内阁内的秘书机构有：承宣厅（负责宣布诏令、办理奏折、文移、保管图书档案等）、制诰局（负责拟制诏令、进呈贺表等）、收文处（负责收受京外衙门投送内阁的公文）。在中央政府各部门也设立了秘书机构。

这一时期的秘书机构，分工更细，任务也更为具体，对外办文、办事、办会更多。

2、民国建立后的秘书工作

1911年10月辛亥革命后，武昌首先成立了军政府，下设秘书处。都督府、军务部、参谋部、总督察处都设有秘书，掌管机要文件。

1912年1月，孙中山在南京就任中华民国临时大总统，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并在总统府下设秘书处，作为政府日常办事机构，这是我国行政建制史上秘书处设置的由来。

1916年袁称帝失败死，黎元洪继任大总统，设国务院，下设秘书厅。培养文官的直隶法政专门学校，开设了文书课程，编写了《公文程式》讲义，是我国文书教学的开端。

第二节外国秘书工作概况

一、外国秘书工作的特色和趋势

国外秘书工作的发展趋势：

事务型转为智能型办公自动化程度的提高；进入高级秘书阶层

秘书工作日益专业化秘书工作分工日细，技术要求越来越高

秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

二、王余禄《女秘书实务》——“女秘书工作——典型的一日”

秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。——美国国家秘书协会会长凯勒女士

苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：