浅谈秘书语言艺术

浅谈秘书工作语言

秘书工作比较特殊，既近身辅佐领导，有协调沟通下属关系，作家，公共关系方面，公司形象体现因此，秘书在工作中对语言的要求就非常高。

一、秘书善用工作语言的意义及重要性。

(一)作为秘书，良好的口语表达是重要职业技能

从我国秘书工作发展的历史来看，秘书人员录音记事，占卜问卦，净谏劝言，运筹策划。今天，我们应该继承讲究口语这一的优良传统，加强训练，善于言辞，巧于说话，增进相互的合作与团结，成功地推动工作。

(二)提高办公室效率的有效途径

现代化的办公室工作对秘书人员提出了全面掌握和运用语言艺术的要求。秘书不仅要能说会道，更要能写，这是实现办公室工作改革、提高机关工作效率、减少“文山会海”的重要手段。一个具有创新精神的秘书，必能从各个方面发现问题，解决问题，从而提高办公效率。

(三)现代化社会交往的必然趋势

当代社会尤其重视速度和效率，生活、工作的节奏明显加快，彼此交流与联系也要节约时间，讲究表达的效果和质量。根据现代科学技术的发展不仅为秘书的语言表达提供了物质条件，也对秘书的语言表达提出了更加客观严格的标准，因此，可以说重视秘书言

语表达的研究与探讨，是现代化社会交往的必然趋势。

二、秘书工作语言的特征

第一,语言的单义性

秘书的职责是参与政务、管理事务和搞好服务,工作的辅助性和务实性是十分强的,谁

要把这些事情办得又好又快,所拥有的最基本最常规的工具是语言,无论是在内筹备会议,

起草公文,还是对外接待来访,参加谈判,不是使用口头语言,就是使用书面语言,在许多情

况下则是双管齐下。由于秘书职务的特殊地位,势必要求他使用语言的原则是:把复杂的事

情说得好或写得简明,而决不能将简单的事情写得或说得复杂,工作的性质就决定了秘书语

言的单义性。

第二,语言的完整性

秘书表达领导意图务必周全,尽力防止疏漏;处理公务必须了解全貌,否则难于奏效。在

语言表达上要求内容完整、条理清楚,切忌残缺不全、杂乱无章。因此,在公文中很少用省略一66一

句,多数情况下均采用全称句式,一来表示严肃庄重,再则为了表达的准确。内容上都应有头

有尾,突出中心,前后衔接,因果关系清楚,使对方明白其间的来龙去脉,缺少任何一个必要

成分(或部分)都可能有碍公务的开展,因此既要是单义的,又要是完整的,这样的语言材料

才有价值。例如秘书向领导汇报对一起事故的处理,其中应当包括:一,事故的经过;二,造成

事故的原因;三,对事故的处理或建议,三者缺一不可,否则就不合要求。当然,在注意完整的

同时,还应力避芜杂,学会使用概述的方法。

另外,语言的完整又是和语言的统一结合在一起的。每一段集中表达一个意思,所有的

词语、句子都为之服务,这叫统一;这个意思在这段里必须讲完,这叫完整。反过来说,它必定排斥表达两个意思的兼义段,也排斥没有讲完一个意思的不完整段。道理很简单,因为把一

个意思随意分散到几个段落中去说明(或叙述),或把几个互不相干的意思塞到一个段落里,

都会造成层次混乱,表达不清,致使读者费解甚至误解。

第三,语言的简洁性

秘书传达上级的旨意是让人听的,秘书起草公文是让人看的,听了看了都要发生效用,

不少还要去贯彻执行,这就有一个如何使听者一听便明,使读者一看就懂的问题。特别是周

知性公文,必须力求语言结构的简单明了,表达的简洁明快。

当今世界已进入信息时代,科技领先的国家相继在转变文风,提倡简捷明了、讲究实的公文。行政公文要及时发挥其指挥、传达和纽带等作用,有利于提高国家机关的工作效率,在秘书写作上就更要强调语言的简洁。秘书要做到这一点,首先必须端正文风。刘腮在《文心雕龙·议对》中说:“文以辨洁为能,不以繁缚为巧。”古人多提倡“言简而意赅”、“文约而事丰”。这里有两层意思,一层要树立以简洁为能为美的指导思想,因为冗文繁文浪费时间,延误公事;另一层则是以较少的文字承载较多的信息,于公务就能取得事半而功倍的效果。至于如何简洁,明代昊呐在《文章辨体序说》中指出:“篇中不可有冗章,章中不可有冗句,句中不可有冗字”。即删掉一切可有可无的字、句、段。具体一点说,就是力戒重复罗嗦,避免冗繁累赘。那些语义雷同、内容贫乏的讲话或文章,肯定是不受人欢迎的。

第四,语言的交际性

从广义上说,一切语言都是为了交流或交际,但秘书语言的交际性却与众不同。一要保

守机密,不该说的就不能说,应以后说的现在不许说。二是不能夸饰,秘书的表达要受制于方针政策,更不能超越领导职权,而应当开诚布公并掌握分寸。尽管有些限制,秘书语言的交际性仍然是很强的。秘书接触各种事物,要协调各方关系,没有语言的参与是不可能的。然而训练有素的语言交际,与随意轻心的语言交际,其效果有天地之别。为达到预期目的,秘书在对内对外的交际中,应该注意如下几点:

一要热情大方。群众来访,秘书再忙也要放下手中的工作,接待对方入座,然后委婉地询

问其姓名、身份、来访目的和要求,并作必要的记录。秘书接电话,拿起话筒就该说:“你好!这

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里是……(组织名称)。”声音要热情,吐字要清楚,不要矫揉造作。到车站、码头、机场接不相识的客人,需要准备一块迎客牌,上写“热烈欢迎XXXX(组织名称)来厂检查指导”,或直

书姓名“欢迎XX只先生(同志)”。通过语言表达,先入为主,使对方产生一种亲切感,乐意

而且满怀信心地和你打交道。

二要礼貌得体。私书在与别人交谈时,应注视对方,不要左顾右盼,更不要随意插话,对

不能满足的要求,要诚恳地向来访者解释;一时无法答复的问题,可约好下一次来访的时间

序

和地点。在公共场合,秘书作自我介绍时,态度要谦虚,措辞要得体,且莫言过其实;当别人介

绍自己时,则要主动用礼貌语言向对方间候或微笑致意。秘书介绍别人,一般要遵守这些原则:把年轻的介绍给年长的,把身份低的介绍给身份高的,把男子介绍给女士。在社交活动时与人交谈,应该选择大家比较关心的间题,谈话的内容一般不要涉及令人不愉快的事,更要

避免进入对方的“敏感域”和“隐秘区”。

三要讲究表达技巧。秘书有时要陪同领导或代表组织参加会议或者谈判,在这种情况

下,秘书既要坚持原则,维护组织和领导的威信,又要处乱不惊,机动灵活地应对不利局面,

这就要求秘书在用语方面特别讲究技能技巧。诸如:(l)陈述观点、提案和要求时,尽量少用

或不用方言和文言,也不要过份口语化;(2)说话时注意适当的停顿,使语言明白晓畅,减少

误解;(3)少用话中有话的句子,不要让人感到有弦外之音;(4)学会控制自己,尽量避免争

论;(5)谈判陷于僵局时,要善于调节气氛,或转换话题,使谈判能友好互利地进行下去。

沟通

领会意图

工作需要

交流感情

秘书不同角色对语言的要求