提升工作效率技巧教材(PPT 30张)

我们从这个故事中学到了什么？
提高个人工作效率
巧干胜于苦干
【案例】
人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都 忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： • 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 • 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 • 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 • 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。
案例 案例：有益的忠告
查尔斯.M.斯瓦伯,就是那个巴布斯雷汉姆钢铁公司经营成世界上
最大的独立钢铁生产公司的英雄,曾经在一次晚宴上向一个叫爱威.李
的管理顾问提出了一个挑衅性的问题:”请告诉我怎样才能用同样的
时间干更多的事情,如果你讲得有道理,你要多少钱都行.“ 不久,斯瓦伯给爱威.李寄了一张3.5万美元的支票.后来他说那是 他有生以来最有益的一堂课.
比值。
产出大于投入，就是正效率 产出小于投入，就是负效率
故事
一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了,于是开会讨论,一致 认为是笼子的高度过低.所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高 到20米.结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来,所以他们又决定再将 高度加高到30米. 没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理员大为紧张,决定一 不做二步休,将笼子的高度加高到100米. 一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊,“你们看,这些人会不会再继续加高 你们的笼子?”长颈鹿问. “很难讲。” 袋鼠说：“如果他们再继续忘 记关门的话！” 讨论：
仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？
电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。
没有做完？
• 你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？ • 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能 做！” • 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时 完成，陷于恶性循环中。 • 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。
活动
我的工作清单
□ □ □ □ □
你的办公桌上放了些什么﹖
2、保持办公环境整洁 • 保持桌面整洁，只留正在做的事情和需要处理的文件；
1、在睡觉前写下第二天要做的事情
很多人喜欢早上起来写下今天要做的事情。但是这样做只是一个适应 性的计划，因为今天其实已经开始了，在你睁眼的那一刻。打仗的士兵不
会在第二天早上才装满弹药，这样不用打也输定了。所以，如果你能够在
前天晚上就做一个第二天任务列表，那么当你醒来的时候，就会有目的性 的奔跑了，回头看看你会发现很多人还傻傻的在原地写着”今天——工作 计划——”这个你昨天就必须搞定的东西。如果你的策略更高明一点，也 许你可以试着挑战为下一周的事情作安排。
事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。
工作没有目标和程序，就没有主动性。 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。 不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。
• 你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？ • 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事
爱威.李递给他一本空白便签说:每天晚上写出明天你要干的
事,然后件事,第三件…… 如果你没能完成所有的项目,不要忧虑.如果你这种办法不灵, 别的方法也白费.不信,请你试试看.“ 每天的计划时间如同在使用杠杆来撬重物,四两拨千斤,代价 很小,10-15分钟,但收益是整个一天的有序与高效.
• 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划 报告还没有完成，就急忙赶到办公室。
• 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他 的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经 理自己确定，这项工作又占去两个小时。 • 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事 和公司最近的传闻。 • 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅 没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 • 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班 了。
找出什么事情才最重要
什么事情最重要？
组织的战略远景和目标
个人的工作表现和成绩 更接近自己的人生目标 当明白什么事情最重要，要确保将自己的时间和精力放 在“最应该做的事情”上，并切实执行。
Ø讲述一个造成您工作效率低的因素或
一个您想克服的造成低工作效率的坏习惯
主要困难
Ø将任务过分简化，低估完成任务所需时间，同时应付所有事务，结果 却一事无成 Ø把事情复杂化，为了一项不太重要的决定，把3-5人牵涉其中 Ø做事欠缺效率，别人曾给你意见，说你原本可以更快更好地完成某项
提升工作效率技巧
• 讲师：李薛 • 2017年4月
∙
为什么很多人感觉自己工作很尽力，
工作效率决定个人 却没有达到预期的效果或者收效甚微？
成败
为什么有的人工作很轻松， 而且却能保质保量地完成工作？
那么，什么是工作效率呢？
工作效率就是指工作产出与投入之比，通俗地讲就是 在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等
任务
Ø未能有效利用资源和支持，有多少次认为自己做会更好更快而谢绝他 人的帮助
Ø任务清单上有太多不大重要的事项，没有考虑任务的重要性便接受额
外的任务或责任。
就业竞争日趋激烈，学习与工作并存， 只有在工作中不断学习的人才不会被职场所淘汰。 工作压力大、任务繁重，如何提高工作效率呢？
——提升工作效率技巧