文书档案培训要点

文书档案培训要点

档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、专门档案三种，大家对专门档案的概念可能比较陌生，专门档案指的是象会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、病历档案、商标、地名档案等等这些在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。按载体形态分，还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

这里我讲的文书档案整理操作方法，属于传统立卷的方法，因为我们永安市档案馆目前接收进馆，还是沿用传统立卷，没有要求采用立卷改革。这样，要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《机关档案工作业务建设规范》国档发[1987]27号和《文书档案案卷格式》GB/T9705—88。

二、整理方法：

（一）收集：

收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件

材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件和材料。必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）分类：

归档文件采用年度——问题（或机构）――－保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定，县级机关一般采用年度――问题――保管期限分类法，不受科室变动调整所限制。问题分类法比如：综合类、人事劳工类等，机构分类法是用科室名称做为类别名，如办公室、监督指导科等等，个别单位机构数量多，业务繁多，并且是各个科室自己组卷整理的，也可以考虑按机构分类。

分类方案类别设定的多少，主要看本单位归档材料的多少，多的话，类别

设置就多些，少的话，可以只设2－4个类，个别文件材料极少的单位，如一年只有5卷以下的，可以不分类。

分类方案一般有：综合类、党群工作类、其他的业务工作类等等，类与类之间不得交叉重复，如果选择了问题分类法，就不能又夹杂组织机构分类法。

分类主要有以下几个步骤：

1.区分年度，这个主要是指有积存二个年度以上的文件材料未整理时，必须先分开年度，那么在分析具体的文件材料时，主要把握以下几点：（1）年度以落款日期为准。如2009年形成的《2009年工作计划》应归入2009年，2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度。

（2）跨年度的文件放入办结或针对的年度。如跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年；2009年形成的2008年的工作总结，归入针对的2008年。

（3）文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2、区分类别

一般看文件的标题，如不够清晰明确，再看文件的内容，属于哪个问题，就归入相应的类别。

3、区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？可

以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、重要合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

（三）组卷：

把同一类同一保管期限的文件材料，分开来进行组卷。

组卷的原则有以下几点：

1.把同一年度、同一类及同个保管期限的文件排在一起，不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一问题（或机构、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件

应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一案卷里，一般按问题分开排列，这样拟写案卷标题时也比较方便、有章可循。

（四）拟写案卷标题

案卷标题有三个要素：责任者、问题、文种名称，责任者需拟写通用简称，列举二、三个，多的话用等字概括，问题简要概括一下有几个问题，一般概括3-4个，最后，文种名称列举二、三个，比如：三明、永安市档案局、中共永安市委编办等关于机构编制、人事任免、档案工作的通知、意见。

（五）编号

档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。一般原先有进过馆的单位才有全宗号，如没有全宗号可暂时不填。

2、目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，案卷目录号一般是一年一个流水号。

3、案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号，归档案卷应依保管期限和分类方案的顺序逐卷编号。

4.年度：文件形成年度，以4位中文大写，标注公元纪年，如二ＯＯ八，填写在卷脊上；

5.保管期限：保管期限的填写为永久、30年、10年。

6.顺序号：卷内文件的排列顺序号。

（六）编目