我国档案计算机管理的发展历程与前景分析

文章来源: 《档案学通讯》1999.5

我国档案计算机管理的发展历程与前景分析

【作者】邱晓威/孙淑扬

【作者简介】邱晓威，中央档案馆

孙淑扬，中国人民大学档案学院

（北京市，邮编：100872）

【正文】

在改革开放取得全面胜利的大好形势下，我们迎来了建国50周年。我国档案事业和其它各项事业一样在这

50 年中取得了辉煌的成就。近20年来，以计算机技术为核心的档案管理现代化，使档案工作发生了新的变革

，正迈向信息化、网络化的时代。

计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及，十年前还不为人所知的Internet

，现在已悄然进入了档案馆；十年前被视为神秘之物的电子文件，已在办公自动化领域大量地产生、应用。面

对档案事业这一新的发展形势，本文拟对我国档案计算机管理进行回顾与展望，以期寻找一个适合我国档案工

作的现代化发展模式，迎接21世纪的挑战。

一、我国计算机档案管理发展过程中解决的主要问题

我国计算机档案管理应用从80年代开始，经历了几个发展阶段，即实验应用阶段（80年代初期）、实用化

阶段（80年代后期）、普及阶段（90年代初期）以及网络化阶段（90年代中期开始）。在这个发展过程中，经

过广大档案工作者的努力，计算机档案管理应用不仅从无到有，而且已取得了可喜的成就。

1、从制定标准和数据准备起步。

在我国档案管理中计算机应用的初期，首先须解决的最关键问题是如何保证档案机读数据的质量和数量，

即档案信息处理的规范化、标准化问题，而我国当时档案工作的标准化程度很低，尤其是档案现代化工作刚刚

提到日程上来，相应的标准几乎一个也没有。搞好标准化，才有现代化，这是经过实践取得的重要经验。与计

算机的快速发展相比，标准的制定相对要缓慢一些，尤其是由一系列标准构成体系从而实现标准化，周期就会

更长。我国从1985年开始公布了第一批档案工作标准，到90年代初与档案管理自动化有关的标准才做到了基本

配套。恰在此时，计算机档案管理应用的效果才较明显地体现出来。通用性强以及商品化程度较高的档案管理

软件，也就是在这时才逐步显示出优势，并取得了较好的效益。经过多年的努力，档案标准化工作已取得了很

大的成绩。目前我国已有了与《档案著录规则》相配套的《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等一系

列标准和规范。档案信息的质量较高，数量达到了一定的规模，仅省级以上档案馆的数据总量就已超过2000万

条记录。其中有的馆，如中央档案馆、江苏省档案馆、湖北省档案馆等已建立起超过100万条记录的大型数据库

，还有不少单位建立起多媒体档案信息的数据库。

2、积极采用新技术，扩展新功能。

在人们的努力下，几乎每一项计算机信息处理的新技术，都及时被用于档案管理的工作环节，解决了工作

中的一个又一个问题。从基于机读目录的自动编目、联机检索，发展到借助于光盘存储器的档案全文信息存储

与检索（沈阳市档案馆、解放军档案馆等）；从一般文件信息处理，到录音档案、影像档案等多媒体档案信息

的处理（清华大学档案馆、复旦大学档案馆等）；从一般的档案管理软件算法，发展到使用属于人工智能应用

的知识库技术（国防科工委档案馆等）和模糊集合运算技术（中央档案馆等）解决了一些传统性难题；从人工

著录标引发展到自动标引（浙江省档案馆等）；从单纯的档案信息检索、利用发展到档案管理的各个环节，例

如用于档案退变字迹的信息增强恢复处理（山东省档案局等）、档案管理安全监测、库房保管环境自动控制等

；从一般的档案管理，发展到文档一体化的文件全文信息自动著录标引（南京大学档案馆等）；从专用软件发

展到基于标准化系列的通用性软件（解放军总参档案局等）和商品化程度较高的优质软件（珠海市档案局与泰

坦公司、津科公司与天津市档案局等）；从较封闭的单机和局域网应用方式，发展到档案与图书、情报信息共

同运作的广域网工作方式（航天档案馆），以及将部分档案管理信息联机进入Internet国际互联网络（北京市

档案馆、南京大学档案馆等）；从一般的科技档案管理发展到以计算机辅助设计、计算机辅助制造为基础的包

含科研、生产全过程的信息综合管理（清华紫光集团等）等，各种应用进展举不胜举。可以预见，随着计算机

技术的进一步发展还会应用于更多方面。

3、合并数据源，建立共享数据库。

计算机效益大小的决定因素之一是数据的丰富程度。为获得更大的应用效益，把更多的数据库连接起来，

实现信息共享是一种必然趋势。计算机档案管理应用是从自建自用内部机读目录数据库起步的。应用初期，数

据量的积累速度很缓慢，受设备和人员不足的限制，每个单位每年的平均建库量不足5万条记录，只有少数单

位达到年平均十万条记录以上。那时的普遍情况是多数档案管理应用系统处于数据量不足的状况。到90年代初

期，情况开始有了较大的变化。应用计算机的单位普遍建立了档案信息管理的局域网，而且一些部委、省市及

大型企业单位的档案管理局域网还加入了办公自动化或行业体系的广域网，形成了较大的互联网。改变了以往

孤立的档案信息系统中常见的应用方式封闭、数据量少和效益低的状况。

4、利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

档案管理的多媒体信息处理已从技术探索逐步向实用化发展。档案部门从1992年开始进行多媒体技术的应

用研究，目前已经在档案馆指南、多媒体档案信息管理两种应用方式上进入实用阶段。例如，解放军档案馆开

发的多媒体系统，可以向用户提供的上网查询项目有：档案目录查询、全文浏览及部分声音、照片、录像的查

询等，以图、文、声、像并茂形式为用户服务。

5、档案计算机管理网络由封闭转向开放。

档案管理的计算机网络已从相对封闭的局域网或专业网发展到Internet的开放式互联网络。尽管档案

在安全保密上有种种要求和限制，但是档案部门在与国际互联网建立联系方面表现出来的积极性是很惊人的。

1998年向国家档案局申报的科研项目中，涉及加入互联网络的方法、规范等内容的研究课题占30％。实际上已

有不少单位在Internet上建立了主页，有的还提供了初步的档案信息查询服务，并引起了社会上的关注。这种

情况使档案与社会的联系更为广泛，档案工作的影响也会随之扩大。

6、解决软件的通用性，促进计算机应用的普及。

经过多年的努力，档案管理软件的通用性越来越强，出现了以行业系统的较完善的标准化为依托的通用化

及商品化趋势，并将形成较丰富的软件市场，对档案管理中的计算机普及起到更大的推动作用。国家档案局从

1996年开始对国内的计算机档案管理软件进行了测评和筛选工作，1997年推荐了首批软件，取得了较好的效果

。一方面使通用性的档案管理软件从质量上得到保证，另一方面也使用户以尽量少的投入得到满意的应用效果

。计算机档案管理技术支持的社会化，对档案管理的计算机应用普及和现代化发展产生了极大的影响。

7、计算机的应用成为基本工作方式，促进了电子文件的生成。

由于计算机应用已成为一种普遍存在的工作方式，使办公自动化（OA）、计算机辅助设计（CAD）、计算机

辅助制造（CAM）等方面的应用发展进一步加快。随着计算机应用的普及，各类电子文件的数量增加很快。例如

，一些省市或部委的办公自动化网络中的电子文件数量，有的一年产生约20000件。这给档案管理带来了很大的

变化，也造成了很大压力。一方面电子档案的管理同其转化之前的电子文件同样方便，另一方面其作为档案所

应具备的原始性、真实性、完整性和可靠性等也需要特殊的技术保证。

8、新型信息处理技术逐步成熟，促进了档案信息处理效率的提高。

一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段

进入实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案