写作与书面沟通

电子邮件、电子会议系统
▪读者参与程度高，反应快 ▪能立即接收到信息，且能自行控制 ▪可以埋名隐姓 ▪不太可能受到约束或显得保守 ▪搞得好，富有创造力；
搞得不好，也可能产生极大的破坏力 ▪语言不整洁，错误较多 ▪比传统书面沟通花的准备时间少 ▪可能与组织中的各层次接触 ▪可以使用情感符号来显示非语言性
的信息传达 ▪可能比传统书面沟通wenku.baidu.com机密性差 ▪比书面沟通传递速度快
6
7.1 书面沟通概述
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则 1.正确性：写作的首要原则
➢ 写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 ➢ 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要
第7讲
写作与书面沟通
本讲主要内容：
书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式） 各种书面沟通媒介的比较 管理角度写作的基本原则 实现写作与阅读双方的心理共识 受众导向的文字组织原则与文字组织技能 书面沟通写作过程的五个阶段 书面沟通的写作规范 管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）
7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式 1. “口说无凭，落笔为准”
➢ 商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函……
➢ 以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。
➢ 阅读比倾听快。 ➢ 当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。
因为这涉及信息发送者的效率问题。
4.书面沟通可以特别关注问题的细节。
➢ 而且受众可以更多地获取细节方面的信息。
5.比口头表达采用更为精确的用词。
5
7.1 书面沟通概述 （三）各种书面沟通媒介的比较
纸张、传真
▪读者参与程度低，反应慢 ▪对于信息的接受情况缺乏控制 ▪难以埋名隐姓 ▪更可能受到约束和较为保守 ▪搞得好，可能更为清晰； 搞得不好，则过于死板 ▪要求更符合逻辑和语法规范 ▪需要更多的时间准备 ▪不太可能与组织中的各层次接触 ▪缺乏非语言性沟通，没有口头沟通 那么丰富 ▪机密性差 ▪传递速度慢
➢ 无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议 参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则 更有诸多限制，而书面无需此类讲究。
4
7.1 书面沟通概述
（二）书面沟通的作用 1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。 2.由于易于保存，且不易被“污染”，可以不在沟通现场的受众能 够得到真实的信息。 3.对受众来说，书面信息传递方式快速。
2.书面沟通基础：写作水平
➢ 要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件： 较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的 方式送至恰当的对象。
➢ 一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。 比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业 产生长远的不利影响。
阅读；如果是手写，则不能太潦草。
3.完整性
➢ 完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。 ➢ 为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4.简洁性
➢ “简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题： “完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有 的事实、观点罗列纸上。 可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大 价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
传递的信息，实现有效沟通。 ➢ 正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：
在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括， 说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。
文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念 要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要 性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强 与武断。
2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：
➢ 专业但不能僵硬 ➢ 友善但不虚伪 ➢ 自信但不傲慢 ➢ 礼貌但不卑微
9
7.1 书面沟通概述 （二）克服写作心理障碍 1.写作障碍及原因
➢ 障碍主要有： 一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料…… 二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。 第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书 的格式没有完全掌握。
10
7.1 书面沟通概述
2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：
➢ 积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分， 你对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越 得心应手。
文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要 符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。
7
7.1 书面沟通概述
2.清晰性
➢ 清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。 ➢ 为此，应该注意：
文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等； 尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难
3
7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
➢ 有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来， 边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。 甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些 隐藏的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
➢ 可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关 单位和个人。
8
7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
➢ 语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的 影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得 傲慢无礼。
➢ 正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其 组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。