合同管理制度

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合同管理制度

第一条目的

为强化公司合同管理，维护公司的合法权益，确保公司经营活动的顺利进行，促进公司对外经济活动有序的开展，根据公司现行情况，特制定本制度。第二条适用范围

本制度适用于公司所有合同的起草、审批、签订、交底、检查与考核等相关事宜的管理。

第三条职责与权限

（一）总经办：公司所有合同的归口管理部门，负责合同用印、归档工作；

（二）总经理：负责公司合同主要条款的确定及最终审批工作；

（三）合同管理职责划分及职责范围：

1、公司对合同实行综合归口管理、分类专项管理

（1）总经办是综合归口管理部门；

（2）公司相关部门是专项管理部门，其主要职责是：

a、负责管理、履行本部门及本公司签订的合同；

b、制定本部门及本公司合同管理的实施细则，采取具体措施，做好合同管理工作；

c、合同资料的汇总、分类、归档、保管。

2、经办人职责：

（1）制止不符合法律、法规规定的合同行为，发现问题及时向上级领导报告；

（2）涉及合同纠纷时，按要求及时收集、整理、提供相关资料和信息；

（3）合同经办人参与合同谈判、合同的具体执行及执行过程的监督、发生合同纠纷后的协调工作；

（4）保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料，及时交公司相关部门备案。

3、公司分管领导的主要职责：

（1）在授权范围内负责合同审核；

（2）对所签订合同的完整性、可行性、合法性和合规性负责；

（3）全面落实所管辖范围内合同的执行情况，执行过程中发现问题或对发生的合同纠纷应积极采取应对措施。

第四条公司分类专项合同管理主要部门及合同业务类型的划分：（一）营销策划部：土地使用权出让、转让合同、平面媒体广告制作合同、广告印刷合同、户外广告承揽制作合同、商品房买卖合同、房屋租赁合同、地下停车位销售合同及业务范围内的相关合同；

（二）工程部：建设工程施工、设计、勘察、监理合同、加工承揽合同、工程劳务分包合同、配套工程分包合同、招投标合同、产品设备购销合同、设备设施定购安装合同、装饰装修工程合同、技术咨询服务合同、预结算审计委托合同及业务范围内的合同；

（三）财务部：借、贷款合同、担保合同、财产保险合同、抵押合同及业务范围内的合同；

（四）总经办：办公用品采购合同、服务设施的维修保养合同及业务范围内的合同；

（五）公司其它各部门，负责本业务范围内有关合同的保管、履行等责任。

第五条合同编号方式

合同编号以一个日历年度为编制单位, 由公司简称的英文字母、合同性质名称、年月日和流水序号组成。

XJZH---- 代表所在公司（RX）--- 代表合同性质

20160606----代表年月日 1---- 代表流水序号

01---- 代表补充协议

例： XJZH （RX）20160606 -1 - 01（02……n）

代表所在公司

代表合同名称

代表年月日

代表流水序号

代表补充协议

第六条合同的谈判与前期准备工作

（一）合同经办人负责相关文件及资料的收集，包括：招标文件、投标书、设计图、效果图、评标中标文件、预算书、验收规范及验收标准、价格确认表等，上述资料做为合同附件；

（二）在合同订立时，遇与对方单位进行进一步谈判、交涉的，或进行重大的经济合同的谈判、订立的，应设计谈判方案，需相关专业人员和公司领导参与谈判的，具体经办部门应及时报告并提交方案。

第七条合同的报审、会签及付款程序

严格按照公司相关《合同会签审批单》和《付款审批会签单》执行。

第八条合同的审批权限

合同由总经理最终审批后，按照相关规定报送集团备案。要求报请公司总经理进行审批的合同，应完成以下审核工作：

（一）合同文稿及附件是否齐全、合同单位名称是否准确、合同内容是否完整、合同条款的履行是否具有可操作性；

（二）合同主体、内容、形式是否合法、条款是否完备、违约责任是否明确、文字表述是否准确、是否存在法律风险、合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第九条合同的正式签署

（一）合同经过本公司全部审查完毕后，由合同经办人交给合同对方单位或个人先行签字盖章，合同对方单位或个人签字加盖有效印章后，再由主管领导或相关负责人签署，并根据《印章使用管理制度》，加盖合同专用章及骑缝章。

（二）合同有附件的，也应随合同原件一起加盖合同专用章后并由经办人签字后用印、备案。

第十条合同流转及归档

（一）合同用印完毕后，由经办人办理与对方的合同发放及公司内部部门发放；

（二）各类合同正式文本至少一式五份（有特殊要求的合同按相关部门规定执行），一份由总经办档案室存档，一份由合同经办部门存档，一份由财务部存档，涉及成本审核部核算需要的，交成本审核部一份，其余一份交由对方单位；

（三）各经办人建立《合同发放记录表》，领取合同部门须为相关部门负责人，并在《合同发放记录表》中签字确认；

（四）作为合同附件的施工图纸、设计图纸、技术资料等，由工程部负责保存，工程部视相关资料重要情况，可归入总经办档案室存档；

（五）凡是国家法律、法规规定必须要经有关部门登记备案的合同或必须进行公证的合同，合同经办部门必须向规定的部门申请登记、备案并进行公证，如违反本条规定，造成合同无效等后果的，由经办部门承担责任，造成损失的，应承担赔偿责任；

（六）对工程及有关合同的相关技术资料、图表等重要原始资料由总经办档案室负责保管，应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

第十一条合同的履行

（一）合同经办部门在合同履行中遇履约困难或出现违约等情况后，应及时向公司各主管领导汇报，对是否有补救措施及合同能否全面履行做出判断；

（二）在合同履行过程中，涉及合同履行问题，需向对方单位通知、函告的，主办部门均以书面方式实施；

（三）合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工验收合格，质保期结束、价款结清、无遗留交涉手续为准；

（四）财务部门依据合同履行收付款工作，根据公司相关制度规定，由总经理最终决定是否支付；

（五）在合同款项支付申请过程中，财务部可以对有异议的付款进行必要监督、审查，合同经办部门给予配合；

（六）合同履行过程中合同经办人应妥善管理合同资料，合同履行中所有的签证资料、附件、补充协议必须加盖有效印章；

（七）合同在履行过程中，遇到变更和解除的，如合同内无相关规定，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、传真等），口头形式一律无效。在变更、解除合同的协议未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行，特殊情况经双方协商一致书面同意的除外，但必须补签手续。

第十二条合同档案管理及调阅

（一）总经办档案室、各经办部门、财务室应当建立合同目录及档案，便于检查、查阅；