优秀简报制作技巧

冲突（Complication）

讲故事

情境（Situation）
疑问（Question）
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清晰易懂的演示结构(1) －如何处理开头

商务汇报的实质－讲故事
一般商务演示和汇报必须通过听众已经熟知的事
实或信息来引入，然后逐步过渡到希望引出或者 需要回答的问题上去。
具体包括：S情景-C冲突-Q疑问-A回答
中心思想
主要观点 主要依据
[注]若简报的对象是客户，为引起其兴趣可以将结论放在最后呈现。 但若简报的对象是你的老板，请务必记住在引言时先说明结论！
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清晰易懂的演示结构(1) －如何处理开头

好的演示和汇报就 如同一部电影，需 要情节、音乐、场 景、色彩、演员等 诸多环节。 演员和情节是核心 音乐和场景是形式
1、没有老板！ 2、多为师级、不 排除有员级。 为兼顾所有的听 众，尽量简单易 懂，不出现英文， 口语化表述
政府/国企 外企/民企 高管/中层/基 层 销售/研发/财 务 北京/上海/广 东 …；欧美/日 本/印度…..
1、有强烈的求知 欲 2、因为有不认识 的同仁，不排除 有尖锐且难以回 答的问题 做好案例及QA准 备，对于难以回 答的问题需要思 考应对方法。
换位思考， 准备听众可能 提出的问题
把PPT整个浓 缩为一句话， 能在电梯里30 秒说完的一句 话。这句话就 是主旋律，不 断闪回出现
文字说明 数据 图表 事例(正反例) 定性分析与定 量分析
提出让听众
决策、讨论或 思考的问题
理论与实际
佐证资料
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练习：对你最近一次汇报进行框架思考

过多的剪贴画 过多的幻灯片切换 希望在短时间内传达大量信息

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结构化表达原则之四：重点突出

重点突出的表达技巧
对比 重复
比喻
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如何建立清晰易懂的演示结构

清晰表达的“金字塔结构”
引子
启（S）：选择切入
议题
Fra Baidu bibliotek（c）：关联主题
转（Q）：问题提出 合（A）：方案阐述
总体 目标
持有立场，设法使听众接受、 支持 寻找理由、论据，支持自己 的观点
彰显性简报 传递特定信息，说明事物的进度 持有立场，告知听众结果，寻求赞扬或帮助
应利于他人掌握状况，给予评价或反馈
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最重要的！写出来你的演示目标

演示目的

演示者想要从听众那里得到怎样的回应？

为什么要写出来演讲目标？ 示例

何谓简报

所谓简报，就是“简单的报告”，即以言语配合 其他表现方式，分享重要讯息及资讯，让听众了 解或注意并被说服。

简报被广泛应用于工作进度汇报、专案规划、工 作交流与总结等多个方面。 一个成功的简报，可以推销自己的观点，展现个 人的魅力，让更多的人了解你、赏识你，赢得更 多的人脉，甚至是升迁的机会！
6. “成本改善计划”对公司具有重大意义
7. 建立适当的客户联系和后续工作机制 8. 复查销售人员的激励措施 9. 制定有针对性的推广和销售措施
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参考答案
SEM应实行多种措施 ，提高盈利水平
改变战略重点
立即采取行动， 制定并实施更有 针对性的营销计 划方案，以提高 销售业绩
“成本改善计划” 对公司具有重大意 义
• 成立新公司进入新市场的障碍很少
– – – – – 开业的成本很低 没有法规上的限制 不太需要专有的科技或专业知识 已有符合条件的 员工 现成的办公室可以直接使用
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练习：请将下面9条对SEM的表述整理成层次 清晰的表达
1. 应实行多种措施，提高盈利水平 2. 应立即采取行动，制定并实施更有针对性的营销计划 方案，以提高销售业绩 3. 应改变战略重点 4. 开发更受客户喜爱的产品 5. 明确谁是最重要的客户群体和他们的需求

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结构化表达原则之一：开门见山
分析问题的过程： 事实 分析过程 结论
沟通过程：
结论
分析论证
下一步的行动
结果是什么？
为什么是这样的结论？
下一步应该怎么做？过程、 步骤、注意事项。
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结构化表达原则之一：开门见山

对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰， 观点鲜明，论证充分
问题归纳
问题阐述
自 下 而 上 进 行 问 题 分 类 总 结 归 纳
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清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头
(二) 鉴于以上，希望通过构建SEM的企业文化来 根治，其表述如下： 团结 服务 责任 共享 (三) 企业文化构建之具体作法： 1、加强沟通 团队协作 2、全心服务 内外兼修 3、责任清晰 目标必达 4、成败相通 荣辱与共 5、找出短板 发扬特长
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清晰易懂的演示结构(2) －如何分析论证
问题 分析
解决 方案
表现
标题
标题
问题 表现
标题
问题 分析 解决 方案
正文 小结
问题分析
解决方案
小结
小结
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基本要素(2) －模版
模版的调用
在制作新的
1
模版的设计
标题页
幻灯片的时
候可以套用 原来使用的
正文的字体间距、颜色等
模版
4
统一的模 版是制作 幻灯片的 基础
模版的存储
模版的分类
2
标题模版：
更是对全篇文 章中心的回顾 和反思 也是后续行动 的指导和思考
提出行动性的思考

结尾

高度的升华和肯 定
选择决策方案
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建立演示结构的主要工具

结 论
逻辑树

鱼骨图
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示例：整合散乱的内容，形成金字塔结构
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目录
结构化思考 形象化表达——拓展思路，完善架构
第三部分
摘 要
简报制作美化
幻灯片制作基本要素

重点突出的正确应用 在正文前面加上摘要
最希望别人记住的 最想向别人传递的

将大量的数据放到附录里面 每一页PPT必须有非常清晰的 重点 每一个图形必须有非常清晰的 重点



能够吸引别人的亮点 创新和构思
重点突出的错误应用 过多的动画
开头非常重要 整个演示的设计非常重要
“成本改善计划” 对公司具有重大意 义
复查销售人员的激 励措施
明确谁是最重要的 客户群体和他们的 需求
建立适当的客户联 系和后续工作机制
制定有针对性的推 广和销售措施
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结构化表达原则之三：结构简单

表述的结构越简单越好
最简单的结构、最容易记忆的结构是 将一个中心议题从三个方面展开
“三”
使“三点”有清晰的逻辑关系
汇报目标 汇报对 象
观点与 如何获得 会有哪些反 汇报内容 同意和支 对意见，如 持？ 何应对？
例：向本
单位同仁
转述此次 简报技巧 的课程内 容
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目录
结构化思考 形象化表达——清晰表述，形象说明
第二部分
摘 要
简报结构设计
清晰的演示结构化需要
注意哪些问题 如何建立清晰易懂的演 示结构 建立演示结构的工具
简报演示汇报
6
结构化思考，形象化表达

1
简报“四部曲”
2 3 4
框架思考

结构设计
制作美化
演示汇报
给谁看?达到什 么目的？

如何建立逻辑 框架？
……
汇报对象 是谁？
• 如何组织材料？ • 怎样口头表达你的 思想？ • 用什么样的表现 • 怎么灵活运用图 形式？ 形？ • 如何合理利用PPT？ • 观点是什么？ • …… • …… • ……
1 2 3
是什么
目前的主要问题
为什么
问题的重要性 和紧迫性
怎么做
采取哪些措施 来解决问题
解决问题型
1
2
3
有什么 是什么
目标是什么 有哪些资源可 以保障工作的 完成
怎么做 工作展望型
通过做哪些事 情可以来完成 目标
35
36
37
清晰易懂的演示结构(3) －如何处理结尾

演示的结束需 要高度的浓缩 和升华
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结构化表达的四个原则

开门见山（金字塔原则）

先从结论讲起，说明问题的全貌 直接说明中心思想
层次清晰 重点突出

层次清晰


把相关性议题在一个章节内说清楚 分清楚议题的层次
开门见山
结构 简单

结构简单（KISS）

表达的结构越简单越好

重点突出（2/8法则）
不要试图传递过多的信息 要把最想传递的信息突出出来

3
思考

工作中，你常常进行哪些内容的演讲和展示？

在制作简报过程中，你常常会遇到哪些困难？
简报过程中，你如何吸引听众的注意，打动他人？

4
不成功的演示最常见的三类问题
目标不清
结构混乱
展示不力
……… ……… ……… ………
5
今天交流的重点…


简报框架思考
简报结构设计
结构化思考
形象化表达


简报制作美化
我最想传递 的是什么
他们希望了解什么， 期待什么
有哪些资料可以利 用？
汇报和演示多长时 间
9
“您能用一句话介绍您的这本大作吗？”
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框架思考的三大方向
具体 目标
总体 目标
听众 分析
场景 分析
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三种典型的简报
教育性简报 传递知识，解释、说明 复杂事物 不持有立场，向听众传 递信息 表达清楚、方便理解、 记忆 说服性简报 影响听众信念，促使听众行 动
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听众分析、预测与策略制订(必要)
听众分析 项 目 年 龄 性 别 教 育 程 度 行 业 职 业 职 务 职 位 地 理 文 化 具体内容 平均年龄 年龄范围 男女比例 听众兴趣与策略 听众预测与策略 理解能力与策略 态度与策略
学历/专业
1、如何构思简报 2、如何制作简报 3、如何获得最佳 的简报现场效果 逐项与各位进行 交流，以实用及 尽可能详尽为主， 结合具体案例进 行说明，并配合 进行示范。
总体 评价
分类归纳 后的问题
问题归纳
关键问题分析
自 上 而 下 进 行 问 题 阐 述
现状事实、表象问题
现状详细调研
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22
结构化表达原则之二：层次清晰
• 我们应把房子出售
– – – – – – 我们需要更大的地方 房子已很旧，需进行花费很高的基本维修 厨房太小 炉子坏了 屋顶有些漏雨 我们这条街交通太繁忙了


我希望王总批准我提出的预算 “向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批 准“ “动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展“ “让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“
我希望协助每一个参加培训的东南同仁了解简报的技巧 我希望协助每一个参加培训的东南同仁培养自身的简报能力 我希望协助每一个参加培训的东南同仁分享我们的简报经验 我希望取得每一个参加培训的东南同仁的认同！
可以把模版作为单独的
文件进行存储
3
设置幻灯片 首页 讲义模版： 设置多页打 印格式 备注模版： 设置备注打 印格式


情景：由听众熟悉的情景引入
冲突：说明发生的冲突 疑问：引发或者提出疑问 回答：对疑问作出回答
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清晰易懂的演示结构(1)－如何处理开头

标准式：情景－冲突－解决方案
举例： (一) 目前SEM存在的问题点

组织缺乏活力 凝聚力不足 工作主动性不够，常有推诿现象 共享激励机制不够，员工流失率较高 部门之间各为营垒，沟通效率不高，协作支持不足
幻灯片制作进阶技巧
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幻灯片制作的基本要素
幻灯片的版式 幻灯片的放映
幻灯片制 作的基本 要素
幻灯片的模版
幻灯片的动画
幻灯片的配色
进阶技巧：图形表达
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基本要素(1)－版式
文 字 版 式
图 文 版 式
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基本要素(1)－版式

幻灯片的一般的布局方式包括
标题 标题 标题
正文
问题分析
解决方案
问题
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结构化表达原则之四：重点突出

演示汇报的80/20原则
抓住问题的关键
引起
20%的关注
重点突出VS面面俱到
断其一指VS伤其十指
80%的内容
80%的关注 引起 20%的内容

核心思想
突出重点，关注“关键的少数”
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结构化表达原则之四：重点突出

任何时候都要突出重点 最希望别人知道的

汇报的目标 是什么？
表达什么观 点？ 汇报哪些内 容？
如何获得同 意和支持？
环境的影 响？
会有哪些反 对意见？
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目录
结构化思考
第一部分
摘 要
形象化表达——拓展思路，完善架构
简报框架思考
确定报告目的
分析报告对象
制定报告策略
8
简报前常常需要考虑很多问题……
为什么做这次简 报？ 我要说服谁？
优秀简报制作技巧
引 语

简报要如何做，才能让听众（你的老板或是客 户！）有浓厚的兴趣，而不会呵欠连连，给你 的沟通带来负面的效果，这是每一个上班族必 备的学问 简报就像是对听众说明如何穿越一座没有人迹 的森林，不论你的方法是看星象、罗盘、指北 针，还是闻味道，重点是要找到最适合、最有 效的途径！
2
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场景分析(可选)
分析内容
项目
人数 会场 设备 时间 占用 时间 长度
内容 小型讨论 大会演讲 大小、形状 布局状况… 讲台、课桌、 投影、黑板、 上午、下午 饭后、饭前 在整个活动 中的时间段 合理安排时间
状况与策略
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思考并丰富你的框架
汇报目标 汇报对象
需要陈述的 观点与主题 如何获得同意 和支持？ 会有哪些反对 意见，如何应 对？