降低办公耗材费用支出QC报告PPT课件
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关于降低办公设备费用支出 QC调研报告
一、小组概况：
小组名称：降低办公设备费用支出QC小组 成立时间：2016年11月 课题名称：降低办公费用支出提高资源利用率 小组类型：现场型
序号 1 2 3 4 5
小组职务 组长
副组长 组员 组员 组员
小组成员简介表
姓名
性别 男 男 男 女 男
职务 部长 主管 科员 主管 科员
2016年1-9月办公设备费用支出比例
传真机耗材 1288 1%
电脑维修 7385 8%
打印机耗材 18620 20%
复印机维修 24590 27%
打印机维修 4320 5%
电脑耗材 10382 11%
复印机耗材 25155 28%
打印机耗材 复印机耗材 电脑耗材 打印机维修 复印机维修 电脑维修 传真机耗材
设备滥用现象
• 完善办公自动化设备使用管理规定，打印、复印要登记管理 • 将制订好的规定挂内网，定期检查各部门日常执行情况
八、实施效果：
30000
费用支出统计
25000
单 20000 位 ： 15000 元
10000
5000
0
打印机 耗材
1月-9月 18620
10-12月 4295
复印机 耗材 25155 4000
打印前没有认真 校验
不重视办公电脑 的维护保养
设备老化，显影 组件故障
没有及时补充碳 粉
设备老化，硬件 故障多
纸张在纸盒中摆 放不平整
纸张太薄或太厚
纸张受潮
尽量采用代用或 换粉
劳务队、外来人 员随意复印
设备没有专人管 理
纸张质量差不符 合规格
没有采取防潮措 施
相关制度不完善，责任人不明确，奖惩机制不健全
从图中可以看出，打印机、复印机耗材及维修费用所占比例达到了一半以上。
五、分析费用支出增高的原因：
对设备性能 及操作规程
不熟练
制度不完 善，责任人 不明确，奖 惩机制不健
全
设备老化现 象偏多，维
护成本高
存在文件初 稿打印浪费
的现象
设备使用维 护成本高
报验单及下 发到劳务队
的各类文 件、通知较
多
可从内网发 送、审批的 文稿仍然打
电脑耗 材 1154 1135
打印机 维修 480 320
复印机 维修 2733 563
wenku.baidu.com
电脑维 修 821 125
传真机 耗材 137 585
通过以上两张图表的比较，可以看出办公设备的耗材及维修费用支出大大减少，QC 小组活动初步达到了预期的效果。
通过本次活动，全面提高了公司内部员工的节约意识和自身素质，完善了办公自动 化设备的管理制度，使办公自动化的管理更加科学化合理化。
打印初稿后发现的错误
• 员工在打印前需认真校核一次，确保 不出现二次打印，避免浪费
办公电脑使用不当
•完善计算机使用管理规定，加强主控部门 监督管理职能 •增加内网管理软件相应模块，实现从技术 手段上查处没有关闭计算机的现象
打印设备卡纸
•确保设备纸盒中的纸张摆放平整 •采取防潮措施，保持纸张干燥，潮湿天气 要将未用完的打印纸外面包上报纸
办公设备成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的成果在一定 程度上缓解了这个问题。因此我们将持续跟踪巩固QC小组活动。
十、总结及下一步打算：
1、总结： 这次QC活动结束后，小组进行了活动回顾和总结： 不足之处： 措施执行不够彻底； 公司制度建设不够完善； 信息化水平和手段还需提高。 小组提升： 本次QC活动，提高了QC小组成员的质量意识、团队精神、节省意识、QC知识、解决 和分析问题能力。
电脑耗 材
10382 3407
打印机 维修 4320 965
复印机 维修 24590 1690
电脑维 修 7385 375
传真机 耗材 1228 1755
3000
月均费用支出
2500
单 2000
位 ：
1500
元 1000
500
0 打印机 耗材
实施前 2069
实施后 1431
复印机 耗材 2795 1333
印出来
电脑未按时 关机，未定 期清理保养
监督检查落 实不到位
六、要因确定：
人员
办公耗材及维修 费用偏高
机器
环境 材料 方法
没有很好的利用 内网平台
下发至劳务队的 各类文稿
打印好后发现错 误
办公电脑使用不 当
打印出来字迹模 糊
设备卡纸
设备卡纸 原装硒鼓、粉盒
费用高 设备滥用现象
员工信息化意识 淡薄
信息化应用水平 不高
三、QC小组活动理念：
---发挥组员的积极性、主动性和创造性； ---认真解决工作中存在的问题； ---提高主控部门管理水平，促进企业快速发展。
四、现况调查：
QC小组对公司2016年1月到2016年9月间主要的办公耗材设备，如电脑、打 印机、复印机、传真机等，进行了一次费用调查统计。结果如下饼分图所示：
九、巩固措施：
为了巩固这次QC活动取得的良好成果，综合管理部将这次QC活动中编制的《办公 自动化设备操作实施规范》纳入公司的管理制度中，并挂公司内网平台，后期将不定时 的检查各部门日常执行情况。
大力推行以“无纸化办公”为重点的办公自动化系统建设，逐步建设完善内网资料查 询、公文处理、报告审批等程序，努力实现“无纸化办公”。
小组分工 总体组织协调 现场组织协调 办法编写、检查
现场跟踪 现场跟踪
二、选题理由：
名词解释： 办公设备费用: 是指办公耗材及设备维修保养费用，包括日常办公时使用到的消
耗性产品,包括硒鼓、粉仓、碳粉、墨盒、碳带等等。 根据公司办公设备费用日益增多的现象，经过小组深入调查分析，认为办公资
源浪费的问题没有较好的解决，或者说还有进一步提升的空间。因此我们小组选择 的课题是：节约办公耗材及维修费用提高办公设备的使用率。
七、制订对策：
没有很好的利用内网平台
• 推行“无纸化”办公。资料文件如只 需传阅，不需打印等类似情形，一律 利用OA精灵进行发送。
• 根据各部门需求，信息小组制作、完 善OA工作流，要求各类审批流程从 OA工作流走。
各类报验单及下发到劳务队的文稿
• 提高信息化应用水平，将内网铺设到 各个劳务队
• 能够批量印刷定制的报验单，尽量印 刷，避免打印支出的增多
打印设备故障
•设备指定专人管理，定期检查设备状况 •设备故障要及时报修，避免使用浪费 •因设备老化引起的故障，经检测无维修价 值的，履行报废程序
耗材费用偏高
• 尽量选择代用硒鼓或者换粉 • 对于使用成本高的设备，例如财务部和设计部的A3打印机，原装硒鼓1200左右，代用的也要
450，使用成本偏高，建议有条件的给予更换
一、小组概况：
小组名称：降低办公设备费用支出QC小组 成立时间：2016年11月 课题名称：降低办公费用支出提高资源利用率 小组类型：现场型
序号 1 2 3 4 5
小组职务 组长
副组长 组员 组员 组员
小组成员简介表
姓名
性别 男 男 男 女 男
职务 部长 主管 科员 主管 科员
2016年1-9月办公设备费用支出比例
传真机耗材 1288 1%
电脑维修 7385 8%
打印机耗材 18620 20%
复印机维修 24590 27%
打印机维修 4320 5%
电脑耗材 10382 11%
复印机耗材 25155 28%
打印机耗材 复印机耗材 电脑耗材 打印机维修 复印机维修 电脑维修 传真机耗材
设备滥用现象
• 完善办公自动化设备使用管理规定，打印、复印要登记管理 • 将制订好的规定挂内网，定期检查各部门日常执行情况
八、实施效果：
30000
费用支出统计
25000
单 20000 位 ： 15000 元
10000
5000
0
打印机 耗材
1月-9月 18620
10-12月 4295
复印机 耗材 25155 4000
打印前没有认真 校验
不重视办公电脑 的维护保养
设备老化，显影 组件故障
没有及时补充碳 粉
设备老化，硬件 故障多
纸张在纸盒中摆 放不平整
纸张太薄或太厚
纸张受潮
尽量采用代用或 换粉
劳务队、外来人 员随意复印
设备没有专人管 理
纸张质量差不符 合规格
没有采取防潮措 施
相关制度不完善，责任人不明确，奖惩机制不健全
从图中可以看出，打印机、复印机耗材及维修费用所占比例达到了一半以上。
五、分析费用支出增高的原因：
对设备性能 及操作规程
不熟练
制度不完 善，责任人 不明确，奖 惩机制不健
全
设备老化现 象偏多，维
护成本高
存在文件初 稿打印浪费
的现象
设备使用维 护成本高
报验单及下 发到劳务队
的各类文 件、通知较
多
可从内网发 送、审批的 文稿仍然打
电脑耗 材 1154 1135
打印机 维修 480 320
复印机 维修 2733 563
wenku.baidu.com
电脑维 修 821 125
传真机 耗材 137 585
通过以上两张图表的比较，可以看出办公设备的耗材及维修费用支出大大减少，QC 小组活动初步达到了预期的效果。
通过本次活动，全面提高了公司内部员工的节约意识和自身素质，完善了办公自动 化设备的管理制度，使办公自动化的管理更加科学化合理化。
打印初稿后发现的错误
• 员工在打印前需认真校核一次，确保 不出现二次打印，避免浪费
办公电脑使用不当
•完善计算机使用管理规定，加强主控部门 监督管理职能 •增加内网管理软件相应模块，实现从技术 手段上查处没有关闭计算机的现象
打印设备卡纸
•确保设备纸盒中的纸张摆放平整 •采取防潮措施，保持纸张干燥，潮湿天气 要将未用完的打印纸外面包上报纸
办公设备成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的成果在一定 程度上缓解了这个问题。因此我们将持续跟踪巩固QC小组活动。
十、总结及下一步打算：
1、总结： 这次QC活动结束后，小组进行了活动回顾和总结： 不足之处： 措施执行不够彻底； 公司制度建设不够完善； 信息化水平和手段还需提高。 小组提升： 本次QC活动，提高了QC小组成员的质量意识、团队精神、节省意识、QC知识、解决 和分析问题能力。
电脑耗 材
10382 3407
打印机 维修 4320 965
复印机 维修 24590 1690
电脑维 修 7385 375
传真机 耗材 1228 1755
3000
月均费用支出
2500
单 2000
位 ：
1500
元 1000
500
0 打印机 耗材
实施前 2069
实施后 1431
复印机 耗材 2795 1333
印出来
电脑未按时 关机，未定 期清理保养
监督检查落 实不到位
六、要因确定：
人员
办公耗材及维修 费用偏高
机器
环境 材料 方法
没有很好的利用 内网平台
下发至劳务队的 各类文稿
打印好后发现错 误
办公电脑使用不 当
打印出来字迹模 糊
设备卡纸
设备卡纸 原装硒鼓、粉盒
费用高 设备滥用现象
员工信息化意识 淡薄
信息化应用水平 不高
三、QC小组活动理念：
---发挥组员的积极性、主动性和创造性； ---认真解决工作中存在的问题； ---提高主控部门管理水平，促进企业快速发展。
四、现况调查：
QC小组对公司2016年1月到2016年9月间主要的办公耗材设备，如电脑、打 印机、复印机、传真机等，进行了一次费用调查统计。结果如下饼分图所示：
九、巩固措施：
为了巩固这次QC活动取得的良好成果，综合管理部将这次QC活动中编制的《办公 自动化设备操作实施规范》纳入公司的管理制度中，并挂公司内网平台，后期将不定时 的检查各部门日常执行情况。
大力推行以“无纸化办公”为重点的办公自动化系统建设，逐步建设完善内网资料查 询、公文处理、报告审批等程序，努力实现“无纸化办公”。
小组分工 总体组织协调 现场组织协调 办法编写、检查
现场跟踪 现场跟踪
二、选题理由：
名词解释： 办公设备费用: 是指办公耗材及设备维修保养费用，包括日常办公时使用到的消
耗性产品,包括硒鼓、粉仓、碳粉、墨盒、碳带等等。 根据公司办公设备费用日益增多的现象，经过小组深入调查分析，认为办公资
源浪费的问题没有较好的解决，或者说还有进一步提升的空间。因此我们小组选择 的课题是：节约办公耗材及维修费用提高办公设备的使用率。
七、制订对策：
没有很好的利用内网平台
• 推行“无纸化”办公。资料文件如只 需传阅，不需打印等类似情形，一律 利用OA精灵进行发送。
• 根据各部门需求，信息小组制作、完 善OA工作流，要求各类审批流程从 OA工作流走。
各类报验单及下发到劳务队的文稿
• 提高信息化应用水平，将内网铺设到 各个劳务队
• 能够批量印刷定制的报验单，尽量印 刷，避免打印支出的增多
打印设备故障
•设备指定专人管理，定期检查设备状况 •设备故障要及时报修，避免使用浪费 •因设备老化引起的故障，经检测无维修价 值的，履行报废程序
耗材费用偏高
• 尽量选择代用硒鼓或者换粉 • 对于使用成本高的设备，例如财务部和设计部的A3打印机，原装硒鼓1200左右，代用的也要
450，使用成本偏高，建议有条件的给予更换