档案管理信息系统需求

档案管理信息系统需求

规划档案管理信息系统要求

1总体要求

主要系统包括以下五个方面:1 .综合管理信息系统

在综合管理信息系统的框架下，作为档案信息资源的支撑平台和数据仓库，构建了规划档案综合管理信息系统，涵盖了档案信息采集、档案信息管理、档案信息查询和利用等数字化档案信息管理的全过程2。文件信息资源共享与利用平台

在地方政府内网建立文件信息资源共享与利用平台，为全球所有部门、部门和规划办公室提供文件信息浏览、检索和利用服务，确保信息安全。

3。文件动态分析系统

文件动态分析系统部署在局内网络。根据现有数据项和全文数字化进行初步统计分析，提供文件信息查询、决策信息分析等整体功能。4。音视频采集与回放系统

音视频采集与回放系统的建设将有效规范全球环境下各类音视频文件的管理方法和利用流程，加强音视频文件的保存和管理，提高音视频文件的利用率，实现音视频资源的集中存储，促进音视频文件的共享和开发利用

2功能要求

2.1档案综合管理系统

构建规划档案综合管理信息系统。其功能涵盖了数字档案信息管理全过程的各个方面:档案信息采集、档案信息管理、档案信息查询和利用等相关要求描述如下:

1，文件描述:实现各种文件目录(完整文件目录、类别目录、文件目录、文件目录等)的描述操作。)，包括描述模板定义功能，强调易用性

2，数据接收:从各种渠道接收存档数据，包括接收数字结果、接收各种报告数据(电子目录、电子文档)等。(包括Excel格式、XML格式、标准文件包格式)，导入历史数据；应提供导入向导和字段匹配设置功能。

3，文件传输和接收:当文件实体进入库时，它接收传输的实体文件，并将其与文件目录相关联

4，文件格式转换:将采集的各种文件数据格式转换成统一的PDF格式，并在转换过程中实现OCR识别，这是一种便于文件长期保存和方便利用的格式

5，专门机构:结合当地特点，重点和热点专项档案如民生、土地、婚姻等。应建立以实现方便灵活的特殊编译功能，打破文件类型和形成单位的限制，形成各种综合的特殊主题，并提供特殊查询。

6，文件标识:对于实体文件，提供分类标识、存储期标识、

发布范围标识、价值标识、销毁标识等功能。系统支持单项标识和批量标识。计算机可以自动提取和识别过期文件，并支持识别方案的制定和记录。

7，统计分析:提供收集档案统计、接待统计、借阅利用统计、鉴定统计等统计方法。统计结果可以打印并导出到Excel中

8，数据管理:数据规范验证(是否有全文、全文页面、必需选项等。)、重复比较、批量修改、有条件导出等。

9，文件检索:通过检索门户操作，提供多种检索方法，如综合查询、定制条件查询、树形浏览、全文检索等。查询馆藏文件，严格控制查询权限；其中，全文检索可以针对全文和标题。

10，全文检索:允许浏览全文电子内容。

12，实体借阅:登记和审批档案实体的借阅申请，提醒到期借阅记录，提供到期归还和续借功能，同时实现与虚拟仓库管理系统的接口13，应用定制:实现文件类型、描述表单、浏览树、文件编号、列表等各种类型信息的定制。

14，代码维护:系统通用代码和服务代码的维护15.日志管理:记录和查询系统的关键操作日志，包括登录日志、添加、删除和更改以及查询日志

16，用户管理:维护系统用户，包括组织定制、

户注册、登录和信息维护

17，权限管理:管理系统权限，包括权限定义、角色授权、用户授权等。权限控制可用于目录、全文和目录下电子文件的个人授权。2.2集中式文件管理系统

该系统为连接到市政府专用网的档案单位提供全面的文件管理功能。

1，文档收集:支持不同数据源的收集操作(包括数据录入、零散文档积累等)。)，支持纯电子、纯纸质、双套系统等多种归档模式。

2，文档排序:可以对收集到的文档进行排序，包括修改、删除、编号、排序、合并和关联操作。同时，支持文件级和文件级排序方式，排序后的文档可以提交归档。

3，数据导入:为格式化的标准数据(如XML和XLS)提供一个导入接口，便于与其他业务系统进行数据交换

4，文件接收:文件管理器接收业务部门提交和归档的文件信息。接收前，系统可以自动进行电子文件的三维检查和PDF格式转换；还检查实体文件的有效性，并建立实体和电子之间的关系。

5，文件排序:文件管理员可以对业务部门提交的数据进行补充、编号、排序和分组。支持多种归档模式，如纯电子、纯纸质、双套系统，以及文件级和文件级排序方式。

6，编目和打印:为文件目录、卷内目录和文件级目录提供多种格式打印功能

7，专题组织:实现方便灵活的专题汇编功能，突破文件类型和组织的限制，形成各种综合性专题，提供专题查询

8，文件标识:提供实体文件的分类标识、存储期标识、公共文件标识、电子文件的三方检查等功能。该系统支持单项识别和批量识别，并能通过计算机自动提取和识别过期文件。

9，档案统计:提供统计方法，如对档案的保管、接收、借阅和利用、鉴定等进行统计。

10，信息门户:分别为档案和档案用户提供个性化账户，将当前用户关心的工作任务和信息放在页面上

11，主题沟通:提供主题创建、维护、审核和回复，形成档案馆与档案用户的互动沟通

12，业务指导:档案用户对档案用户进行业务指导操作，包括工作监督、报告检查、档案统计等。

13，档案年检:档案年检资料的填写、提交、汇总、发布和打印14，申报和接收:档案用户可以向档案馆申报数据，档案馆用户可以接收，不合格的档案可以退回。

15，用户管理:系统用户维护，包括注册、登录和信息维护。这里的用户包括档案用户和档案用户。

16，权限管理:管理系统权限，包括权限定义、角色授权、用户授权等。权限控制应该同时考虑档案和档案。

17，代码维护:系统通用代码和服务代码的维护

18，日志管理:记录和查询系统关键操作日志2.3文件信息资源共享与利用平台

部署在政务网络中，在确保安全的前提下，为备案单位提供全方位、多角度、深层次的文件信息服务。要求描述如下:

1，综合搜索:提供一个类似谷歌的搜索方法，不管是什么文件类型，只要项目和内容包含搜索字段，就可以找到。

2，浏览和搜索:根据层次关系，以“标签”的形式列出界面上的所有