外贸函电教学课件

2015年4月28日
外贸英语函电
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Try to avoid using the words with forcing tone or arousing unpleasantness.（尽量避免使用带有强 迫语气和引起不快的词语。） Use the words or expressions with the meaning of joy, thanks and regret etc.（使用表示高兴、感 激和遗憾的词语：）
2015年4月28日 外贸英语函电 9
● These brakes stop a car within a short distance.（这种制动器能在短距离把车刹住。） These type SMO2 power brakes can stop a 4ton car traveling 65 miles an hour within 300 feet. （这些SMO2型动力制动器可使时速65英里的4吨 汽车在300英尺内制动。）
2015年4月28日
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2. Clearness (清楚)
Initials： 除了少数国际商业界确认的缩写，如 CIF 、 FOB 等外，应尽量避免使用缩写，尤其是机构或组Hale Waihona Puke Baidu织名称，最好写出它的全部字母。
2015年4月28日
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Numbers： 不同国家的人对某些数字的表达方式不一样，例如： 英、美两国对billion的理解不一样。所以最安全的办 法是数字和文字同时使用，例如： $10575.9 (ten thousand five hundred and seventy-five dollars, ninety cents.)
2015年4月28日 外贸英语函电 5
Writing Principles and Language Features
the six “Cs”: concreteness, clearness, conciseness, courtesy, consideration and correctness.
6C:具体、清楚、简明、礼貌、体谅、 和正确。
2015年4月28日
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1. Concreteness (具体)
● We wish to confirm our e-mail dispatched yesterday. （我们希望确认我方昨天发出的电子 信件）
We confirm our e-mail of June 2nd, 2011. (我方 确认我方2011年6月2日的电子信件。)
2015年4月28日
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3) Avoid unnecessary repeat.（避免不必要的重 复。） ● We have begun to export our machines to the foreign countries.（我们已开始向国外出口机 器。） ● Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquiries.（一俟收 到你方具体询盘，就发盘寄送样品。）
2015年4月28日
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介词： 数字前如果要用介词必须十分小心。例如： The price has been increased to $20. （到） The price has been increased by $20. （了） The price has been increased from $20. （从）
1. Studying your reader’s interest, that is, thinking of what your reader thinks. (研究读者的 兴趣，那就是说，想读者之所想。) 2. Planning what you will write and writing effectively. (安排好你所要写的内容，有效地写 作。) 3. Deciding to adopt the proper layout, tone and style (决定采取适当的格式、语气和文风) 4. Writing naturally and sincerely (诚恳自然地写)
2015年4月28日
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Dear Sirs,
Our Order No. 2468 Your S/C No. 2011 We wish to refer to our Order No. 2468 and your S/C No. 2011 in which you promised to ship the goods we ordered in the middle of June and send them to Shanghai Port by the end of June. But we’d like to call your attention to the fact that up to now, no news has come from you about the shipment under the captioned order and S/C. As we said, July is the season for this commodity in our market, and the time of delivery is a matter of great importance to us. The delay of your shipment made us lose US $200 000. Under such circumstance, we have to lodge claims of US $200 000 with you. We feel sure that you will give our claims your most favourable consideration and let us have your settlement at an early date. Yours faithfully,
2015年4月28日
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● The Universal Trading Company is one of our big buyers. (世界贸易公司是我们的大买 主。) The Universal Trading Company placed over U.S. $2 000 000 worth of business with us each year. (世界贸易公司每年同我们做200万美元的业 务。)
2015年4月28日
外贸英语函电
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Pay attention to the rationality in logic, the variety in sentence structure, the compact in plot and coherence in meanings.（注意逻辑上的合理， 句子结构上的多变，情节上的紧凑和意义上的连 贯。） Pay attention to the logicality of the full text.（注 意全文的逻辑性。）
2015年4月28日 外贸英语函电 3
Today’s agenda
Preparation before Writing Writing Principles Structure of a Business Letter
2015年4月28日
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Preparation before Writing
2015年4月28日 外贸英语函电 15
3. Conciseness (简洁)
1) Make a long story short and try to avoid wordiness.（长话短说，尽量避免啰嗦。）
2015年4月28日
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2) Avoid using the general and out-of-date commercial jargon and try to express your idea in modern English. (避免笼统、陈旧的商业术语， 尽量使用现代英语来表达。)
2015年4月28日
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Content
This subject follow the trade process teaching us how to write business letters in each step of the business. Contract building period( enquiries, offers, quotations etc.) Process contract period(shipment, payment, insurance and claims) Other forms of business 。
2015年4月28日
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4. Courtesy（礼貌）
a. We take the pleasure of sending you our latest catalogue and we wish to draw your attention to a special offer we have made in it. （我们高兴地将我们最近的目录单寄给贵方，希 望贵方注意我方在目录中特殊报盘。） b. You will certainly be interested in a special offer on page 4 of the latest catalogue sent to you by us.（贵方一定对我方最近所下订单第4页 中的特殊报盘感兴趣。）
Business Correspondence
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2015年4月28日
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General goal
Students should be able to express themselves in English during the whole business procedures, start from negotiation to the end of the business, and writing English business letters correspond with foreign business partners.
2015年4月28日
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● We have received with thanks your check, the amount has been placed to your credit. （我方已收到贵方支票，此款已记于你方账户贷 方。） We have received with thanks your check No. 248 for US $200 000, in payment of our commission, which has been placed to your credit. （收到贵方248号发票一纸，金额计20万 美元，用以支付我方佣金，谢谢。该款项已记于 你方账户贷方。）
2015年4月28日 外贸英语函电 19
用以表达礼貌的语言形式很多，现介绍一些如下， 谨供参考： Change the commanding tone into requesting tone, that is, change the imperative sentence into general question with the word “will” or “would” at the beginning. （将命令式改为请求 式，也就是说将祈使句改为will 或would开头的一 般疑问句。）