浅谈公路竣工资料的整理和归档

浅谈公路竣工资料的整理和归档

李铁山

唐山市公路建设管理处063000

摘要：公路竣工资料是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的文件材料。本文提出了竣工文件归档的重要性，分析了公路工程不同阶段各单位所需准备及整理资料的内容，针对竣工资料归档中的注意事项和存在问题，提出改善公路竣工资料整理的意见和建议，供同行们探讨。

关键词：公路档案管理竣工资料归档

一、前言

公路工程建设期间形成的资料，反映的是项目建设的客观现状和规律的信息，它包括文字、图表和音像等表达形式。由于公路工程建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成资料繁杂，必须及时进行收集、整理归档，以便更好地为项目建设决策服务，为项目建成后的运营服务。与此有关的公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位，应把项目建设期间的资料收集和整理工作纳入到工程建设管理之中，制订编制与管理办法，建立管理网络，并配备专职管理人员，使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，达到工程完成的同时竣工资料编制完成。

竣工文件是公路工程项目全过程的真实写照，它包括公路工程建设项目从决策、立项报批、勘察设计、施工、竣工验收、后期评价等全过程所形成的文字、图表和音像等不同形式的历史记录，是公路工

程项目交工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据，也是公路工程项目新改建工程及科研工作的主要参考资料。

二、竣工资料立卷归档的注意事项

(一)竣工资料的收集归档要全面，能准确地反映工程建设的实际过程。从项目申请立项到项目竣工，各类文件资料要整理齐全，保持内容完整，记录全面详实。竣工资料立卷归档应从以下几个主要方面展开：

1、项目前期文件：项目立项审批文件、环评水保审批文件，文物保护、安评、行洪评价、地灾、地震评价等审批文件。

2、设计文件：初步设计、施工图设计审批文件，地质勘察报告、设计变更审批文件等。

3、工程管理文件：建设用地审批文件、占地图、建设用地选址意见书、征地拆迁资料，供水、供电、通讯、排水协议，质量监督申请书及通知书、施工许可批复文件，工程招投标及合同文件，建设期管理文件等。

4、施工文件：施工组织设计，工地例会、专题会议纪要，施工监理单位往来文件，工程质量往来文件，主要技术、管理人员、主要机械设备在场情况，测试记录，过程控制文件、各施工工序资料、材料及标准试验资料，分项工程开工申请单及附件，施工日志，总平面图，建筑、结构竣工图，大型设备基础竣工图，电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工图，建设用地范围内地下综合管网图等。

5、监理文件：监理日志、备忘录、报告、会议纪要，质量控制措

施、规定及往来文件，交工证书及中间交工证书、交工验收工质量评定资料、旁站监理、独立抽检文件资料，监理细则、规程，进度计划管理文件、合同管理文件等。

6、竣工验收文件:竣（交）工要收文件，建设、设计、施工、监理单位工作报告，质量监督报告，环评水保等专项验收文件等。

（二）竣工资料整理要及时、有序、规范，符合《关于印发河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范的通知》（冀交办[2011]41号）的规定。本人在归档竣工文件时，发现和总结出一些容易出现的错误：

1、档案封皮和案卷目录内容相同，其上的档号应按要求填写清楚，例如：G25南湖·1- ，C唐丰·4·2- ，其中标点符号的点应写在汉字和数字的正中间，“—”后填写案卷流水号。

2、填写内封皮上的案卷题名时，所附样表即附件3中的“案卷题名”四个字，字体与字号不变。填写立卷单位、起止日期、保管期限用小三号楷体，密级空白不填，起止日期填写本册卷内目录中的最早日期和最晚日期。

3、卷盒脊背中案卷题名从右往左竖向填写，最右边一行开头空两个字符，其余行顶格写。

4、案卷封皮与卷盒脊背均用牛皮纸打印，粘在档案盒表面，要求字迹清晰，适合长久保存，字迹过浅，难以识清，概不接收归档。

5、卷内目录中，所给表格禁止调节表格单元格行高、列宽，文件编号为本册文件中自带编号，若无编号，可以空白不填，编号过长，可以适当调节字体。

6、卷内目录中，责任者为此份文件责任单位，例如××监理公司、××设计院、××工程公司，可写单位通用简称。

7、卷内目录中，文件名称从左往右顶格写，若第一格中文件名称写满，转至下一格顶格写，此时日期和页码写在下一格中。

8、卷内目录中，日期八位填写，如20100101，页码三位，最后一份文字材料中填写起始页码，如021-030。

9、每册材料后附卷内备考表，互见号空白不填写，说明填写：文字材料/份，图片/张，照片/张，其他/张，共/页。

（三）竣工资料的保管要安全，资料室是档案集中存放的机要重地，必须加强管理。采取必要的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。资料室内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，便于管理和查找。严格控制和保管资料室、箱柜的钥匙，不得随意转借他人，利用者查阅档案，必须登记。资料室内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持资料室的整齐、清洁。经常地对资料室各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。

三、竣工档案管理现状分析

长期以来，工程界一直存在着“重外轻内”的思想，对工程文档的管理缺乏深入的研究；而档案行业管理部门往往重视的是档案在档案馆内的整理，往往忽视了工程文档产生过程的控制和管理，在工程

项目施工文档管理方面一直缺乏深入的研究。

（一）重视程度不够，责任落实不到位。一些施工单位的项目负责人只注重实体工程的实施，工程施工的同时忽视资料的整理和收集，甚至于很多施工单位在工程结束后才开始整理档案资料，内业资料严重滞后，造成资料丢失、不完备的现象，产生虚假资料。

（二）工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中,施工队伍和内业资料管理人员更换频繁,工程资料的交接制度不完善,有人走档案走、人走档案丢的现象出现,资料整理困难。工程施工过程中，原始记录收集、整理不及时，资料填写不规范，给后期竣工资料的整理造成很大的困难。

（三）缺少专业的竣工资料归档培训，工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式,缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。内业资料整理五花八门，经常造成重复返工现象。

概括起来就是思想不重视、制度无保障、业务不熟悉，导致结果就是归档不及时、资料不真实、整理不规范。

四、工程竣工档案管理工作的建议

加强工程档案的管理，提高工程内业资料的整理水平，确保工程建设质量的全面提高，刻不容缓。我们对于工程竣工资料出现的一些现象和问题，提出几点意见和建议。

（一）提高对档案工作重要性的认识，公路建设项目管理部门、项目建设单位和设计、施工、监理单位要从思想上重视工程档案的管