凭证录入

凭证录入

凭证录入功能为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，也可以根据原始单据直接制作记账凭证。

一、案例说明

首先我们通过下面这个案例来了解一下输入一张凭证的过程：

案例：2000年03月31日通过银行美金账户收到“上海一百”应收货款1000美金（即8500人民币）。

图4-2

1、在“会计之家”主界面“账务处理”模块中，单击〈凭证录入〉按钮，系统进入凭证录入窗口。

2、顺序号：系统预设。

3、日期：可通过上下箭头进行修改，也可手工直接录入，或者双击鼠标，弹出日历进行选择。需要注意的是凭证日期一定大于等于系统当前期间，如果小于当前期间，系统不允许保存凭证。我们双击鼠标选取日期为2000.03.31

4、凭证字：通过下拉菜单进行选取。由于是通过银行收到货款，我们选取“银”字。

5、凭证号：系统自动弹出当前凭证字最大凭证号+1。目前“银”字凭证最大号为2，所以这张凭证的凭证号为3号。

6、附单据张数：可手工录入，也可通过上下箭头进行修改。我们手工输入1。

7、摘要：可手工输入，也可通过F7从摘要库中提取，在F7调出界面中中我们也可以对凭证库进行维护，增加相应的摘要类别，输入具体的摘要。我们手工输入“收到货款”。

8、录入借方会计科目：会计科目的录入，有3种方式，第一，输入科目代码回车，系统自动弹出科目名称；还可输入科目的助记码，如“应收账款”科目的助记码设置为YSZK，回车，系统自动弹出科目代码及科目名称；另外还可通过F7或上方的获取按钮进行获取。我们手工录入113回车，由于“应收账款”科目下挂了核算项目并进行了往来核算所以还要输入核算项目和业务编号。

9、录入核算项目：通过F7或菜单上的“获取”按钮进行选取，我们选择“上海一百”。

10、输入业务编号：直接手工录入。我们手工输入“11”。

11、输入借方金额：手工录入人民币8500。

12、录入贷方科目：与8中的操作方式相同，我们用F7选择“银行存款—中行高新办美元户1188”，由于该科目核算外币，因此系统自动切换到外币录入界面。

13、币别：系统自动弹出该科目核算的币别，这里该科目核算的是美金。

14、汇率：当期的期初汇率，此汇率在此可以修改。我们使用系统默认的汇率8.5。

15、输入贷方金额：输入相应的金额，系统自动根据金额和汇率计算出本位币的金额，此金额的借贷方向可通过空格键进行相应的切换。如果您想录入一个负数的金额，那么在录入完正数后按负号即可。我们输入1000，系统自动计算得出8500。

16、由于贷方科目属于结算类科目，我们还可以输入结算方式、结算号和结算时间。在结算方式中选择“支票”，结算号输入“111”，结算日期输入“2000.03.31”

17、保存：输入完凭证点击左上方的“保存”按钮即保存了这张凭证。

下面我们就凭证录入中一些菜单和重要功能进行详细讲述：

在图4-1所示的账务处理模块中，单击〈凭证录入〉按钮，系统进入如图4-3所示的凭证录入窗口。在这个窗口中，您就可以开始录入记账凭证了。

图4-3

二、凭证录入菜单描述

为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证，系统在菜单和工具条中提供了许多功能操作。由于菜单与工具条中的按钮功能一致，我们在这里就放在一起一并进行说明。

（一）文件菜单

系统在文件菜单中提供了“保存凭证”、“复原”、“审核”、“关闭”、“打印”、“打印预览”等项功能，如图4-4所示：

图4-4

用于将已录制好的凭证存入磁盘，在保存之前，系统会首先对凭证的合法性进行检查，要检查凭证借贷是否平衡，科目代码是否存在，是否最明细科目，以及记账日期是否符合要求等。

2、“复原”

用于恢复本张记账凭证修改之前的状态。执行此功能后，本次修改的内容无效。

3、“审核”

执行凭证审核功能。要注意的是：审核人与制单人必须不能为同一人。而且该功能只有在“更换操作员”后，进入“会计分录序时簿”窗口，执行“审核”功能方可。详情请参见“账务处理”模块中的“凭证审核”一节。

4、“使用套打”

该选项是根据您的需要而设置，套打如何设计，参见《套打设计使用说明》。

5、“打印”

将本次录入的记账凭证按照设定的格式从打印机打印出来。

6、“打印预览”

将记账凭证录入窗口按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。

图4-5

设置记账凭证的打印格式，在文件菜单中选择“打印设置”后，系统弹出图4-5所示窗口。在打印设置窗口中，您可以设置记账凭证的打印输出格式、大小、字体及凭证栏宽度等参数。

如果使用套打，当选择打印设置时，系统将弹出套打设置窗口，其具体设置参见《套打设计使用说明》。

8、“关闭”

关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回会计之家。

（二）编辑菜单

在编辑菜单中可以执行“插入分录”、“删除分录”、“拷贝分录”、“粘贴分录”、“收据”、“通知单”、“启用科目预警”、“保持模式凭证”、“调入模式凭证”和“保存为模式凭证”等操作。

图4-6

1、插入分录

在当前行的前面插入一条空白的记录，此时可以录入一条新的科目及金额等项数据。

2、删除分录

删除当前光标所在的一条记录。

3、拷贝分录、粘贴分录

在录入记账凭证分录时，如果有一条或多条分录摘要及会计科目相同，就可以使用拷贝分录和粘贴分录的功能。将光标分别移至要拷贝的分录和要粘贴的地方，再先后点击编辑菜单中“拷贝分录”和“粘贴分录”即可，这样就改善了只有金额和结算日期不同的分录输入。您只需修改金额和结算日期，方便操作，提高效率。

4、收据、通知单

现在有很多集团公司与下属分公司是通过内部往来通知单来进行业务费用、资金的结算，这就有必要在制作凭证的同时将内部往来通知单一并制出。金蝶KIS标准版则采用根据分录自动生成收据和通知单来实现此功能。

要使用此功能，需先在会计之家窗口经由“维护---账套选项---高级”进入高级配置选项窗口，在此处理窗口，点击“凭证”，出现功能选项，您必须单击选中“可以生成凭证收据和可以生成凭证通知单”。这样在凭证录入窗口显示“收据”、“通知单”，然后才可以使用此功能。

收据

在凭证录入后，在图4-3的凭证录入窗口处，制作好一张收款凭证后或在会计分录序时簿中双击打开一张收款凭证后，点击“编辑”菜单中的“收据”。系统自动生成与该凭证相对应的收据。如图4-7所示：