水利工程档案管理信息化建设

水利工程档案管理信息化建设

发表时间：2019-10-18T11:01:42.310Z 来源：《基层建设》2019年第14期作者：于建华

[导读] 摘要：档案信息化是新时代档案事业发展的必然趋势和潮流。

北京市永定河管理处北京 100037

摘要：档案信息化是新时代档案事业发展的必然趋势和潮流。工程档案管理工作也需要与时代接轨，不仅仅局限于原始的工程档案收集整理，更应该依托现代信息时代技术加强工程档案的管理工作，让工程档案的经济和社会效益得到充分的应用，进而提高工程建设档案管理的水平。

关键词：信息化；档案建设；水利工程

1工程档案信息化建设的必要性

在工程建设的过程中，会形成许多的数据、声音、视频、图片、表格以及文字等材料，这些材料记载了工程在规划、施工、设计、管理和运行等多个环节的基础信息，这些工程档案是反映建筑工程质量和工作质量的重要依据，是评定建筑工程等级的重要依据，也是单位工程以后维修、扩建、改造、更新的重要档案。传统工程档案管理的主要对象是纸质以及照片，并且所有工程档案的收集、整理、编目、鉴定、保管以及统计等工作都是由人工完成，整个档案的处理过程非常繁琐和浪费时间，极大的工作量使得档案并不能得到有效的整理利用，这也是绝大部分工程档案被闲置浪费的主要原因。实现工程档案管理信息化，项目档案管理员工便可从繁重的手工劳动中解脱出来，从而把工作重点和主要精力转向对信息资料的收集、提供、分析和更细致的日常管理工作，从而提高项目工程档案管理的工作效率。工程档案形成周期长、涉及部门多，工程建设的基层人员又存在极大的流动性，导致大量的工程档案资料并没有被重视，在形成之后不久就被随意丢弃，档案的收集、整理和归档方面都因为缺乏足够的意识而漏洞百出，导致项目竣工后工程档案资料没能够收集和归档不够彻底的情况，基本无法实现归档后的再利用。如果将工程档案进行信息化处理，可以确保网络化和实时进行档案管理，档案内容将会逐渐标准化、规范化、数字化，脱离了区域和时间的限制，可以按照相关的要求来汇总、分类和统计档案文件，而且，能够在企业或者单位的内部网络中共享档案数据信息，提高档案借阅查询的容易程度，从而让档案管理部门的工作效率和效果得到明显的改善，让档案借阅人员能够享受到高端品质的档案信息服务。

2水利工程档案信息化管理中存在的问题

2.1思想观念滞后

受到传统档案服务理念的限制，一些档案管理人员的思想观念较为落后，信息化意识较弱，没有用科学、发展的眼光看待档案管理信息化建设，缺乏积极开拓的精神。此外，水利工程过于注重工程建设、防汛防旱等业务的信息化建设，忽略了档案管理工作，无法在实际工作中落实档案管理信息化，不利于水利工程的进一步发展。

2.2缺少管理安全性

水利工程档案的信息化管理实际上就是将纸质的档案变为电子文档，在电脑中录入重要的内容，并且采用管理软件加以管理。但是电脑的安全性始终无法保证，其中会存在系统漏洞，经常出现偷盗信息、电子文件被泄漏等风险。大部分水利工程都属于民生工程，如果档案数据被泄漏，不仅会影响我国的民生，还会威胁国家安全及社会稳定。

2.3管理制度不够健全

在一些规章制度中虽然已经指出了档案信息化建设的重要性，但是水利部门仍然没有加以重视，没有制定符合水利工程实际情况的档案管理制度。在这种情况下，档案管理人员的责任感较弱，工作随意，无法及时整理水利工程的资料，造成丢失、损坏等现象，不利于水利工程档案信息化的建设。

2.4管理人员水平亟待提升

大部分水利档案管理人员的知识水平比较有限，缺乏对信息化的认识。长期采用以往的档案管理模式，不仅无法收集完整的水利信息，还会加大资料查找的难度。在信息化时代背景下，档案管理人员的信息化意识、科学化能力等严重不足，缺少创新精神，不仅制约着档案目录的建立，还会影响档案的完整性[1]。

3改善工程档案信息化的相应措施

3.1从思想方面入手工程建设档案管理的信息化发展

在项目部，工程档案只是一个“软件”，往往容易被忽视，因为项目领导层不重视工程档案管理，所以很多企业没有专门为工程档案资料设立管理部门和专职管理人员，档案场所、档案人员均存在不稳定因素，不能够保障档案材料的安全和质量。要想推进工程档案信息化管理，一定要从思想方面加强项目部领导、相关部门及档案人员思想重视程度，树立工程档案信息意识。可以采用定期培训等方式，帮助领导层和基层管理人员培养全局意识，引导项目全体人员都能够就工程档案资料的收集问题形成高度的重视，并且要让他们懂得对工程档案资料归档后的持续利用，具体可以通过为他们展示成功的工程档案资料多次利用的过程以及重新利用工程档案资料所获得的大量成果，加强他们对于工程档案管理重要性的认识，信息化建设的成败与工作人员的能动性直接关联[2]。只有确保每一位工程档案管理人员在管理档案的过程中都极为负责和具有使命感，才能够相信他们会主动去关心工程档案信息化建设，其中的各项工作才能够有所保障，才会主动地去寻找文献信息互相渗透融合的方法，从而引导工程档案信息化建设结合其他信息事业，实现共同发展的目的。

3.2硬件、软件方面促进工程档案管理信息化发展

因为当前越来越多的建设项目大量应用电子政务和信息技术，所以工程档案信息化建设正在逐渐成为工程档案基础建设的核心部分。想实现工程档案信息化建设，首先，需要为工程档案管理部门增加扫描仪、路由器、交换机、服务器、计算机等多项硬件设备，有条件的项目可以建立稳定的局域网，购买或组织开发工程档案电子信息化系统，构建稳定的工程档案信息化数据库，做好信息化改革的准备工作[3]。其次，工程档案管理工作中选择软件也非常重要的工作，如果能够选择较为合适的工程档案管理软件，不仅可以使电子文件的管理更加科学和高效，而且可以借助软件实现电子文件的整合，这是对工程档案信息资源的再度利用，也能为社会发展创造巨大的文化财富。

3.3工程档案材料信息化处理的保护措施

工程档案管理的目的就是为了能够将工程档案最为真实的一面保存下来供他人在未来参考，所以其真实性和原始性是非常重要的。但是相对于电子文件而言，纸质材料的原始性更加容易被控制，因为一旦被篡改，纸质文件会有很明显的痕迹，但是电子文件却没有这些优