会计凭证摘要填写原则

会计凭证摘要填写原则

一、日常收支业务摘要的编写要规范统一使用统一格式、统一措辞

内容三个最基本的要素，这是会计摘要的重要原则。一笔经济业务要在财务软件上要从多个渠道、多个角度都可以查询到。就要求摘要填写要规范统一前后一致。赵永发借去北京购联想电脑款5000元。摘要为赵永发借购联想电脑款发键为“赵永发”“北京”“购联想电脑款”“50002-3个条件就可以准确快速查到该笔业务。

二、摘要的编写要“简”而“明”

因此要在计算机设定的摘要字数内抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。

有些会计人员单纯追求“简单”，但却不明了。如收、付款凭证，只写“收款”、“付款”二字。转账凭证，只写“转成本”、“调整科目”等。其实只要稍微多加几个字，其意义就会很清楚，对收付款业务，摘要应写明收付款的性质，即写明收什么款，付什么款、如写成“收新华厂销货款”、“收大成公司投资款”：“付包装物押金”、“付购料款”、“付商业汇票款”等。对于转账业务，应写明转账内容，如写“结转材料差异”、“转入库材料成本”、“转出库材料成本”、“转产品销售成本”、“收入转本年利润”、“购设备未付款”等等。

三、摘要的编写要准确、用语要严谨规范

对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷

证摘要提供了条件。

报销人一般要写明实际报销人（也就是真正花钱的是谁，而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时，实际报销人是领导本人），另外，会计凭证中的人名都应当使用全名，而不能用职务代替（比如不能使用“李总”、“王经理”之类的用词）。

以此类推，有往来关系的单位名称要尽量使用全称，不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的，都必须使用对方的全称或全名，以免多个类似名称出现时，混淆不清。

正常情况下，是收谁的钱挂谁的账，但也有例外，如委托代收、委托代付的情况，这时就不能收谁

的钱挂谁的账。故，填制凭证时一定要问清楚业务事项。

四、更正错账摘要规范

摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。

对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修

正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记提示表示该凭证已被修改完毕。

比如补提摊销费用，除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外，在录入凭证摘要时，要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如“因房租合同延迟签订，补提2012年1月租金摊销”，“因预估金额低于实际金额，补提2013年6-8月办公室装修费摊销”，“因摊销期限由3年改为2年，补提2013年1-6月份转让费摊销”。

五、摘要中需要反映必要的数字

1. 需要注明时间的摘要。交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等，提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能而且便于单位间的账务查询。

2. 需要注明人数的摘要

3. 需要注明数量的摘要。

实例一、现金凭证摘要的填写

1、5000

；

2、

北京张三北京差旅费

“张三李四报北京张三等三人报北京差旅费

举例:“张三差旅费”本摘要过于简单，若仅根据摘要看不出该笔经济业务的实质是借款、报销或是其他内容。建议将本摘要作如下改进:若张三因出差而预借差旅费,则可写成:“张三借北京差旅费”;若张三因出差归来报销差旅费,则可写成:“张三报北京差旅费”;若张三因故取消出差而退还预借的差旅费,则可写成:“张三退回北京差旅费预借款”

3、张三购办公用品一批200

摘要可写成“张三购200本笔记本

600100

100张三购计算器等办公用品”。因为采购计算器支出的600元占采购总额的比例已经超过70%

4、“某某人

二、银行凭证摘要的填写

1、银行代扣业务月份清楚。“付8月份移动公司话费”“付8月份电费”“付8月份代扣社会保险费

2、

位某某产品款

20

“李四付保定顺利公司钢材款办(李四)(保定顺利公司)(钢材)设备款、加工费格

如“高XX付杭州XX公司牛肉款”、“徐XX付富阳XX建公司XX土建工程款”

某收某某旅行社门票款”“曹XX收到富阳XX

3、

１、

12345678”。“应付账款”对应的摘要应写为“某某应付保定希望公司钢板+发票事号”如属临时采购，将合同号加入。

２、

的摘要应为“王五购发达公司电焊机2台

2

３、

职工薪酬的范围包括职工工资、职工福利费、各项社会保险费、工会经费、职工教育经费以及其他相关支

8分配8月份应发

工资

计提8月份社会保险费”“计提8

社会保险费、失业

代扣8月份社会保险费”“代扣8月份社会保险费

付8月份计提社会保险费”“付8月份代扣社会保险费费用。

会计凭证借贷方科目数量的使用限制

在录入会计凭证时，会计人员往往图当时之便，加快会计凭证录入速度，采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点：

1.允许一借多贷或者多借一贷的会计分录，不允许多借多贷会计分录。

这里的借贷科目都是指“末级科目”。一借多贷或者多借一贷，“一”是指在借方或者贷方，只允许出现一个“末级科目”（并不是指只允许出现一行分录）；“多”是指在借方或贷方，可以出现多个“末级科目”。比如下面的会计分录属于“多借一贷”：

借：管理费用-市内交通费 100

贷：库存现金 100

借：销售费用-业务招待费200

贷：库存现金 200

上面的分录记录了两笔报销业务，可以做在一个会计凭证里面，有两个借方末级科目，一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销，还可以将贷方科目合并处理：

借：管理费用-市内交通费 100

借：销售费用-业务招待费200

贷：库存现金 300

一般而言，在处理不同性质的交易事项时，录入凭证分录，一借一贷的金额最好保持一致，即使只有一个借方或者贷方科目，也不用合并；现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于“一借多贷”，借方科目最好不要合并，以保持与银行对账单的流水一致：

借：银行存款-1088账户 200

贷：应收账款-A客户 200

借：银行存款-1088账户 500

贷：应收账款-B客户 500

2.过渡科目，不允许在一个凭证内进行结转：

比如下面的分录在同一个凭证是不允许的：

借：库存商品 200

贷：生产成本 200

借：主营业务成本200

贷：库存商品 200