秘书理论与实务复习资料

第一章绪论

（4%）单选*4

主要考查秘书的职业特征、工作内容、秘书学的研究对象等。考核形式为客观题。

一、秘书的性质

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者；

秘书活动基本方式是处理信息和事务；

秘书活动的根本性质是辅助性。

二、秘书工作的内容

（一）辅助办公

（二）决策参谋

（三）管理协调

（一）辅助办公

这是秘书工作的基础部分，秘书是领导的助手，要辅助领导完成各项工作。具体可分为办文、办会、办事【（1）日常事务（办公室事务；接待；商务旅行；商务活动）（2）随机性事务（3）受权理事三部分。】

三、秘书工作的特点

1．领导近身综合辅助性（基本属性）

2．角色意识多重性（人）

3．公共事务操办性（事）

4．职能活动中介性（空）

5．作息边界模糊性心（时）

6．主辅运作协同性（关系）

7．工作绩效隐透性（效果）

第二章秘书工作的起源与沿革

（1%）单选*1

主要考查我国秘书的起源与发展、新时期秘书工作的新要求等。考核形式为选择题、判断题。

第三章秘书工作职能与职能环境建设

（15%）单选*2，多选*3，判断*1，简答*1

主要考查秘书的工作职能、秘书职能的自然环境和人际环境等。考核时以简答题、选择题和判断题为主。

一、秘书职能的自然环境

（一）办公环境的布置

1、办公环境布置的要素

办公室空间面积；办公家具；灯光；空气；绿色植物。

2、办公室布置的原则

健康；安全；便于工作。

3、办公室布置需注意的问题

（1）体现职业氛围和企业文化；

（2）照顾健康和安全；

（3）符合工作流程；

（4）利于保密。

4、办公环境的维护与管理

（1）个人工作区整洁有序

电脑、打印机、电话、电话本、纸张、笔、印章、钉书机、文件夹、档案盒等的合理摆放。

（2）公共区域的维护与管理

墙壁、走廊、通道等公共区域的维护与管理，如饮水机、绿色植物等。

5、识别办公场所和常用设备的隐患

（1）健康隐患

温度、水、灯光、绿色植物、办公家具等。

（2）安全隐患

人身安全隐患、失密隐患，如电话线、物品摆放中的安全、信息传递方式中的保密问题等。

（二）办公布局的设计

1、设计办公结构和布局要考虑的因素

（1）职工的人数；

（2）购买或租用的面积；

（3）机构的建制和办公空间的分类；

（4）组织经营的性质和内容；

（5）部门间的工作联系；

（6）办公室的间隔方式；

（7）走廊、楼梯和通道要符合安全需要。

2、开放办公室与封闭办公室

（1）开放办公室的优缺点及选用原则；

（2）封闭办公室的优缺点及选用原则；

（3）开放办公室与封闭办办公室结合使用。

三、秘书职能的人际环境

（1）社会认知

指个人对他人的心理状态、行为动机和意向作出推测和判断的过程。

社会认识的范围：表情范围、性格范围、关系范围等。

（四）秘书与领导关系的处理

5、秘书与领导班子服务中几种关系的把握

(1)为主要领导人服务与为领导班子服务

(2)为中心工作服务与为日常工作服务

(3)正确处理多头指示，避免酿成矛盾

(4)加强沟通，促进领导班子的密切合作

(5)对口请示，避免交叉请示

(6)逐级请示，避免越级请示

(7)加强沟通，避免产生误会

(8)筛选信息，避免说是道非

（五）秘书与同事关系的处理

1、秘书与同事关系的特征

（1）秘书与同事是一种平等的工作合作关系——向心力

（2）秘书在领导与同事之间传达指示，形成同事视秘书为领导的替身，领导视秘书为同事的代言人的情况——离心力

2、秘书处理与同事关系的原则

（1）了解尊重同事是相处的基础

（2）主动接近同事是相处的开始

（3）真诚关心同事是相处的关键

（4）平等对待同事是相处的准则

（5）热情赞美同事是相处的调剂

（6）公私分明、尽量避免争端、适时让步…

3、秘书处理与下级同事关系的原则

（1）平等相处，没有官架子

（2）真心实意为群众服务

（3）做好联系领导与群众间的桥梁与纽带

第四章秘书的素养与悟性

（5%）单选*2，判断*2

主要考查秘书的知识结构和能力要求、秘书性格对工作的影响等。考核时以选择题、判断题为主。

第一节秘书的智能结构

一、秘书的知识结构

（一）“T”型知识结构

（二）“图钉”型知识结构

（三）“X”型知识结构

（一）“T”型知识结构

其中“T”字的“横”代表基础知识，“T”字的“竖”代表秘书学知识、某一专业或学科知识。

这是我国以前长时间培养的秘书人员的知识结构。

（二）“图钉”型知识结构

知识面：基础知识

知识干：秘书专业知识

知识核：秘书专业知识中的核心能力

这是目前我们专业培养的秘书人员的知识结构。

（三）“X”型知识结构

“X”的两划分别为秘书学知识与将来从事行业的专门知识。