城建档案的整理立卷与质量标准
城建档案的整理立卷与质量标准
(西安市城市建设档案馆)
张炜
城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性（内在质量）必须进行要求外，还应对其组卷、著录、装订形式（外在质量）进行严格的要求。新的《建设工程文件归档整理规范》（部颁标准GB/T520328—2001以下简称规范）对城建档案的质量有着非常严格的要求。该规范做为城建档案专业第一部国家标准的颁布实施，为广大城建档案工作者提供了同一个质量标准，具有很强的可操作性，克服了档案工作者在工程竣工后进入竣工文件归档备案阶段时的茫然感。是广大施工技术人员和城建档案工作者的良师益友，希望大家能够认真学习贯彻落实。
下面就规范的有关问题与大家共同学习探讨，以便在实际工作中能有一些指导作用。
一对归档文件的基本要求
1 对文件材料原始性的要求
新颁布的《建设工程文件归档整理规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”这和我们西安市人大常委会2001年2月13日颁发的《西安市城市建设档案管理条例》第三章第十五条“档案材料应当是原件，其中建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、国有土地使用证和其他工程前期管理性文件可以是副本或者复印件”是基本吻合的。有一些竣工图文件只有一件（特别是一些工程前期依据性文件）有关各部门都要求是原件，这样的矛盾怎样解决？《西安市城市建设档案管理条例》第二十五条规定“载有城市建设档案馆及其法定代表人印章或者签名的档案复制品，具有与档案原件同等效力。” 根据这一规定，凡是原件不足的，只要是将原件报送城建档案馆的、城建档案馆经过验证后可据其具体需求出具原件证明。有关部门根据条例都应认可，解决了因原件不足的矛盾。
2 对书写材料的要求
规范第4.2.4规定工程文件应采用耐久性强的书写材料（碳素墨水或蓝黑墨水）不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。这一规定主要是从档案保护学的角度考虑的，红墨水和纯蓝墨水亲水怕光，圆珠笔和复写纸易扩散，铅笔易磨损。所以规范在这一条文中使用了“不得”这一严格措辞。为了档案的永久性保存，请大家务必注意这一点。在工程起始就应向有关文件形成部门提出要求.
3 纸张规格的要求
规范对工程文件中文字材料的大小也进行了限定，第4.2.6条规定“工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297X210mm），该条款
在用词上用了首选词“宜”，它主要是考虑了行业之间和目前新旧规范大小规格还在进行交替过程中。那么遇到大小规格不一的文字材料怎么办？遇到类似问题可以灵活掌握，A4文件材料多应将小的文件材料拓裱成A4大小，小的（16K）多时，可将大于16K幅面的文件材料在留足档案内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。
二、工程文件的立卷
什么叫立卷？按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷叫立卷（规范2.0.12）
（一）工程文件材料的立卷原则
1 城市建设档案的立卷有别于其它类别档案的立卷，它具有文件材料庞杂、涉及面广和技术性强等特点，所以在立卷前要合理安排统筹兼顾，规范第5.1.1条规定“立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用”。什么是自然形成规律？比如说工程准备阶段文件材料，通常是按以下步骤进行的：第一步：工程在开工建设前，首先必须向有关部门提出项目建议书和可行性研究报告，经过专家论证后，报主管部门审批立项；第二步：工程立项后取得投资计划；第三步：工程在取得立项计划后进入定点征地阶段，首先必须拿到政府的建设用地批文、建设用地规划许可证、到规划部门定点、勘测部门进行土地界址测量、取得土地证。随着近几年经营城市理念的推广，土地的转让由隐形市场（企业与企业之间、农村与企业之间的暗地转让）向有形市场过渡（由政府土地管理部门统一对要出让的土地进行挂牌拍卖经营），那么在这一环节过程中就又产生了土地出让拍卖文件（规范里没有要求，但是根据需要应立卷保管）。第四步：在取得土地证后进入规划建审阶段，在这个阶段要取得规划许可证、建审图、建筑物实测成果表（通常把验线单和前边三个文件材料放在一起，这样便于利用）。第五步：办完规划手续后进行勘察设计。第六步：办理开工手续，开工前要对设计蓝图进行抗震设计审查、工程质量监督申报、工程的监理和招投标（含承包企业资质审查）、签定工程竣工档案报送协议书、取得施工许可证、开工报告。以上大致从基建工程程序把工程准备阶段文件的自然形成规律、先后顺序进行了总结，具体在每一步还应形成那些文件材料请参见《建设工程文件归档整理规范》附录A的内容，这里不在细述，工程文件组卷应保持卷内文件材料的有机联系，这里讲的意思是在上述每一步里所形成的文件，原则上不能分开，比如土地证和其附件不能分开、规划许可证不能和其附件分开、施工许可证不能和其附件分开等等。
2 一个建设工程（项目）由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷 (规范５.１.２条)。比如西安联合大学新校园项目，它是由行政办公楼、教学楼、图书馆、实验楼、体育馆、学生公寓、教师公寓、学生食堂、教工食堂、职工住宅等各个单位工程组成，我们在组卷时就必须按照该条款并参照规范附录A的内容分门别类的进行组卷。
3 通常情况下按规范5.1.3条第一款和规范附录A的规定，将工程竣工文件按基本建设程序划分为以下五个部分：工程前期准备阶段文件材料 ----监理文件材料-----施工文件材料------竣工图------工程竣工验收文件材料。
下面是将一个建筑安装工程按照规范5.1.3的要求以照附录A的顺序分别组成案卷例子
工程前期准备文件的组卷
① xx单位xx工程工程前期立项文件材料
② xx单位xx工程建设征地拆迁文件材料
③ xx单位xx工程勘察、测绘、设计文件材料
④ xx单位xx工程招投标文件
⑤ xx单位xx工程开工审批文件材料
⑥ xx单位xx工程建设、施工、监理机构及负责人名单
工程准备文件材料是否都必须按照六个问题单独组卷，还要视工程的规模大小及其最终形成的竣工文件材料的多少而定。如有的单体插建工程就不发生征地事项，因此就没有第②卷。（对于一般小型一栋单体住宅工程可按立项文件----土地证及附件----规划许可证及附件----施工许可证及附件-----开竣工报告五项内容组成一个综合卷）
注：规划许可证的附件指建审平面总图、建筑物实测成果表及验线单、竣工测量成果等
施工许可证的附件指工程招投标文件、施工图抗震设计审查文件、施工监理许可证、建筑节能审核、建筑工程质量监督文件等
工程监理文件的组卷
将工程监理文件材料按照附录A的顺序组成xx单位xx工程监理文件卷(文件多可组若干卷)，具体见规范附录A17页这里就不在详叙。
工程施工文件的组卷
对于施工技术文件材料应按照附录A的顺序要求划分为土建安装工程和设备安装工程两部分，土建安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下11个案卷
① xx单位xx土建工程施工准备文件材料
② xx单位xx工程地基处理记录文件材料
③ xx单位xx土建工程图纸变更记录文件材料
④ xx单位xx土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件材料
⑤ xx单位xx土建工程施工试验记录文件材料
⑥ xx单位xx土建工程隐蔽检查记录文件材料
⑦ xx单位xx土建工程施工记录文件材料
⑧ xx单位xx土建工程质量质量事故处理记录（等级以上事故）
⑨ xx单位xx土建工程质量验收记录文件
⑩ xx单位xx建筑工程竣工图
11 xx单位xx结构工程竣工图
设备安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下10个案卷
① xx单位xx设备安装工程图纸变更记录
② xx单位xx设备产品质量检查、安装记录文件
③ xx单位xx设备安装隐蔽工程检查记录文件
④ xx单位xx安装工程施工试验记录文件
⑤ xx单位xx电气工程竣工图
⑥ xx单位xx给排水（工程消防）竣工图
⑦ xx单位xx采暖通风空调竣工图
⑧ xx单位xx燃气工程竣工图
⑨ xx单位xx室外总体工程竣工图
10 xx单位xx室外地下综合管线竣工图
注：施工文件市建委质量监督站把这一部分划为质量保证文件、施工技术文件、质量评定文件三大块，这三块实质上和规范不矛盾，其内容完全一样，只不过新规范在文件分类上更细致一些。请大家不要产生误解。
工程竣工文件的组卷
工程竣工文件有别于质量评定文件，有它的专指性，它专指工程竣工验收时形成的所有结论性文件，如：竣工总结、竣工验收记录、单位工程（子单位）验收记录、竣工验收证明书、竣工验收报告、竣工验收备案表（另行处理）、工程质量保修书、财务决算（另行处理）、验收会议纪要、领导讲话等。可根据规范的内容进行增减组成一个或者若干个如下题名的案卷
xx单位xx工程竣工验收文件材料
综上所述，一个建筑安装工程一般情况下应形成以上30个独立的标准案卷模式（同类施工技术文件），那么对于这30个标准模式案卷究竟是否
能满足实际需要，还要视其工程规模的大小而定，如前面土建安装工程施工技术文件第④土建工程原材料、预制构件质量证明文件及复试报告文件，对于大型项目而言组成一个卷就满足不了要求，因为大型项目这类文件材料特别多，按照规范第5.1.4条第1款的“案卷厚度一般不宜超过20mm”的原则，对于此类标准模式案卷，就必须分成若干卷，但其案卷题名不变，可在卷名后编注此类卷的册数顺序）。注：规范5.1.4条里关于案卷厚度写的是40mm,这个案卷厚度专指印刷成册的科技文件并加注副题名，副题名可详细该卷的内容，但要把副题名括起来 ,除此以外的工程文件材料还必须按15mm的卷厚整理。这一解释是在建设部举办的规范培训班上说明的，请大家在实际工作中务必要注意这一点，以免出错。
4 立卷过程中还应遵循规范5.1.4条第2款的规定“案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这里的不同载体是指底片、照片、聚脂薄膜底图、电子文件等。
（二）卷内文件的排列
按照规范5.2.1条规定“文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前附件在后的顺序排列，这一规定规范沿用了文书档案的标准。（指工程准备文件材料及一些合格证复试报告，参看前面工程前期准备文件的组卷注解）
对于竣工图则必须按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。
规范5.2.3条“既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后”的规定是在卷内文件排列时的普遍规定。当图纸是文件的附件时，在卷内文件排列时除应满足规范5.2.3条的规定外，还必须满足规范5.2.1的规定，如附录A第15页开工审批文件第四条建设工程规划许可证及附件，这里的附件包括建筑物实测成果表、定验单、建筑规划审批平面图。那么就不能死搬硬套第5.2.3条的规定。类似问题还有建设用地规划许可证及其附件等
（三）案卷的编撰著录
当把众多繁杂零乱的文件材料按照前面的规定立卷排列并检查无误后，下一步的工作就是打印页码号、编写目录、案卷封面和备考表填写。（封面、目录、备考表全市统一到城建档案馆购买）编目前首先要对文件材料编打页码号（用自动号码机），编打页码号按照规范第5.3.1条有以下规定：
1 有书写内容的页面（正反两面都有文字）都必须编打页码号，每卷独立编号，页码号从“1”开始，卷与卷之间的页码号不能连续编打）。
2 正面书写的文件页码打在右下角、反面书写的文件页码打在左下角。图纸一律在右下角。
3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，凡是自成一卷的。原目录可替代卷内目录，不必从新编写页码。（厚度不得大于20mm）当原图纸目录有增减变动时，必须重新编写卷内目录。
4 为了著录档案用的案卷封面、卷内目录（含用图纸目录替代卷内目录者）、卷内备考表不编打页码。
页码号编打完成后，还需要检查以下是否有漏打的页码号，漏打页码是不允许的。检查无误后，既可进入卷内目录的编制填写阶段，编制卷内目录除必须符合《建设工程文件归档整理规范》第5.3.2条的规定外，还应符合《城市建设档案著录规范》第3.2.2条、4.2.1条的规定：
1 目录序号的填写：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。（或同一类文件，如钢材、水泥检试验报、隐蔽验收等等）
2 目录中文件编号的填写：该栏填写工程文件的原有的文号，没有的就空者。
3 责任者栏目的填写：过去我们把该栏目叫形成单位，新规范叫责任单位，该栏目要填写责任单位名称，通常情况下不要填写个人名。对于工程准备文件材料的责任单位比较好认定，特别是对于施工文件的原材料合格证部分的责任单位不好填写，因为它比较繁杂零乱。因此通常填写施工单位，由施工单位全权负责。竣工图的责任单位也是施工单位。填写时，如果责任单位是施工单位或者是建设单位时，不要写施工单位或者乙方、也不要写建设单位或者时乙方，要写单位名称。实际工作中有些同志时有填错。所以请大家在填写时一定要注意。
3 目录内文件题名的填写：该栏填写文件标题栏的全称。（施工文件填写文件类别名）
4 目录内日期的填写：该栏填写文件形成的日期（发文日期），施工文件填写该类文件中最早的一份文件的形成时间和最晚的一份文件的形成时间（要有一个时间段）。
5 目录内页次的填写：该栏填写序号文件在卷内目录所排列的起始页码号，最后一份文件填写终止页码号，其余只填写开始页码。
编目工作完成后，下一步是案卷封面的编写，案卷封面的编写也应除符合《建设工程文件归档整理规范》第5.3.4条的有关规定外，还必须符合《城市建设档案著录规范》的有关要求，填写前要对卷内文件统筹考虑，要提炼其精髓反映在案卷题名中。
① 案卷封面只填写案卷题名和题名栏以下的栏目，以上的栏目由城建档案馆填写。
1 如何填写好案卷名称
《建设工程文件归档整理规范》第5.3.4条第5款规定“城建档案案卷题名的填写要简明、准确的揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括建设单位名、工程名称、专业名称、卷内文件的内容名”。案卷提名的准确程度与城建档案立卷人对工程的熟悉程度和综合业务素质有关。准确完整的案卷题名对于今后的查阅提供利用能起到事半功倍的作用。一个完整准确的案卷题名应包括以下几个部分：
建设单位名称+工程名称（个别特殊工程还应加工程地点名）+卷内文件的内容概括名（前边列出的30个标准模式卷打叉以后的部分。这里给出的这个公式在填写案卷名称时请大家灵活掌握套用。
2 编制单位栏的填写
规范第5.3.4条第六款“编制单位栏应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者”根据这一原则和规范第5.1.3划分的五个分部的界限范围，工
程前期准备阶段文件的主要责任单位是建设单位，因此一般填写建设单位；监理文件的编制单位填写监理单位；施工文件、竣工图和竣工验收文件的编制单位填写施工单位。
3案卷封面起止日期的填写
规范第5.3.4条第7款“起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期”。其实，当把卷内目录编制工作完成后，就已经决定了案卷封面栏的编制日期。您只要在编好的案卷目录中，从前往后找一个最早的开始时间和一个最晚的结束时间，就是案卷封面编制日期的起止时间。
4保管期限、密级的填写
保管期限的填写应以附录A的要求为准，同一案卷内有不同的保管期限和不同的密级划分时，以就高不就底为原则。
目录、封面编制完成后，就是卷内备考表的填写。卷内备考表编排在案卷的最后，它主要说明卷内文件的总页数、各类文件的页数，以及立卷单位对对案卷的有关情况的说明，如复印件的情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的就不填写了，要具体情况具体对待。（四）案卷的装订
装订以前必须要检查以下卷内文件里是否含有金属物和有机物质，如果有的话，还必须将这些不利于档案保护的东西清理掉，有破损的必须裱贴如初。前边的所有工作做完后，您就可以轻松愉快的进行装订了。
装订前，首先要准备好如下工具：三个大书夹、手电钻、1.8mm钻头、足量的装订档案用的蜡光线、7cm长的大针一枚、小剪刀一把、小榔头一把、垫脊条若干（装订线一侧不平时要垫平）
以上工具准备齐后，拿上案卷以下齐、右齐的原则墩整齐，然后把上下右三边用书夹夹紧放在木板上，用手电钻打三孔，三孔的间距是；当案卷幅面为A4时，三点间的距离为9cm.。当案卷的封面为16K时，三点间的距离为7cm.。打完孔就可以穿线了，穿线绑扎按下图所示。
穿完线在案卷背后中间扎一死结，留一公分长线头就可以了。绑扎完后看看案卷封面两条装订线是否平行，如果有相交的，必须用针把它拨平行，然后用小榔头沿绑扎线轻轻敲以下使案卷四周平整。
建设工程资料档案整理规范
惠州市建设工程档案整理规范 一、建设工程文件的归档范围 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州 市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。 二、建设工程档案归档的质量要求 1．归档的工程文件应为原件。 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm)，图纸应采用国家标准 图幅。 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8．所有竣工图均应加竣工图章。竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图示例如下：
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。 10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》） （GB/10609.3---89 ）。详情请参考附录G 折叠方法。 三、建设工程档案的立卷 1．立卷的的原则与方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。 2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。 3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过 5 厘米。印刷成册的工程文件保持原状。 4．案卷的编目： （1）卷内文件页号的编制：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 （2）卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等” 代替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （ 3 ）卷内备考表的编制：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练，概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读
干部人事档案工作整理分类明细
干部人事档案工作整理分类明细 一、第一类履历材料 主要有《干部履历表》和干部简历等材料。 （一）干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表（书）、登记表、简历表； （二）个人参加革命活动简历的材料，如中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大代表、政协委员简历； （三）其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。 二、第二类自传和思想类材料 主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。 （一）干部本人历次所写的自传； （二）带有自传的履历或简历表； （三）入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； （四）带有自传内容的其它材料。 三、第三类考核鉴定类材料 主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。 （一）个人鉴定，干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料； （二）以考核为主要内容的材料，如定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料； （三）在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材
料； （四）专项考核形成的重要材料；干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。 注意：自2015年档案专项审核工作起，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”，是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。 四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料 主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士，入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、着作译注和有重大影响的论文目录，政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。 第四类材料又分为四小类： 4-1 学历学位材料 4-2 专业技术职务材料 4-3 科研学术材料 4-4 培训材料 （一）4-1学历学位材料 1.学生登记表；高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；学习鉴定表、学习考核表； 2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表； 3.学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记
档案编制要求及管理办法
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料
必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提
档案立卷整理说明
档案立卷整理说明 一、立档单位情况： 本中心成立于1993年8月称浦江住房基金管理中心，现更名为金华市住房公积金管理中心浦江分中心。原来在房管处3楼办公，于2005年7月份搬入县农行四楼办公。现有中心主任1名、协理员1名、办公室2名、财务2名、大厅4名。 二、立卷归档情况： 1、文书档案永久长期21卷，短期3卷。 2、会计档案、帐册、报表、84卷，凭证337卷 3、业务档案：①支取79卷②变更汇交99卷③贷款1040卷 4、设备档案6卷 5、照片 三、立卷整理情况的主要内容： 1、立卷整理的组织形式及分工： 文书档案、贷款档案由办公室负责收集资料、归档立卷；会计档案由财务人员负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。业务档案支取、变更汇交由大厅负责收集、立卷归档。照片、设备档案由综合档案室催办。 2、立卷材料的来源、内容、形式和完整的情况： （1）文书档案的来源主要是办公室、主任、书记及上级的收文、发文。内容有工作学习计划、总结、会议纲要、人事调动、工资、合同协议。形式以纸质文件材料为主。本中心文书档案是从浦江县住房
委员会文书档案中分离出来，难免在分的时候会有穿叉，但基本完整。 （2）会计档案的来源主要是财务室。内容为总帐、明细帐、现金银行日记账、年报、每月会计凭证。形式以纸质文件材料为主，基本完整。 （3）业务档案的来源主要是大厅。内容为住房公积金抵押贷款、公积金支取、变更、转移、汇缴、明细帐、对帐单。形式以纸质材料为主，基本完整。 （4）设备档案为整个中心，内容为汽车、空调、电脑、复印机的说明书。形式中有纸质材料，也有磁性材料，基本完整。 （5）照片档案的来源主要是办公室。内容为培训班、动员会、搬迁的部分照片，形势以胶质为主，基本完整。 四、立卷选择的分类方案、排列编号的方法： 金华市住房公积金管理中心浦江分中心分类按五大类分类法，即文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、特种载体档案。而五类档案都是按年度——问题——保管期限分，然后分年度、分保管期限排列，跨年度编大流水号。 金华市住房公积金管理中心 浦江分中心 2005年10月28日
干部人事档案整理 - 讲课
培训课件 ●一、什么是干部人事档案整理 ●二、干部人事档案整理的基本要求 ●三、干部人事档案整理的几个步骤 ●四、干部人事档案整理应注意的问题 ●五、干部人事档案的查缺 一、什么是干部档案及整理 干部档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，并按有关规定进行整理后组合起来的人人档案。是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。 干部档案整理工作是档案建设的基础工作之一。它是根据一定的原则和方法，把平时收集而来的干部人事档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工并装订成卷，在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。 干部人事档案具有真实性、完整性、精练性、机密性的特点 二、干部档案整理的基本要求 干部人事档案整理基本要求：严格鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚，装订整齐。必须遵守的纪律： （1）必须遵守干部人事档案工作法律法规和有关规定，确保档案安全； （2）不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料； (3) 不得擅自处理或销毁档案材料； (4) 在整理中，要加强对档案材料的管理，防止材料丢失或泄露材料内容。 三、干部人事档案整理步骤 整理干部人事档案，一般有以下几个步骤： 鉴别→分类→排序→编目→技术加工→装订→验收入库 通过整理使每本档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。 （一）干部档案材料鉴别 干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。 鉴别归档材料必须按中央文件的精神，以《干部档案工作条例》和干部人事档案材料收集归档规定严格进行（中组发[2009]12号）。 具体做法： 1.判定材料是否属于所管干部的材料及是否属于应归入干部档案的内容是重份、无保留参考价值的一律不得归入干部档案；
干部人事档案整理实施方案
干部人事档案整理实施方案 干部人事档案管理工作是干部工作的底子，随着干部人事制度革新的不断深入化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。为了逐步加强和规范我校干部人事档案工作，提高干部人事档案工作程度，有用地掩护和使用档案，拟制定本方案。 一、指导思想 干部人事档案整理工作，是档案设置装备摆设的底子工作之一，必须坚持以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。不断完善干部人事档案管理制度与相干工作流程，实现人事档案办理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。 二、工作目标 我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案质料的网络、编目、归档工作，充实和美满干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整理和美满工作。特别要在目前个人散质料较多的环境下，切实进步档案质料的质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，包管每卷档案的完备、真实、条理、精炼、实用。 三、主要任务
要按照中组部对于干部人事档案质料的新要求、新标准对现有的人事档案举行逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案 卷盒或者老化影响实用的举行调换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国度档案的有关尺度。整理过程中要注意做好干部人事档案的质料归档、目录调整及卷盒的调换等工作。 四、当前我校干部档案管理现状及存在问题 1、干部档案管理制度不敷健全和美满。部门质料归 档不实时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些质料缺乏有效性的认定；工作要求与实际环境有肯定水平的摆脱。 2、填写信息相对落伍陈腐。如最近一次填写的职工 履历表时间为2000年，个人履历、社会关系、政治面孔等根 本环境的变动，档案材料的短缺，都直接影响到了档册质量。 3、档案办理硬件条件有待改进。随着近几年干部队 伍的不停生长，处级向导干部数目的增长，干部档案管理工作的使命也日渐沉重。目前还存在一部分干部档案未能入盒装订，仍以散材料的情势装于档案袋中。档案整理过程中的有关设置装备摆设如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于增补和调换。 建立美满的干部人事档案，是使干部管理工作更加有序、
档案立卷归档制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
《学位档案材料立卷归档说明》(2019版)
学位档案材料立卷归档说明（2019年版） 根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，结合我校实际，现将本年度学位档案立卷归档工作的规范及相关注意事项说明如下: 一、学生根据本人学位类别下载、打印相应的“卷内目录”、“学位档案材料清单”和统一格式的“备考表”。 二、学位档案整理具体要求： （一）排列顺序 按照不同学位类别的“卷内目录”内容，将所需材料按序排好，认真核对材料有无缺项，顺序是否有误，材料中签字、盖章处是否规范齐全。凡有特殊情况者须在“卷内目录”的备注栏中备注说明。 （二）立卷编码 确定材料顺序排列正确后，从第一项材料的第一页开始编码，在每一页带文字或图片的材料页上用黑色碳素笔写明页面编码，将所有立卷材料作为一个整体进行编码，正面的编码写在右上角，反面的编码写在左上角，页面编码从“001”开始，空白页不编码，“卷内目录”与“备考表”两页不编码。 1.卷内目录 卷内目录置于所有材料的首页，所有内容均须“手写”，姓名及所在学院名称要填写完整准确、字迹清晰。“页次”栏填写说明：填写每一项材料内容的起始编码并加一横线， 例：学位申请书的页次“001－”；答辩情况表的页次“012－”；最后一项材料需写明最后一页的编码，例：“学位论文”的页次“075－108”。 2.备考表 备考表置于所有编码材料的最后，所有内容须“手写”，其中： （1）“文字材料”页数：是指非图样、非图片材料的页数； （2）“图样”页数：是指材料中含有统计图表的页数（非个数）； （3）“图片”页数：是指材料中照片或非统计图表图片的页数（非个数），如同一页中既包括图样又包括图片的，则按所占篇幅较大的计算；
干部人事档案整改情况的报告
干部人事档案整改情况的报告 篇一：关于干部人事档案清理整改工作的自查总结 关于干部人事档案清理整改工作的自查总结 今年10月，根据集团公司有关文件精神，公司人力资源部积极开展干部人事档案整理工作。公司领导高度重视，抽出公司经验丰富的干部参与该项工作，由人力资源部科员负责全面清理所有干部的人事档案，对缺失的材料进行了逐项补充。至11月底，该项工作已全面完成。清理干部档案工作期间，在部门领导的指导下，按照工作要求，我们对10个大项、28个小项逐一进行对照，特别是对重点要求的1988年、1999年版《干部履历表》的填写、年度考核登记表、工资变动登记表、高校入学、毕业登记表、入党志愿书、党员登记表以及职称职务评定相关证明材料等进行了仔细查阅，通过认真细致地鉴别、整理加工，对不符合要求的逐一进行登记，征得单位领导同意后，能由公司人力资源部补报的由公司人力资源部统一汇总补报，需要干部本人补报的，由个人与相关单位联系，取得材料后统一进行补报。共清理了14份干部人事档案，清理出干部履历表、年度考核表、党员登记表、入党政审材料等相关材料不齐、缺少签字盖章的档案 2份，并按要求全部进行了补报，该归档的归档，不该归档的予以剔除。通过对每名干部材料的清理，每卷档案都争取
达到完整、真实、条理、精炼、使用的要求，为今后干部人事档案建设、组织人事部门历史、全面地了解干部和准确选拔使用干部提供了依椐。 通过参加此次干部人事档案整理工作，也对我办的档案管理工作起到了很好的推进作用。一是提高了对档案工作重要性的认识；二是促进我办在今后的干部人事档案以及相关业务档案的管理中更加规范；三是档案管理人员对档案收集、整理工作更加认真负责。 篇二：干部人事档案自查情况的报告 XX局干部人事档案管理工作自查报告 为深入贯彻落实《关于进一步加强干部档案管理工作的意见》，根据市委组织部安排部署，我局高度重视，精心组织，周密安排，迅速行动,成立组织,突出重点,认真细致地逐条逐项按照《干部人事档案工作目标管理考评标准》的要求，高标准、严要求，抓紧自查整改。现将干部人事档案自查工作汇报如下： 一、领导重视，组织严密。自接到文件的通知后，立即成立由政治素质好、工作责任心强，有一定档案工作经验的党员干部，组成档案整理审核工作小组，开展档案审核工作。副局长XX同志为组长，人事科科长XX同志为副组长，XX、XX为组员。小组成立后，明确人员职责，加强保密培训、提
档案立卷工作规范
档案立卷工作规范—培训材料之二 教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来来重要的作用。高校档案是高校工作中一个重要的组成部分，是提高高校管理水平的一项重要工作，是维护高校历史真实面貌的重要事业。它不仅发挥着为高校教学、科研、管理育人等各项工作直接服务的作用，而且是高校办学和增强办学实力的重要财富，并对高校的竞争能力有着持久的影响。高校档案工作的好坏，直接反映了学校管理工作水平高低。 《27号令》第三条也对档案工作提出了相应要求 “高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。” 从这里也可以看出国家对档案的重视程度。 在我校档案的作用同样是不可忽视的，从我们的日常工作中，我们就感觉到档案的作用是越来越大，例如：在07年学校的本科教学评估中，在学校提供的各种佐证材料、宣传材料、汇报材料等各种材料，很多材料都是由档案馆提供的，由此可见档案工作并不是可有可无的工作，档案工作的好坏，直接影响到学校的工作。 档案立卷归档工作 一、归档流程
二、立卷归档工作内容 立卷归档法律依据：27号令《高等学校档案管理办法》、国家教委《高等学校档案工作规范》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准 （一）预立卷 1、什么是预立卷； 各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《西华电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。 2、预立卷工作内容： ●收集材料，做好日常管理 材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。 收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。 平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。 ●鉴别 对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。 ●归卷工作 将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。 ●预立卷类目的修改与调整 事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。
干部人事档案整理的方法步骤
干部人事档案整理的方法步骤 整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，我们首先要做的是严格审核，整理的第一个环节还是审核。审核不仅贯穿收集整理工作始终，而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部档案审核的主要内容有四个方面：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料，才能归入干部人事档案，并且整理归档工作必须在接收材料之日起一个月内完成。除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：第一步，分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。 第一类：履历材料。 这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。 第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。 自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。 第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。 这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。 第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。 这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。 第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。 第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。 这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。 第七类：表彰奖励材料。 这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。 第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。 第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。
干部人事档案工作整理分类明细新版
干部人事档案工作整理分类明细 第一类履历材料 应归档材料： 1、干部履历表（书），简历表，干部、工作人员、老师、医务人员、职工、学员、学生（初、高中学生登记表、毕业生登记表等）、军人等登记表； 2、属简历表性质的各种登记表； 3、更改姓名的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第二类自传材料 应归档材料： 1、干部本人历次所写的自传； 2、干部革命历史活动简历材料； 3、入党（团）申请书中能分开的自传内容材料； 4、有关自传内容的其它材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第三类鉴定（含自我鉴定）考察、考核材料 应归档材料：3-1鉴定 3-2考察 3-3考核 1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 2、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料； 3、作为干部调动依据及平时对干部的考察了解形成的正式考察综合材料； 4、年度考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料； 5、公务员年度考核登记表； 6、干部、职工、学生毕业生、学员、军人等各种鉴定材料
（包括工作、劳动的鉴定材料）； 7、党团员鉴定表； 8、本人历次所写的属鉴定性质的材料； 9、后备干部登记表； 10、参加公务员考试登记表； 11、干部任职后公示期间的材料。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料 应归档材料： 1、报考高等院校学生登记表、审查表、毕业登记表、学习（培训结业）成绩表（单）、记分册（初中、高中、技校、干部速成中学、干部业余补习学校等），学历证明、选拔留学生审查登记表； 2、中央党校培训班学习小结材料； 3、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表； 4、干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文（如获奖或全国报刊发表的）等目录（该材料应由有关部门配合干部、人事档案管理部门分别摘录，并说明原件出处和形成日期，加盖组织公章后，才能归入本类）； 5、由组织上调查形成的纯属学历、技术专长、业务能力和贡献等内容的各种专业人员“登记表”、“调查表”、“审查表”； 6、认定干部文化程度呈报（审批）表。 材料排序：应按材料形成时间先后顺序排列。 第五类政审材料
工程档案立卷程序与标准
工程档案立卷程序与标准 总则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。 立卷程序与标准 组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。 一、分类 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 二、排列 （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 （二）排列顺序 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工
档案整理及分类标准
For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 （一）整理单位： 件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每
人文件为一件。 但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。 （二）文件修整（略） 1、修裱破损文件
2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 (2页)
2019年干部人事档案整理实施方案-精选word文档 本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！ == 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ == 干部人事档案整理实施方案 干部人事档案管理工作是干部工作的基础，随着干部人事制度改革的不断深 入化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。为了 逐步加强和规范我校干部人事档案工作，提高干部人事档案工作水平，有效地 保护和利用档案，拟制定本方案。 一、指导思想 干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，必须坚持以《干部档案 工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关 文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。 不断完善干部人事档案管理制度与相关工作流程，实现人事档案管理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。 二、工作目标 我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案材料的收集、编目、归档工作，充实和完善干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整 理和完善工作。特别要在目前个人散材料较多的情况下，切实提高档案材料的 质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，保证 每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。 三、主要任务 要按照中组部对于干部人事档案材料的新要求、新标准对现有的人事档案进行 逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案卷盒或者老化影响实用的进行更换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国家档案的有关标准。整理过程 中要注意做好干部人事档案的材料归档、目录调整及卷盒的更换等工作。 四、当前我校干部档案管理现状及存在问题 1、干部档案管理制度不够健全和完善。部分材料归档不及时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些材料缺乏有效性的认定；工作要求与实际情 况有一定程度的脱节。 2、填写信息相对落后陈旧。如最近一次填写的职工履历表时间为201X年， 个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的变更，档案材料的短缺，都直接 影响到了案卷质量。 3、档案管理硬件条件有待改善。随着近几年干部队伍的不断发展，处级领导干部数量的增加，干部档案管理工作的任务也日渐繁重。目前还存在一部分干部 档案未能入盒装订，仍以散材料的形式装于档案袋中。档案整理过程中的有关 设备如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于补充和更换。 建立完善的干部人事档案，是使干部管理工作更加有序、规范的关键一环。此项工作涉及面广，工作量大，而目前我部管档卷数较多，人员配备相对较少， 面临当前较为繁重的整理任务，建议抽调政治和业务素质较好的党员干部及 有档案管理经验的同志在相应独立的操作室进行集中整理，而确保整理过程中
(档案管理)档案立卷归档制度最全版
（档案管理）档案立卷归档 制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。
档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各