档案立卷说明精修订

档案立卷说明

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档案整理立卷说明

一、立档单位情况：

本单位成立于****年*月称*****科，现更名为***局。原地址*******，于***年**月迁入***办公。现有局长*名、副局长*名、办公室*名、**科*名。

二、立卷归档情况：

1、文书档案1984-2000年永久*卷，长期*卷，已移交至区档案馆。现存有短期*卷。

2、会计档案共*卷，其中帐簿*卷、报表*卷，凭证*卷。

3、业务档案***卷。

4、科技档案*卷，其中基建档案*卷，设备档案*卷。

5、照片档案*张。

6、电子档案*盘。

7、实物档案*件。

三、立卷整理情况的主要内容：

1、立卷整理的组织形式及分工：

文书档案由***负责收集资料、归档立卷；会计档案由***负责收集、归档立卷；业务档案由***负责收集、归档立卷，然后交给综合档案室统一编号、上架。照片、科技、光盘档案由综合档案室收集整理。

2、文件材料的整理情况

我们根据《湖北省机关档案工作业务建设规范》，制定了《***局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》，并在此基础上，根据国家档案局第8号令和区档案局有关文件精神，重新修定了《***局机关文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》（三合一制度）。每年，在区档案局业务同志的具体指导下，对我局形成的各种文件材料进行了科学的分类和整理。从2001年开始，根据《归档文件整理规则》要求，进行了立卷改革，按照“年度—机构（问题）—保管期限”的分类方案，以“件”为单位进行整理。会计档案由财务部门按会计档案整理要求进行规范整理，移交综合档案室保管；业务档案由业务部门整理成卷，向综合档案室移交。照片、电子、基建、实物档案都由各有关科室向档案室移交后，由档案室集中整理。

截至目前：我们共整理档案资料共卷（册）件，其中文书档案卷

件，会计档案卷，业务案卷卷，科技档案卷，照片档案册张，电子档案盘，实物件，资料册。

3、案卷排列与编号

为了方便提供利用，提高检索效率，我们编制了*本案卷目录和*本归档文件目录。建立了所有门类和载体档案资料的案卷级或文件级数据库共条、全文幅，实现了所有档案资料微机检索查询。

文书档案定类目代号为W，1996年至2000年，以卷为单位整理，永久、长期目录号为：W1，短期目录号为Wd1；2001年以后，按“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法进行归档，以“件”为单位整理，件号在分类方案的最低一级类目下编号。

会计档案，按会计类型分为凭证、帐簿和财务报告三类，凭证分类号以KJp代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；账簿分类号以KJz代表，每个类目下，从“1”开始起目录号；财务报告（报表）的分类号以KJb代表，每个类目下，从“1”开始起目录号。

业务档案，业务档案分为***档案、****档案、****档案。***档案分类号以***代表，以每个单位一盒装，一盒装编一个单位的**材料，从1开始编起。

照片档案，按照片形成时间归档，以组为单位整理入照片档案册，每册中从“1”开始编号，建一本目录，分类与目录号定为“Szy1”。

科技档案，暂只有设备。因案卷不多，统一编流水号，建一本目录，分类代号定为Ks，项目代号定为“1”。

实物档案，暂只有奖品类，以获得的时间顺序归档，建一本目录，类目代号同以前一样为“SWj。

电子档案，暂只有光盘，类目代号为“Dg1”。

****局

2015年7月7日