强化高校教学档案管理工作

强化高校教学档案管理工作

摘要教学档案是高校档案的主体、核心和重点，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。本文着重分析了当前高校教学档案管理存在的普遍问题，探讨在新的形势下,高校在档案管理的观念,模式及方法手段上进行创新,进一步加强高校教学档案管理水平,使其更能适应高校的快速发展。

关键词教学档案管理创新性

高校档案是档案的一个重要组成部分，在学校整体工作中处于非常重要的地位，它记载着学校发展的历程、学校重大活动、师生基础档案资料、各种文献、数据史料等，是高校师生员工智慧和经验的宝贵历史文化财富。

一、强化档案管理意识

以前，我们对教学档案管理的认识不够明确，没有树立起明确的档案意识。为适应现代信息管理的特点和需要，教学档案管理人员首先要有管理的创新意识，具有良好的知识管理能力、即创新观念和创新能力。创新观念是要求档案人员转变固有的管理思想观念，转变档案利用价值取向。

首先，从面向历史、面向未来的转变。过去的档案利用一般着重于历史凭证和考查功能，而如今档案是一种信息资源，作为考查预测的基础，决策的前提凭证，成为研究现在与未来的依据。

其次，从面向保管收藏向面向开放共享转变。由于档案有着原始性、本地性、独有性的特点，过去的档案管理是以一种封闭的独

占的状态存在，主要偏重于保管与收藏。随着人们对档案信息本质的认识日趋深刻，档案作为一种宝贵的信息资源，在高校发展中起到的作用越来越大，尤其是教学档案的开发与利用，知识管理共享，学校之间的交流、人与人的交流发生巨大的转变，促进了教学和科研的发展。在实际工作中，教学档案工作越来越显示了它的重要性。创新能力是要求档案管理人员既要着眼于如图书、档案、各种计划、总结、报表等这些显性知识，又要着眼于个人的技术诀窍、直觉、想象与创意等隐性知识，发挥和挖掘最大的创造潜能。高校是高学历高智力积聚的地方，应极力创设有利于教学和科研的档案库。

由此可见，树立管理思想创新意识，不仅要重视和提高教学档案管理人员的业务素质，而且要不断在档案管理工作上超越、创新，以实现档案工作的可持续性发展，才能促进高校的教学档案管理工作走上新的台阶。

二、规范管理体制

目前我国高校无论是办学理念、专业设置、课程建设,，还是人才培养模式、就业渠道的拓宽，都是在传统的发展基础上有了较大程度的改革创新，这样的发展趋势就要求有新型的教学档案管理体制去辅佐、去支撑。也就是说，改革教学档案管理体制是保证高等教育健康发展的需要。高等教育的健康发展，要求高校教学档案管理体制必须进行改革创新。

首先，要完善教学档案的搜集与整理模式。通过建立教学档案立卷归档制度，对大量的的教学文件进行了合理分类与归档，再依

据档号的顺序进行案卷排列，使之形成与教学环节相对应并符合案卷保管期限由长至短排列的规律，然后编制案卷目录，实现了教学档案省时、省力、快捷、高效的服务功能。其次，完善查阅制度，实行档案管理人员岗位责任制。第四，要完善监督检查制度。做到定期检查，发现问题及时解决；档案管理人员要对各部门经常督促办理，抓紧催收，并进行监督与指导。通过以上制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化轨道，并形成良好的运行机制。

三、建设档案管理的信息化

传统手工操作的档案管理是一种以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。但是，随着时代的发展，电子文件不断地增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流转不畅、纸张堆叠、查询繁琐、文件存档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需要差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应现代社会的要求，再加上教学档案具有多科性、多样性、广布性、层次性、时序和成套性等特点，档案实现信息数字化已经是势在必行了。

因此，档案管理人员要用信息资源管理的思维来考察档案管理工作，即以档案信息与载体的分离为前提，直接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。高校为了顺应知识经济时代的形势需要，

在注重教学档案实体管理的同时，更加关注教学信息的管理、流动以及发挥教学档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理到流动、传播、交流直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。

高校教学档案管理工作，应紧紧围绕着教育体制改革和教育发展这个中心，紧密结合学校教学和科研实际，为学校进行科学决策和加强教学研究提供有价值的高质量的服务，因此，教学档案管理要不断完善和创新，只有这样，才能使教学档案管理真正实现最大的服务效益，也只有这样，教学档案管理工作才能产生生机与活力。

参考文献：

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[2]原虹.高校教学档案管理的创新性思考［j］.辽宁行政学院学报，2008，（7）：247.

[3]程文婷.高校教学档案管理创新的探讨［j］.科技资讯，2007，（25）：117.