关于档案规范管理的调研

关于档案规范管理的调研

县委办综合科常丹

档案是能够反映一个团体发展过程的具有保存价值的历史记录，具有不可替代的重要凭证作用，也是国家宝贵的物质文化财富。档案规范化管理可以提高工作效率和档案的利用率，也是实现档案管理现代化的重要基础，具有重要意义。为推进全县档案工作加快实现规范化、标准化管理，特在全县范围内进行了走访调研。

一、档案管理现状

（一）组织机构

雄县档案局与县档案馆实行局馆合一，为县政府直属全额拨款事业单位，下设办公室，业务指导股、保管利用股三个股（室）。核定编制9名，其中，正副局（馆）长3名，股级领导职数3名，工勤编制1名。乡科级单位均设档案室，配备专兼职档案人员。

（二）档案馆室基本建设情况

目前，县档案馆馆库面积785平方米，安装密集架220立方米，铁皮柜84套，防磁柜2个，库房配有防盗门窗、灭火器、除湿机等设备，达到安全保管的标准，配备了电脑、打印机、复印机和照相机等设备。目前，馆藏各类档案共计约65000余卷册，成为全县的档案查阅利用基地、爱国主义教育基地、安全保管基地和政府公开信息查阅利用中心，达到省二级级别。全县建有档案室368个，其中，县直单位72个，乡镇、社区10个，居委会7个，村级190个，民营企业90个。全县有个单位档案室按照《河北省机关、团体、事业单位档案目标管理认定办法》，通过了等级认定，其中省一级个，省二级个，省三级个。

（三）档案征集和利用情况

县档案局主要征集三类档案，一是接受应进馆档案，例如县直单位、

乡镇以及重大活动档案；二是政府拨款征订重要报刊、书籍；三是雄县名人或雄县籍人士书法、绘画作品、著作等。

县档案局积极提高档案利用，方便群众。按时开放应开放档案，围绕史志编辑、政策查询、证据（转工表、调资表、晋升提职文件、出生证、独生子女证、入党志愿书、组织关系转移、人员分配调动等）核实等方面，为社会公众提供查阅。近三年，开放档案卷，提供利用人次，查阅卷，同比增长 %。

（四）档案工作开展情况

县档案局（制度）。

加强档案资源建设，尽力接收档案进馆；注重档案安全，健全安全制度，完善基础设施，加强检查防范，确保安全；积极组织开展档案业务培训，每年组织基层、科局档案人员培训1-2次；开展对乡镇、科局档案工作的业务指导，同时积极推进村级档案室规范化建设，加强了与基层的业务联系；开展执法检查，每年由人大法制科牵头，政府法制办、县档案局参加对重点单位抽查，档案局制法人员全面检查，对归档合格单位核发年度归档合格证，对不合格单位责令限期整改，问题严重的进行通报或给予处罚。全县档案工作在省、市档案先进行列，多次获得省市表彰。当前，县档案局积极推进档案馆建设、档案资源建设、档案数字化、家庭建档四大工程，搞好档案资源开发开放工作。

二、档案管理工作存在的问题

通过走访发现，县档案局档案管理基本实现规范化、标准化，而乡镇、科局、学校、企业等部分单位的档案工作有待加强。随着经济发展、社会进步，虽然各单位、团体越来越认识到档案管理工作的重要性，使档案工作取得较大发展，但是仍存在一些问题制约着档案工作取得进一步发展。

一是基础设施不够完善。在走访调研中发现，部分单位管理档案的基础设施比较简单，达不到现代化安全管理标准。有的单位没有库房或者库

房较小，档案柜数量不充足，存在文件档案推放在地上的情况；有的单位使用木质档案柜，防潮、防盗、防虫等效果不好，文件资料容易损坏；大部分单位的档案室没有配备温湿度计、裱糊工具、灭火器、计算机等相关设备。“工欲善必先利其器”，这些硬件设施的不达标使档案工作开展有困难。

二是管理队伍不够专业。虽然大部分单位都安排了人员负责档案管理工作，但普遍存在档案人员流动性大的问题，并且这些人员基本都没有接受过正规教育，对现代化管理设备和手段不熟悉，责任心不强，对档案工作重视程度需要加强。同时，有些单位的档案人员属于兼职，还负责单位其他工作，不能全身心投入，在精力、时间上影响了档案工作。

三是制度管理不够健全。制度不健全，管理松散，是乡科级档案管理工作规范化、标准化的一大障碍。部分单位在档案工作的制度管理上存在缺失，针对档案管理工作流程、标准和档案管理人员职责等方面没有提出明确要求和制定相关制度，造成了档案收集不全、立案归档不及时、文件资料损坏、存放混乱等情况。同时，单位和领导对档案工作的监督检查力度不够，导致问题不能及时发现和解决。

三、几点意见和建议

档案工作是一项科学、复杂的系统工作，离不开领导重视、部门配合、全员参与，要从投入、制度、人员等方面着手，积极推进全县档案管理实现规范化、标准化。

一是要加大重视程度。档案管理工作比较复杂、繁琐、细致，和其他业务相比，投入大、周期长、见效慢，很难得到立竿见影的效果，因此各级领导、单位更应该高度重视。要深刻认识档案工作规范化管理的重要意义，加强对此项工作的领导，把档案工作规范化管理纳入议事日程，与其他工作同研究、同部署。落实分管领导，明确专、兼职档案人员，设立档案工作专项经费，加大投入，大力推进档案工作协调发展。

二是要完善配套设施。各乡镇、单位除了建立专用档案库房，还应该作长久、充分考虑，使库房容量与档案数量向适应，档案室分设档案阅览室和档案人员办公室。要加强档案室配套设备建设，达到防盗、防火、防光、防高温和防潮、防有害气体和防尘、防鼠、防虫和防霉的“七防”要求。购置数量充足、质量较好的档案专用柜架和整理档案所需用具，保证文件档案存放得当；有条件的单位可以为档案管理配置计算机、光盘刻录机、照相机等设备，实现计算机现代化管理，逐步实现档案数字化。

三是要提高人员素质。档案管理是专业性较强的一项工作，档案管理人员的业务素质水平直接影响档案工作的质量，要不断提高档案人员素质。县档案局可以加大业务培训力度，组织全县档案人员系统学习档案业务知识，邀请省市档案系统专家授课，学习借鉴先进经验，及时更新知识、提高技能，特别是档案自动化管理知识，不断提高工作能力和水平。乡镇要加强对村级档案人员的业务培训、技能指导，提高对档案工作的要求。加强保密教育，强化保密意识，杜绝失泄密现象。加强职业道德教育，使档案人员认识到档案管理工作的重要性，强化敬岗爱业意识，增强工作责任感和自觉性。同时，各单位要增加专兼职人员，确保档案人员稳定性，减少人员变更。

四是要健全管理制度。加强制度建设，是档案工作可持续发展的保障。各乡镇、单位应该结合实际，将档案归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等各个工作环节进一步细化量化，制定规章制度，制作工作流程图，明确档案人员岗位职责，实行制度上墙，使各项工作有章可循，保证档案管理工作有条不紊，做到收集完整、分类科学、期限准确、编目清晰、保存安全。各乡镇、单位可以将档案工作纳入考核范围，与工资、奖金挂钩，加强考评验收和复查工作。县档案局要加强对乡科级单位档案工作的指导与检查，乡镇要加强对村级档案工作的指导与检查，制定方案，推动落实，及时发现问题，及时解决问题。