文书档案培训课程

档号
• 第二十八条 档号 • 用10位阿拉伯数字代表，即年度（4位）+机构（2位）+
保管期限（1位）+盒号（3位）； • 如：2005011003 • 2005—年度 • 01----部门代码 • 1-----永久 • 001---盒号 • 第二十九条 每一份文件在盒内统一序号，并在文件首页
右上端加盖归档章并填写相关内容。 • 归档章要素包括：机构、盒号、件号；文件页数。
办文过程记录、会签意见单及签报内容。 • （二）涉及财务费用的签报，原件存在财务会
计档案内，复印件存入文书档案。 • 第十九条 公司合同及协议书必须用原件归档。
收文
签报
档案的整理
• 第二十条 文书档案的整理原则，遵循文件办理 过程和形成规律，保持文件之间的有机联系， 齐全完整，区分不同价值，便于保管和利用。
装订
• 第二十五条 以件为单位，正本与定稿、原件与复印件、 转发件与被转发件作为一件。报表、名册、图册等一册 （本）为一件。
• 请示与批复按时间顺序相邻排序各算一件，并入发文序 列。
• 第二十六条 以件为单位装订 • （一）正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转
发件在前，被转发件在后，结论性材料在前，依据性材 料在后。 • （二）采用左上角装订的，应将文件的左、上侧对齐； 采用左侧装订的，应将文件的左、下侧对齐。 • 第二十七条 按事由结合时间和重要程度排列。相同或相 近事由的文件要排列在一起。
• （三）凡是反映公司一般事务性活动和工作,短时间内需 要查考、利用的档案,列为短期保管。
文书档案的分类
• 第十四条 文书档案按文件特性分为：发文、收文、签报、 部门发文、会议纪要、Fra Baidu bibliotek议及合同、授权书、综合事务 及电子邮件等综合类。会议文件、独立事件的文件按事 件分类。
• 第十五条 归档的文件按年度分类，年度下按机构（主办 部门），机构（主办部门）下按保管期限分类，即年 度—机构（或主办部门）—保管期限。
反映公司发展和业务活动的重要文件和电子邮件； • （五）公司各类业务规划、方案、工作计划、总结、报告； • （六）公司各类统计报表和统计分析资料； • （七）公司各项业务工作中形成的文件及其背景材料； • （八）公司各类案件查处、审计监察调查形成的文件材料； • （九）公司营业执照、经营保险业务许可证、企业机构代码证
• 第二十一条 原则上归档的文件全部是原件， 没有原件的须注明原件存放处。
• 第二十二条 OA系统分类归档的电子文件及其 目录要与纸质文件及其目录相对应。
• 第二十三条 所有通过OA系统产生的发文、收 文、签报以及其他重要的有价值的文件都要打 印一整套纸质文件进行归档。
请示和批复
整理要求
（一）卷内文件的排列要充分考虑文件材料间的 逻辑关系与时间先后顺序排列。
等资质证复印件； • （十）来信来访处理形成的文件材料； • （十一）公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等； • （十二）各类简报、信息、动态等； • （十三）本公司各类人员名册。
归档范围
• 第九条 上级单位的文件 • （一）上级单位批复给我公司的文件；
（二）上级单位发送我公司需要贯彻执行的文件； • （三）上级单位针对我公司主管业务指导的文件； • （四）上级单位检查的文件。 • 第十条 非隶属机构的文件 • （一）非隶属机构与公司联系、协商工作形成的文件； • （二）非隶属机构对公司工作检查、审计形成的相关文件； • （三）非隶属机构抄送本公司的需要掌握或查考的文件； • （四）商业咨询机构根据公司业务提供给我公司的文件。 • 第十一条 下级机构的文件 • （一）下级机构报送的各类请示、报告、备案性文件； • （二）重要的工作总结、典型材料、统计报表等。
发文
• （一）归档的发文包括正文，签发稿纸、拟文 稿纸、办文过程记录及会签意见单。正文要有 发文单位的印章，签发稿纸上须有签发人签字 并在签发处加盖发文单位印章。
• （二）公司发文归档按文号（代字）或主办部 门顺序排序， 部门发文按文号顺序排序。
发文
收文 签报
• 第十七条 收文 • 归档的收文包括正文和文件办理过程记录。 • 第十八条 签报 • （一）归档的签报包括签报头（领导批示），
保管期限
• 第十二条 中国人民健康保险股份有限公司文书档案的保 管期限划分为永久、长期（保存50年）、短期（保存15 年）三种。
• （一）凡是反映公司主要业务活动、重大历史事件和基 本历史面貌,对于业务发展及其他各项工作具有永久依据、 查考利用价值的档案,列为永久保管。
• （二）凡是反映公司一般业务活动和工作,在相当长时间 内需要查考、利用的档案,列为长期保管。
（二）热敏型传真纸要经过复印，保存复印件。 （三）归档文件一律用A4纸，要求字迹清楚，无
歧义。去掉无价值的小纸条，对重要内容的小 纸条要经过复印或贴在A4纸上进行归档。 （四）去除易生锈的金属物，超大纸张要折叠 （以A4纸张为标准）。破损文件要予以修复， 字迹模糊的文件要及时进行复印，较厚的文件 用不锈钢夹子固定。
• 文书档案是公司发展过程中真实的历史记录， 是保持公司持续发展必要条件，是维护公司权 益的重要依据，各级机构要重视文书档案归档 管理工作，任何人不得将公司文书档案据为己 有。
归档范围和保管期限
• 第八条 公司形成的文件 • （一）公司董事会、监事会、股东大会及本公司召开各类会议
的文件，重要会议的会议记录、纪要等； • （二）公司印发的各类管理和业务文件，各项规章制度； • （三）党、团、工会、综合事务等活动中形成的文件； • （四）签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书以及其他
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总则
• 根据国家档案局《归档文件整 理规则》和《中国人民健康保险股 份有限公司档案管理办法》（人保 健康办发[2005]110号）制定本办法。
文书档案
• 文书档案是公司在业务、行政管理和党、团、 工会、综合事务等活动中形成的发文、收文、 签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书 以及其他反映公司发展和业务活动的重要文件 （包括纸质、电子邮件、胶片、光盘等载体和 实物形态）。