声像档案管理实施细则

企业制度-执行类

九江分公司声像档案管理实施细则

1 管理的基本要求

1.1本细则所指声像档案是指公司及其所属单位（部门）、员工在各项工作中形成的、对公司具有保存价值的录音、录像、照片、影片等形式的历史记录。

1.2 声像档案根据载体不同，可细分为照片档案、磁性载体档案。其中，照片档案一般由数码照片、纸质照片（含底片）、辅助文字说明三部分组成；磁性载体档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、光盘、移动硬盘等载体和辅助文字说明材料两部分组成。

1.3 声像档案是公司档案的重要组成部分，任何单位（部门）和个人不得据为己有，必须由信息中心集中统一管理。

1.4归档单位是指形成或收到有保存价值的声像并按规定须向信息中心移交归档的单位（部门）或个人。

2 职责

2.1 信息中心是公司声像档案的归口管理部门，负责声像档案的收集、整编、保管、利用工作，并对归档单位进行指导和考核。

2.2归档单位负责声像档案的收集整编和归档移交工作。

2.3总经理办公室负责建立声像档案向总部报送管理网络和季度零报告制度，明确声像档案报送联系人并报办公厅备案；负责需向总部办公厅报送的重要声像档案的审核和报送工作。

2.4 党委工作部负责公司各单位（部门）需在电视台、报社使用而报送的声像档案以及本部门摄录的声像档案的审核、制作、整编和移交工作；负责需向总部办公厅报送的重要声像档案的收集、整编并移交总经理办公室；负责专项工作所涉及的声像档案的收集整编并移交承办（牵头）部门；负责外部媒体报道公司的声像档案的收集、整编和移交。

2.5 工程建设部（项目部）负责建设项目声像档案的收集整编和归档移交工作。

3 管理内容和方法

3.1 归档范围

3.1.1 需报送总部办公厅的归档范围：

1）党和国家领导人视察公司；

2）中国石化党组领导到公司调研工作；

3）公司领导参加国家的重要公务活动；

4）公司有重要影响的庆典、展览、重要会议、科研、工程奠基、工程开工、文化建设等活动；

5）对公司产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发事件现场及处置过程。

3.1.2不需报送总部办公厅的归档范围：

1）省（部）、市（局）级领导以及著名学者、知名人士前来公司视察、检查指导、参观访问。

2）公司组织召开的党代会、职代会、科技大会、新闻发布会等各类重要会议。

3）公司组织或参加的重要外事活动；

4）公司不同建设时期的厂景、厂貌，工程建设项目的奠基、施工、竣工、验收、开工等重大节点活动以及隐蔽工程等

5）公司科技创新、科学研究活动。

6）公司举办的庆典、展览以及大型运动会、艺术节等文化建设活动。

7）综合性新闻、专题影视片以及省级以上传播媒体播发的新闻、图片、影视片产品广告等。

8）公司级以上劳模、先进集体和个人及其典型活动。

9）公司历届领导班子成员以及公司（市）级以上政治团体、群众组织中担任过要职的领导同志。

10）产品获省部（总公司）级以上的名、优、特荣誉。

11）对公司产生影响的自然灾害、事故灾难、突发事件现场及处置过程。

12）其它公司活动有保存价值的声像材料。

3.2 归档要求

3.2.1 凡是反映公司生产、经营、管理、建设、科研、外事、党政工团等各项活动、具有保存价值的声像资料，均应向信息管理中心移交归档。

3.2.2 员工个人在非公务活动中形成的、对公司有重要保存价值的声像材料，员工负有积极捐增的义务，并通过本单位（部门）审核通过后向信息管理中心移交归档。

3.2.3 移交归档的声像档案应为原件。

3.2.4 归档的声像档案光盘应使用不可擦除型光盘，清洁、无划痕、无病毒。

3.3 移交及报送

3.3.1 需报送总部办公厅的声像档案

3.3.1.1 党委工作部按制作要求2周内向总经理办公室移交复制件，其原件移交信息中心；

3.3.1.2 总经理办公室按要求填写《中国石化照片档案报送记录单》、《中国石化磁性载体档案报送记录单》，与复制件一并在1个月内以“特快专递”邮寄方式向总部办公厅档案处报送，邮件须注明“声像报送”字样。

3.2.2 不需报送总部办公厅的声像档案

3.2.2.1 归档单位在次年6月30日前向信息中心移交上一年度的声像档案。

3.2.2.2涉及专项工作的声像档案，在专项工作办结后的1周内移交信息中心。

3.2.2.3涉及建设项目的声像档案，按照《九江分公司建设项目档案管理实施细则》执行。

3.2.3.4 信息中心对移交的声像档案进行检查，确保声像档案符合归档要求。

3.2.3.5 移交声像档案时，须填写《声像档案交接登记表》、《中国石化照片档案报送记录单》、《中国石

化磁性载体档案报送记录单》，办理交接手续。核验后交接双方在《声像档案交接登记表》上签字盖章，一式两份，双方各执一份。

3.2.4制作要求

3.2.

4.1拍摄、录制等设备应设置准确时间。

3.2.

4.2以模拟信号录制、胶片拍摄的声像资料，实施数字化加工后报送或移交。

3.2.

4.3数码照片要求如下：

1）拍摄数码照片像素应在600万以上，单幅数字照片不小于3兆；扫描数码照片的分辨率应不低于600dpi。归档的数码照片应清洁、无划痕、无病毒、未经剪切及修改的原件，一般要求为JPEG、TIFF格式。

2）应从主题鲜明、影像清晰、画面完整、点面结合的角度选取2～10幅照片移交归档（被相关报刊、网站等采用的数码照片必须入选）。

3）入选照片按顺序编号粘贴在《中国石化照片档案报送记录单》。数码照片应粘贴在记录单电子版本中（方法：将数码照片通过WORD中的“插入”-“图片”-“来自文件”添加调整大小到对应张帖栏上）进行彩色打印，随同记录单电子版、数码照片原始文件一并报送；冲印照片应粘贴在纸质记录单上，随同记录单电子版、照片数字化后的文件一并报送。

4）入选照片也可单张报送，每张照片标注题名，题名应准确反映照片基本内容(时间、地点、事由、拍摄者等要素)。

3.2.

4.4 数码声像要求如下：

1）对声像资料进行整理，删除与报送要求无关的内容，保留全过程素材。

2）使用DV、DVCAM、DVCPRO等载体拍摄的声像资料应转化为MPEG、AVI格式文件的复制件，刻录光盘报送。1个事件应该刻录在同一张光盘上，每张光盘均附《中国石化磁性载体档案报送记录单》。

3）数码录音资料应转化为MP3、WAV格式文件刻录光盘报送，有关要求同上条。

3.2.5 整编与保管

3.2.5.1各类声像档案的整理及其质量要求，分别执行国家颁发的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）等有关标准规范。

3.2.5.2对归档的声像档案文件存储格式、信息内容进行检查，不符合要求的及时反馈形成单位进行必要处理。

3.2.5.3胶片、照片、磁性载体（录音、录像带、光盘）保管温度应控制在15-20℃之间，相对湿度控制在35%～45%之间。

3.2.5.4照片册、底片册、录音带、录像带、摄像带应立放，磁性载体（录音带、录像带等）必须避开30奥斯特以上的磁场存放，磁性载体宜放置在防磁柜中保存。

3.2.5.5对库存的声像档案每年检查1次，发现变色、退色、粘接、变形、磁化等问题，要及时采取补救、恢复措施。

3.2.5.6 声像档案编号结构如下：

X XX - XXXX - XX - XXXXX

一级类二级类（什么载体）年度机构代码件号

如： XX-2011-2100-00001表示信息中心声像档案中2011年什么载体的第一张。

3.2.6 开发与利用

3.2.6.1信息管理中心要积极应用先进技术，为声像档案利用提供方便条件。

3.2.6.2声像档案原件一般不得借出，公开出版发行使用声像档案的，由使用者（单位）出具作者（责任者单位）的书面意见。

3.2.6.3公司各单位（部门）应积极利用声像档案举办报告会、展览会、编辑综合性或专题性画册、资料等，积极开展宣传活动。

4 检查与考核

信息中心按照《九江分公司档案工作考核评价办法》进行检查、监督与考核。

5 应形成的记录

5.1《中国石化照片档案报送记录单》

5.2《中国石化磁性载体档案报送记录单》

5.3《声像档案交接登记表》

6 附则

本办法主要起草人：袁健、倪晶晶

本办法审核人：仲建文、杨爱蓉、胡继平、钟海涛、胡云辉、赵广东、李云、周皇旗、罗重春、徐盛虎、郑朝阳、王敏、赵全根、罗敏明、刘明清、杨太兴、严明、陈厚喜、

叶华伟、胡庆刚、邵建波、詹超云、樊春水、张建惠、鞠强、吴鹏、本办法批准人：蔡智