档案的立卷方法和要求

二.立卷制度的确定
文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中 实行的一项基本制度。 实行的一项基本制度。 1.文件处理部门立卷制度的确立 1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955 1955年 17日经中共中央批准的 日经中共中央批准的《 早在1955年1月17日经中共中央批准的《中 国共产党中央和省（ 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例》 和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年 16日 国务院作出的《 1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国 家档案工作的决定》 单独写了一条“ 家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推 行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度” 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 于管理的案卷(即立卷). ).立卷工作在我国应由 于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由 文书部门等形成档案部门的人员来承担. 文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期 向档案部门归档。 向档案部门归档。
三.立卷的准备 立卷的准备
1.什么叫立卷 什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系、 将零散的文件材料根据其相互联系 、 特征和保存 价值分类组成案卷的整理过程. 价值分类组成案卷的整理过程 2.立卷的准备 立卷的准备
第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的<档案 第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 档案 管理办法> 院文件材料归档和不归档的范围>和 院档案保 管理办法 、<院文件材料归档和不归档的范围 和<院档案保 院文件材料归档和不归档的范围 管期限暂行规定>的要求 逐一鉴别、分类、整理,最终归档 的要求,逐一鉴别 最终归档. 管期限暂行规定 的要求 逐一鉴别、分类、整理 最终归档 第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目， 第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（ 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷 这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归” 盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能 积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间 积累到第二年立卷时再归卷。这样， 的联系，保证归档文件材料的齐全完整。 的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材 料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。 料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
是国家、企事业单位一种重要的资源, 它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 要的科技 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 企事业单位经营发展具有重要作用. 企事业单位经营发展具有重要作用 概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况, 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中 包括行使行政职权的法律依据, 包括行使行政职权的法律依据 , 处理行政事务的过程 与结果以及管理活动的经验,为企、 与结果以及管理活动的经验 , 为企 、 事业单位的领导 工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、 档案中记载了各种生产活动的情况 、 成果 、 经验 、 和教训,从自然资源、 和教训 , 从自然资源 、 生产手段到生产过程以及计划 管理和生产技术等各方面的信息, 管理和生产技术等各方面的信息 , 可以作为工农业生 产和经济管理的科学依据和参考材料. 产和经济管理的科学依据和参考材料.
3.文件部门整理的优点 文件部门整理的优点
1） 可以充分发挥文书部门熟悉本机关 、 本部门 ） 可以充分发挥文书部门熟悉本机关、 业务工作情况，了解文书处理过程的长处， 业务工作情况 ， 了解文书处理过程的长处 ， 有利 于提高整理的质量和工作的效率。 于提高整理的质量和工作的效率。 2） 文件在本部门随时归卷 ， 可以防止文件散失 ， ） 文件在本部门随时归卷， 可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 有利于文件的保管 ，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 完整和保密。 3） 文书部门暂存当年文件 ， 方便了本部门工作 ） 文书部门暂存当年文件， 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。 ）有利于档案工作的全面开展。
档案的立卷方法和要求
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讲解提纲
一.档案的作用 档案的作用 二.立卷制度的确定 立卷制度的确定 三.立卷的准备 立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续 档案归档时间和归档手续
一.档案的作用
组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11 11--2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11--15条 15条) 各门类档案的质量总的要求是： a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律， 保持彼此之间的有机联系， 形成规律 ， 保持彼此之间的有机联系 ， 区别不同 价值，便于保管和利用; 价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容， 手续完备， 活动的真实内容 ， 手续完备 ， 制作和书写材料利 于长期保存; 于长期保存; C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， C) 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有 ， 任意涂改， 或用复印件替换， 任意涂改 ， 或用复印件替换 ， 应将完整的原件按 时归档; 时归档; d)使用国家统一标准的目录 卷皮、卷盒； 使用国家统一标准的目录、 d) 使用国家统一标准的目录 、 卷皮 、 卷盒 ； 卷内目 录 、 纸制文件 、 卷内备考表的规格统一为 ： A4 297mm 210mm 的纸张， mm× mm） （ 297mm×210mm ） 的纸张 ， 并且要用激光或喷墨 打印， 脊背规格与卷盒、 卷夹的长度和厚度相同， 打印 ， 脊背规格与卷盒 、 卷夹的长度和厚度相同 ， 规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。 300mm 规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特 殊要求， 档案所用各种表格、 档案盒， 殊要求 ， 档案所用各种表格 、 档案盒 ， 内容规格 应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）; 应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）
归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良. 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良. 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则. 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 案卷的组织方法 16条 第16条) 1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 文书档案一般以每份文件为一件 正文与附件为一件，原件与复印件为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（ 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类. 分类. 2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷, 2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 地质项目档案以每一课题为单元组成案卷 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话, 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档 分别组卷归档. (开题、中期、成果鉴定 分别组卷归档.重要项目的 科技文件材料应复制二份至三份配套归档。 科技文件材料应复制二份至三份配套归档。
2. 档案部门整理的弊端
由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理归档文件会产生以下弊端 ： 由档案部门整理该归档的文件， 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 另外，当年形成的文件要经常使用， 另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后 就归档，每次需要时要到档案部门查阅， 就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给 文件的利用者带来不便。 文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使 用方便，到年终才将文件清理上交。 用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大 了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作 同时文件存在个人手里，极易丢失， 量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又 无法利用。 无法利用。
档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的 档案能够以其内容、 某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, 某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, 许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、 许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权 等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、 等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、 福利待遇方面的诸多问题. 福利待遇方面的诸多问题.
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位, 案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具 有有机联系、 有有机联系 、 价值和密级大体相同的文件的集合 体. 构成案卷的四个要素: 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; 文件的集合体 b)它们的价值大体相同 ( b) 它们的价值大体相同( 就是说案卷里面各种文件 它们的价值大体相同 的价值基本一致) 的价值基本一致); c)密级大体相同; c)密级大体相同; 密级大体相同 d)材料具有有机联系(这点最重要) d)材料具有有机联系(这点最重要). 材料具有有机联系
3.科学研究的可靠资料 3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料: 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一 方面,专门进行科学研究的原始记录, 方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直 接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中, 接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究 活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档 活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以, 案是科学研究的必要条件. 案是科学研究的必要条件.
4.宣传教育的生动素材 4.宣传教育的生动素材
利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举 利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、 办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力. 办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.
5.维护国家、 5.维护国家、集体和个人权益的法律书证 维护国家