档案整理工作的内容和原则

档案整理工作的内容和原则

作者：孙争

来源：《科学导报·学术》2018年第31期

摘要：随着经济的不断发展，档案管理工作必须规范化，才能在坚持各项基本原则的基础上，提高档案资料的有效利用率，以充分体现档案整理的真正价值。一般情况下，档案整理工作必须遵循相关要求，以保证工作有序开展。本文就档案整理工作的基本原则进行分析，以对档案整理工作的具體内容有更深入的了解，从而为档案整理工作效率不断提高提供重要参考。

关键词：档案整理；基本原则；档案分类

在不同情况下，档案整理工作的内容会存在一定的差异性，因此，只有对档案整理工作的基本原则有比较深入的了解，才能充分利用各种档案资源，在不断完善档案整理工作的各种管理体系的过程中，促进我国档案整理工作水平进一步提升。

1档案整理工作的程序和内容

在档案整理工作中，需要对整理工作的基础程序和主要步骤进行掌握，分别对档案全宗组织和排列、宗内档案的分类、案卷的编立和排列、案卷目录的编制等各项工作由不同部门和人员进行分别整理，这几项工作在整理工作中并没有一定的顺序，可以在实际工作中根据工作的需要进行。

1.1日常档案室的工作中，需要接收文书和业务部门所递交上来的案卷，这样就需要档案室在更大范围内对所接收到的档案进行系统的整理，通过对全宗和案卷进行排列、对案卷目录进行加工等，从而做好档案的整理工作。

1.2一些档案已被档案室进行入室保存，但由于在具体实践工作中或是在质量检查工作中发现一些档案与规定的要求不相符，在这种情况下，需要对档案进一步进行加工，对不合理的档案进行局部调整，从而更好的提高档案整理的质量。同时一些档案由于保存时间较长，对于这些档案需要对其进行重新调整，使其自身和档案整理体系更加完善。

1.3档案室在日常工作中也会接收到一些较为零散的文件，这就需要对档案进行全过程的整理。

目前在我国大部分档案室档案整理工作中，最为常见的形式为第一种情况，后两种情况偶尔也会出现，所以作为档案工作人员也需要对整个整理程序进行有效的掌握。

2档案整理工作要想达到目的，必须遵守一定的原则。从以往的经验看，这些原则可以概括为以下几个方面：

2.1必须保持文件之间有机的历史联系

我们知道，档案是各项社会活动的真实记录。虽然活动不同，又都有自己的工作任务和对象，但彼此之间是有联系的，或是直接联系，或是间接联系。活动后所留下的历史记录，也必然会反映出这种联系。我们讲文件之间的历史联系，指的就是社会活动之间的这种必然联系。而文件的形成规律，也正是社会活动的规律在文件形成时的反映，两种规律是-致的。

在档案整理过段中，为什么需要提出遵循文件的形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系呢？因为单一的一份文件，有时不能反映出某一话动的全过程，把一组彼此有联系的文件放到一起，按照形成的前后顺序排列起来，就比较完整而客观地反映出了某一活动的实际情况。平时，我们常听人讲：单就某一方而的材料来看，过个足以证实某问题，讲的就是这个道理。所以遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，是对整理工作的基本要求之一，它直接关系到档案的利用效果。

2.2档案的整理要便于保管和利用

保持文件之间的历史联系，不是整理档案的目的。便于保管和利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。所谓"便于保管和利用"，是指对档案的整理，既要便于档案在库房的排序、存储和管理，又要便于保管人员对档案的提取和送还。整理档案是一项复众而细致的工作。如果保持文件之间的历史联系同便于保管利用处理得不好，就可能产生矛盾。所以，不能机械地强调文件之间的联系，要充分考虑对档案的保管和利用。例如，机密程度和保管价值不同的档案，应根据情况分别整理，在相应的范围内保持文件之间的联系。

2.3档案的整理应充分利用原有基础

充分利用原有的基础整理档案，是档案部门多年来积累的经验，这样做，既有利于保持文件的历史联系，又可以提高整理质量和速度，尤其是保存数量较多的档案部门，更要慎重处理此事。利用原有基础主要有两个方面的含义：第一，对原来整理过的档案，如果不是杂乱无章，无法查找。而是有规可循，有据可查，只是有些地力处理不合理，就不要打乱重来，要尽可能在原来整理的基础上，对不合理的部分进行调整、补救。这种情况在档案馆、室都存在，尤其是国家机关、社会组织的档案部门，更要利用业务部门整理的基础。第二，对原来整理中出现的不合理部分要进行充分研究，在真正弄清原来整理不合理的原因之后，再进行调整，因为不同时期对档案整理的要求不尽相同，历史上出现的问题，也许是打有原因的，原因并不明自，就着手整理，可能会出现"走回头路"的现象。

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。特别是市场经济管理中，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。尤其是进入现代化管理阶段，随着计算机的应用与普及，对档案管理工作人员提出了更高的要求。管理工作人员要能够熟练的掌握计算机基本的操作，会简单的编程，同时对现代化的管理系统能熟练运用。

3结语

总之，为提高人事档案管理质量，使人事档案管理逐步走上科学化、规范化、现代化的轨道，发挥人事档案的信息功能，人事档案整理工作要本着科学、规范、有序的原则，确保干部人事档案“完整、真实、精炼、实用”，形成了目录清晰、排列有序、查找方便的良好局面，为人力资源基础管理工作打下坚实基础。

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