机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表

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文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映我局主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指我局在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条文件材料归档范围是：

(一)上级机关下达的

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、上级机关颁发的属于本局主管业务的文件材料；

3、上级机关颁发的非本局主管业务，但要执行的文件材料；

4、上级机关普发的、非本局主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件；

5、上级机关制发的关于本局机构设置、领导任免、人员编制等文件材料；

6、上级机关领导人视察、检查本系统、本局工作时重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

7、上级机关转发本单位的文件。

(二)本局机关的

1、本局制发的方针政策性、法规性、普发性业务文件材料及中长期规划、纲要；

2、本局的请示与上级的批复、批示；

3、本局代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿；

4、本局年度计划、年度总结、行政办公会议记录；

5、局党组、纪检、工会会议文件及请示、报告、通知和上级批复；

6、本局机构设置、人员编制、干部任免、培训、奖惩，聘任、党员名册等文件材料；

7、本局的历史沿革、人事变迁、工作职责、规章制度、反映重大活动的材料、照片、声象等；

8、本局机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

9、本局（股、室）与有关单位、个人签订的各种合同、协议书；

10、人大、政协提案处理及内容重要的人民来信来访调查处理报告、领导批示、结案情况、统计分析材料等；

11、本局机关经费年度预算、决算、账簿、凭证等文件。财务、统计中的有关报表、簿册、请示及批复等材料；

12、本局领导人出国考察、接待外宾来访等形式的重要文件资料,本局干部出国出境政审材料；

13、本局印发的信息及其他公开发行或内部刊物等的原稿和印刷件；

14、本局召开的重要会议及其他重要活动中形成照片、录音、录像等材料；

15、本局在行政管理、执法活动中形成的文件材料；

16、本局在事故调查与处理工作中形成的批复、报告及各种证据材料。

(三)同级机关和非隶属机关的

1、同级机关和非隶属机关颁发的非本局主管业务但需要执行的法规性文件；

2、同级机关和非隶属机关与本局联系、协商工作的重要来往文件。

(四)各镇（街道）、成员单位的

1、各镇（街道）、成员单位有关的重要工作计划、总结、报告、请示、典型材料等。

(五)其他具有史料价值的文件。

第四条机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需我局办理的文件材料，任免、奖惩非我局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

(二)我局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，我局负责人兼任外单位职务形成的与我局无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

第五条凡属我局归档范围的文件材料，必须按有关规定向我局负责档案工作的部门（办公室）移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一

般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：

(一)我局制定的法规政策性文件材料；

(二)我局召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)我局职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)我局关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)我局机构演变、人事任免等文件材料；

(六)我局重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于我局主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关关于重要业务问题的来函与本机关的复函等文件材料。

第八条定期保管的文书档案主要包括：

(一)我局职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(二)我局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

(三)我局人事管理工作形成的一般性文件材料；

(四)我局一般性事务管理文件材料；

(五)我局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

(六)上级机关制发的属于我局主管业务的一般性文件材料；

(七)上级机关和同级机关制发的非我局主管业务但要贯彻执行的文件材料；

(八)同级机关关于一般性业务问题的来函与本机关的复函

等文件材料；

(九) 各镇（街道）、开发区报送的有关的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条我局形成的人事、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条我局对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。

我局应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，协办机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条本规定经县档案局审查同意后执行。

附件：《文书档案保管期限表》